基于本科审核评估的院(系) 教学档案管理体系的重构

吴世明， 向 禹

(1.中南大学 档案技术研究所，湖南 长沙 410083； 2.中南大学 湘雅口腔医院，湖南 长沙 410000)

教学实质是一个投入与产出的过程，审核评估就是通过“四个度”的考核来完成这“过程”的审核评价。“过程”审核评价是一个时段化的概念，重点是考察时段内的投入产出所有事件的原始记录，即教学档案。

教学档案是审核评估的基础和依据，确保教学档案的连续性、完整性、规范性成为教学管理的重要内容之一。然而，由于源头多样化，教学档案规范化管理却异常艰难。文章以审核评估要求为基础，重构教学档案管理体系，以期使教学档案管理走出源头多样性带来的困境。

1 教学档案源头多样性

“审核评估”是围绕高校本科教学工作所设计的审核内容，由6大审核项目、24个审核要素、64个审核要点组成。考察涵盖了教学的各个环节，每个环节由多个教学内容或项目所组成，教学内容和教学项目又由不同的个体或部门负责。可见，教学档案源头具有多样性(图1)。办学定位与目标考察包括学校发展规划、办学战略、学院发展规划、教学系培养计划等，涉及学校、学院、教学系三个基本源头的档案；师资队伍考察包括师资数量与结构、教师教育水平、教师投入、教师与发展方面，其源头包括学校人事处、学院行政办、学校教务处、学院教务科、教师个人等；教学资源考察包括教学经费、教学设施、专业设置与培养方案、课程资源、社会资源等方面，其源头主要有学校财务处、学校国资处、学校教务处、学院实验室、学院行政、学院教务科、学院各教学系等；培养过程考察包括教学改革、课堂教学、实践教学、第二课堂等方面，其源头主要有学校教务处、学院教务办、各教学系和学院学工办等；学生发展考察主要包括招生、学生指导与服务、学风与学习效果、就业与发展，其源头主要包括学校学工处、学校招生处、学院学工办、学院教务科、各教学系；质量保障考察包括教学质量保障体系、质量监控、质量信息及利用、质量改进等方面；其源头包括学校教务处、学院教务办、各教学系、教师个体。

图1 本科评估教学档案多源头体现

由于教学档案产生的多源头，极易导致提供的审核评估教学档案存在五个方面问题：(1)档案没有完全按整个培养过程进行逻辑分类，缺乏统一的标识；(2)各部门或个人在自己的职责范围内的活动，材料归档和收集具有相对的独立性，阻碍审核材料归档渠道的畅通，延误全局性档案收集的时机；(3)共同承担的教学职能产生的教学档案往往互相推诿，呈现较大责任的缺口，造成这类审核评估档案的缺失；(4)校、院、系、个体存在多个层级，层级越多，业务之间的衔接就越困难；(5)档案资源共享难以实施，即使建立好档案资源共享平台，由于部分部门或个体的不参与、或参与的间断，导致教学档案不完整、不连续，极易整体性“失真”。

2 审核评估为框架的教学档案管理体系

教学档案源头的多样性，影响着评估审核档案的时效性、完整性、连续性和规范性。源头多样性客观存在，科学合理的档案管理体系构建需要逾越源头多样化的影响。

2.1 学校层面：按评估框架建立教学档案管理规范

教学档案是一个复杂的整体，其内容、形式、性质、成分各不相同，各具特色。消除教学档案源头的多样化影响，客观上需要在全校范围内建立合理的分类体系和编码标准。科学的分类和统一的编码标准，保证了审核评估档案收集的便捷性和可识别性。

审核评估框架囊括了教学投入与产出的整个过程，其指标体系的清晰地阐明了学生培养的内在逻辑。因此，教学档案分类直接依据审核评估，建立如图2的6个一级类目、24个二级类目、64个三级类目的分类标准(限于篇幅，64个三级类目不在图中显示)。

图2 教学档案分类

分类是教学档案科学管理的基础，合理编码则是教学档案科学管理的反映。编码便于区分、查找和计算机检索。学校以教学档案分类为基础，制定统一的编码规则。编码的合理性，取决于查找、利用、处理的便利性。如何编码？笔者认为应该包括三方面基本内容：一是以教学内容为基础建立包括教档案类别、时间、来源、保管期限、保管地点组合单元；二是建立编码结构：全宗号-档案类别-件号-时间-来源-保管期限-保管地点；三是选择易于识别的、简单的字符进行标识。

