行政事业单位内部控制信息化建设探讨

周广典

摘要：行政事业单位要想赢得长远的发展，就要学会既抓住外部机遇又增强内部管理，双管齐下才能推动行政事业单位的可持续发展。而内部控制中会计管理是尤为重要的一部分，不断增强会计管理工作，加强会计信息化建设，对于降低企业经营成本，促进管理水平提高具有重要作用。本文主要对在会计信息化建设下的企业内部控制问题进行了分析，并提出了自己的看法和意见，以期能够给行政事业单位的管理者以参考。

关键词：行政事业单位；信息化建设；内部控制

当前我国的市场环境在不断变化，经济改革在不断深入，行政事业单位要在这种形势下赢得生存发展，就应该从内部控制制度入手，不断强化管理，才能适应当前市场经济发展的需求。作为企业管理中的重点，会计管理一直是企业管理者尤为重视的一部分，其在企业发展中的重要性已经被很多人所知晓，而随着会计信息化的不断推进，企业内部控制上如何采取措施進行强化管理，是管理者十分关心的问题。

一、行政事业单位内部信息化控制

与大多数企业不同，行政事业单位通常不设置内部控制专门部门，一般归口到财会部门负责。但事实上，内部控制信息化需要财会部门和信息部门共同组织和实施。因此，笔者建议，行政事业单位应组建一个由单位负责人牵头、财会部门和信息部门具体实施、各业务部门共同参与的专门组织，以确保内部控制信息化建设。

目前我国行政事业单位当中进行内部控制信息化发展，主要是要实现对内部控制环境的信息化管理，对发展运营风险评估的信息化管理，对日常经济业务活动的信息化管理，和对内部控制监督的信息化管理。单位当中的管理部门、财务部门和行政部门需要通力合作，通过信息化的桥梁结合起来，从而使行政事业单位本身的行政职能突显出来，向实现单位管理目标不断前进，也是目前所推崇的新型科学管理方式，在行政事业单位当中，推行内部控制的信息化建设是为了能够为单位自身的经营活动保驾护航，保证其合法性，进而为国有资产的安全性提供保障，提升行政事业单位在资金方面的使用效率，有效遏制贪污腐败的发生，以便能够更好地为社会主义建设服务，为人民群众服务。

二、信息化对行政事业单位内部控制所带来的影响

当前信息化建设的推行给行政事业单位的内部控制管理带来了较大的冲击，是对传统内部控制的挑战，也是革新行政事业单位管理手段的良好机遇。行政事业单位应该把握机遇，积极接纳和转变，从而推动行政事业单位的改革创新发展。具体来说，信息化建设所带来的变化体现在以下几个方面：

一是内部控制的重点发生了变化。随着我国信息技术的不断发展，计算机在信息和数据处理上有着明显优势，对于财务数据的处理效率是过去的几倍甚至是十几倍，这使得财务人员的工作效率大大提升，为内部控制工作的开展打下了良好的基础。在这样的环境下，行政事业单位当中的内部控制重点就从过去的人工统计数据，转变成了计算机系统统计，很多的文件资料可以直接利用信息系统进行传输和保存，有力地提升了内部控制的工作效率。

二是内部控制的环境发生了变化。信息化建设在行政事业单位当中的推行，使得内部控制环境发生了很大改变，在过去财会部门当中的工作人员只需要进行财务会计上的工作事务，而在信息化建设推行之后，这些工作人员的职责也发生了一定的变化，不仅需要其完成相应的财务核算工作，而且还要利用掌握的信息技术来对单位日常经营当中的各项紧急活动进行处理，利用信息技术来有效对单位内的各项经济活动进行管控，从而给行政事业单位内部控制提供更佳的环境，促进内部控制在行政事业单位当中发挥出更大的作用来。

三是内部控制的风险发生了变化。由于我国信息化建设进程不断加快，信息化管理在各行各业当中广泛推广起来，很多行政事业单位当中的内部控制开始使用信息技术，这的确使得单位内部控制的工作效率和工作方式发生了改变，但也应该看到，信息化建设也是存在一定的弊端的。例如，信息系统在进行传输或是共享资料过程中可能遭到黑客的攻击，导致信息资料发生泄漏或是被改动，这就给行政事业单位的经营带来了更大的风险。