2.2 学院层面：按评估框架建立健全管理机制

学校确定教学档案分类和编码规则后，其管理重心落在二级学院。管理的好坏直接关系到审核评估的结果。二级学院教学档案管理应从主体区分、档案文化构建、保障机制、共享平台搭建等方面入手，实现各部门档案业务的互动。

(1)确定教学档案管理主体。教学档案管理存在三种形态，即分散模式、中心模式、分散-中心模式。相较分散模式，中心模式和分散-中心模式档案的管理更具优越性。但受诸办学条件的制约和“自己的东西习惯自己管理”的惯例，分散管理依然是教学档案管理的主流形态。

采取分散管理模式，确定分散管理主体。学院教学工作是一个综合性工作，涉及院行政办、教务办、学工办、实验室和学科办。考虑到教务办、学工办和实验室直接参与本科教学，且内容较多，建立实验室、学工办、教务办为主体的教学档案管理单元，负责各自职责产生的教学记录归档，并实现与学校职能部门、学院各职能部门及个体档案业务的对接。

(2)培育档案管理文化。学院教学档案管理文化是学院教学档案管理所要遵循的价值观、文化性质和文化形态的总和。其重点是关注档案文化构成要素及其结构。档案文化要素包括了学院教学档案管理主体、档案产生主体、档案使用主体和档案成果。由于档案管理文化缺失，档案文化要素结构不是以应然结构浮现出来，而是以乱象显现出来。从目前来看，其乱象体现三个方面：一是将教学活动发生的一切记录视为档案，导致档案中出现诸多没有多大保存价值的教学记录；二是没有教学档案保管期限区分意识，胡乱管理；三是缺乏辩证观和发展观，对已失去保存价值的教学记录舍不得销毁，如学生优秀作业保存30年滑稽行为。

重视档案管理仅仅只是一种意识形态，培育档案管理文化，需要拨乱返正，拨乱返正其根本就是植入档案学知识，对档案管理者进行档案文化培育。因此，学院一方面选人外出学习培训；二方面请档案学专家来学院讲座。

(3)建立档案工作领导小组。学院教学管理存在多个主体单元，且主体单元存独立性和平行性。消除多个主体单元的负面影响，需要建立一个统一的领导管理机构，即院教学档案管理工作小组，全面负责学院教学档案主体单元的档案业务检查和监管。

成立院教学档案管理工作小组，注意做好二个方面的工作：一是由通晓档案学知识或从事多年档案管理工作的员工担任组长，赋予组长档案管理的决策权和处决权；二是给予一定专项费用支持，保证小组定期开展教学档案归档工作的指导和检查。

(4)搭建教学档案共享平台。共享保证教学档案资源在各部门间的链接、互通的基础，也是充分发挥档案价值的前提。实现教学档案共享，首先，学院建立一个统一的共享平台，设立多功能的检索窗口；其二，档案管理主体定期将编码的教学档案在平台中发布；其三，以评估周期为基准，确定教学档案共享周期；其四，建立约束机制，减少档案管理主体的“偷懒”行为，尽力保证教学档案共享。

2.3 系部层面：按评估框架建立源档案规范

系部是以教学行为为纽带的教师和学生集合体，学生和教师是源档案的制造者。系部教学档案交教务办管理，但保证源档案规范是系部义不容辞的责任。源档案规范包括两个方面的内容：(1)源档案内容符合学院和学校文件要求，内容完整，要素齐全；(2)同一类型源档案载体形态应统一，装订整齐有序。

3 结语

本科审核评估是考察学生的培养过程，注重考核教学过程的管理和教学质量的保障，每一个考核内容都需要相关的基础性教学档案支撑。然而，由于教学档案产生源头的多样化，冲击教学档案的规范，并影响其收集、归档和利用。如何减少教学档案产生源头多样化的影响：一是学校从宏观层面以评估框架为标准，科学分类并规范编码，实现大局性的统一；二是学院从中观层面建立包括教学档案管理主体确定、档案文化构建、领导机制、共享平台搭建等管理机制；三是从微观层面，系部保证源档案的规范。

教学档案管理是一个长期且系统的工程，学院教学档案管理未来倾向两个方面：一是实现共享中主动推送服务；二是着力于教学档案的编研工作，从已有档案开发出新的教学资源。