三、行政事业单位内部控制信息系统构建

从当前的信息化趋势上可以看出，信息化使得内部控制的外延在不断扩大，使得其能够管理的内容包含了单位管理当中的方方面面，因而行政事业单位在发展内部控制信息化的时候，需要从整个单位管理控制角度出发，对全局进行控制，那么基于这种概念，行政事业单位进行信息化建设过程中可以建立起内部控制的信息系统，由信息系统来对整个行政事业单位当中的各种管理事项进行管理，从而有效提升信息化管理效率，推动行政事业单位的内部控制管理发展。

具体来说，在信息系统当中需要包括以下几个主要内容：一是控制对象。内部控制信息系统的控制对象应该是对行政事业单位当中所有发生的经济活动进行控制，同时还需要对这些活动的业务流程进行监控，以便保证行政事业单位的财务都在掌控之下。这就需要将行政事业单位当中日常管理所有活动，包括采购、经费报销、资产管理等内容都包含进来。在此基础上还需要对相应的预算、固定资产、国库支付等等都建立相应的管理系统，以便能够将这些业务都转换成相应的信息流进行信息化管理。二是采集系统。这一子系统是主要对控制对象所产生的结果信息进行收集，行政事业单位当中所产生的业务活动结果进行收集，然后按照事先规定好的处理规则对这些结果数据进行处理加工，将其保存在数据库中，这样就能够为另一个风险分析系统提供数据。而要实现这一点，需要采集系统全程实时对整个系统当中产生的结果数据进行收集，不然就会直接影响后期的管理。三是规则库系统。这一子系统当中包含着整个系统中所需要的内部控制标准、规范等等，按照结构来说内部控制规则可以分成结构化和非结构化，这两者在整个系统中都起着规定作用，但在实际的操作过程中，不同单位对于内部控制的规则和理解不同，所以需要有人为参与来进行评判。四是风险分析系统。这一子系统利用前面收集系统提供的数据来对实际经济活动和规则标准进行对比分析，判断这一经济活动是否存在较高风险，从而尽早对其进行处理，有效规避风险的产生。

四、信息化建设下加强行政事业单位内部控制的措施

（一）增强内部控制意识

在目前信息化建设推行的情况下，行政事业单位应该首先加强内部控制意识，尤其是增强管理人员和财会人员的内部控制意识。管理者应该充分认识到内部控制是行政事业单位管理中的关键，是保证行政事业单位正常运营的后盾，因而管理层应该通过教育、培训等方式来提升其内部控制意识，充分确立内部控制在行政事业单位经营管理当中的地位。

（二）完善内部会计制度

制度是保障内部控制顺利进行的关键，在行政事业单位当中，应该建立起完善的内部会计控制制度，这是当前行政事业单位在经营过程中的主要任务。由于我国信息化建设起步比较晚，很多行政事业单位在推进内部控制信息化建设过程中往往直接照搬国外的经验，这就使得信息化出现水土不服的情况，需要行政事业单位根据自身的实际情况来进行调整和完善，这样才能够建立起真正符合行政事业单位发展的内部会计控制制度来。再者，在利用信息化系统进行财务数据录入的时候，一定要保证数据本身的准确性，这样才能够保证内部控制切实起到效果，为行政事业单位发展保驾护航。

五、结语

会计管理工作在行政单位管理中有着显著作用，外部市场不论怎样变化，内部控制水平稳步上升对于行政事业单位发展来说都是不可或缺的。行政事业单位要顺应市场经济需求和变化来调整自己内部控制制度，在会计信息化建设的背景下不断强化内部控制，这样才能推动自身不断向前发展。针对目前行政事业单位内部控制工作中还存在的一些问题，管理层应该积极采取相应措施来改善，并通过建立高素质管理队伍来不断增强内部控制管理水平，实现行政事业单位的健康、持续发展。

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