企业物资采购风险与控制

刘保龙

摘要：企业物资采购与企业的资金流动息息相关，且在企业实物流中占据重要地位。物资采购是企业根据日常生产需要购买生产材料、工器具及设备等物品的活动。受到各种条件的制约，采购过程的各个环节都可能存在一定的风险，如制定采购计划不合理会影响生产的开展、采购成本超出預算资金范围或者出现呆滞物料的增多，供应商的产能不足会导致无法及时供货，采购员采购失误会给企业带来经济损失等。如果企业不能准确认识这些风险并进行有效防控就会给企业带来巨大的损失。因此，企业需要充分了解企业运营过程中遇到的各种采购风险，并采取有效措施加以防范，从而减少损失，促进企业的健康发展。

关键词：物资采购；采购风险；控制措施

物资采购是企业开展生产经营的前提条件，也是其他各项业务的必要基础，一个企业的采购质量如何将对企业的发展和经济效益起着重要的制约作用。然而随着经济水平的不断提升，企业物资采购管理过程中面临的各项风险也越来越突出，企业只有认清各种风险并加以准确分析，采取有效措施进行防范，才能有效提升企业的经济效益，促进企业的健康发展。

一、企业物资采购风险分析

物资采购是企业生产经营过程中一个必不可少的环节，通过物资采购，企业获得生产经营过程中所必需的原料、设备等。合理的物资采购，可以大大降低企业的成本，提高企业的生产经营效率，是企业提高经营利润的重要组成部分。然而物资采购，往往是企业生产经营中较为薄弱的环节，因为企业物资采购过程中往往存在一些人为、经济、自然等方面的风险，具体表现为物资采购过程中以次充好、弄虚作假、以权谋私等暗箱操作行为。企业物资采购中存在的风险按其特性可以分为以下几类：

（一）计划风险

因计划制定不合理所发生的较大程度偏离目标，或因市场供需变化对采购计划的实施造成较大影响，统一认为是计划风险。

（二）合同风险

因合同问题所产生的风险，统一认为是合同风险。例如，合同条款描述不清，对责任划分不够具体，导致合同约束力无法支持采购行为。或者合同行为不正当，卖方为达成销售目的往往容易使用一系列不正当手段，如行贿、利诱等所达成的侵害企业利益的合同。除此以外，合同风险还包括合同欺诈、合同管理混乱等各种因合同所产生的风险。

（三）价格风险

由于价格原因所形成风险，统一称为价格风险。例如供应商故意操作市场，抬高采购价格，以及投标过程中供应商与业务人员串通透露标底等影响价格的风险。

（四）质量风险

因质量问题所产生的风险，统一称为质量风险。例如，采购的物资质量不能达到企业生产的要求，造成采购行为的浪费。以及在供应过程中，出现供应的物资以次充好等因质量问题影响企业生产、经营的风险。

（五）供应商延迟交货的风险

由于供应商在提供采购物品的时候出现管理、组织失误，延迟交货日期，企业不能及时得到采购货物时所出现的延期风险。

（六）意外风险

物资采购过程中，由于自然、经济、人为等意外所造成的风险，可以统称为意外风险。例如交通意外事故造成的不能及时供货，或者采购物资受到损失的风险。

（七）验收风险

验收过程中所出现的数量上与质量上的风险统称为验收风险。如数量上的缺少，质量上的以次充好，或者数量、质量完全不符的风险。

（八）存储风险

物资采购量不能满足企业生产经营所需时，会造成生产经营的中断。但是如果盲目进货，造成采购物资积压，就会使得大量资金沉淀于库存当中，使得资金的周转率降低，从而形成储存风险。

二、企业物资采购风险防范

物资采购风险贯穿于采购的各个环节当中，从制定采购计划到材料验收入库乃至材料出库使用的整个过程。企业只有正确认识物资采购中的各项风险，并采取各种有效措施加以管控，才能促进企业生产经营活动的有效运行，从而促进企业经济效益的提升。然而，目前很多企业的采购监管都十分薄弱，采购成本高、质量得不到有效控制、占用资金额度巨大等问题十分明显，企业必须加强对物资采购的管理，防范风险的发生。

（一）建立科学的采购组织管理机构

企业只有建立科学的采购组织管理机构，才能确保物资采购活动的高效进行。一方面，企业的经营者或者被授权高层管理人员应对采购活动负直接责任。另一方面，企业内部的采购部门、生产部门、技术部门、质检部门及财务部门应联合成立采购监管小组，相互监督共同进行对企业日常物资采购活动的监管。此外，企业内部的各个部门有权对采购部门的采购计划、物资质量、物价等进行监督，采购部应当定期公布采购各项数据并自觉接受监督。

（二）加强对采购人员的培训和教育

采购人员的道德水平及专业技能对企业的采购活动有着十分重要的影响，因此企业要加强对采购人员的培训和教育，一方面提升采购人员的职业道德水准，增强其法律观念，保证采购员工能够依法进行采购，维护企业的经济利益，另一方面要不断提高员工的业务操作技能，培养员工的团队合作精神，避免因操作失误而给企业的经营带来损失。

（三）建立并完善基础信息平台

企业要不断拓宽自身获取信息的渠道，能够及时、有效获取物资采购的各项风险信息，比如国家或地方政府颁布的各项经济政策、市场的物价变动情况、物资的市场供需状况、技术发展水平、物资的供货渠道变化情况、物资的成本等。企业要不断完善基础信息数据库，提升企业对物资的管理水平和对各项信息的处理水平，确保各项信息能够在企业内部有效传递，从而保证企业制定出准确、合理的采购策略。

（四）实施企业物资采购内控制度

企业实施企业物资采购的内控制度，一方面可以有效控制物资的采购成本，确保采购物资的质量，另一方面还能够对企业内部的采购人员起到一定的保护作用。企业主要应从以下几方面着手：

第一，明确职责做好分工并强化授权批准控制。企业必须明确采购人员的岗位职责和权限并定期对采购的业务人员实行轮岗制度，同时还要完善采购业务授权及审核批准制度，严格按照制度开展各项业务。第二，加强请购和审批控制。企业应当严格执行采购申请及审批制度，根据采购物品或服务的类型将采购任务归口于相应的管理部门，严格按流程进行审批，严格控制采购预算。第三，完善管理制度，严格控制采购过程。企业应当建立完善的采购控制制度，从选择供应商、采购方式、物价、产品质量、采购合同等方面加强管控，实现企业内部物资采购流程的透明化管理，只有这样才能降低采购价格并提升产品质量，使所购物资达到企业经营所需的要求。第四，强化验收控制。企业应当设置验收部门或者专业人员与采购部门、请购人员和供应商共同对采购的物资进行验收，严格检查物资质量、数量并形成验收报告。如果在验收中出现异常情况，验收人员必须及时反馈给相关部门并进行处理。第五，对付款环节进行控制。采购人员在申请付款结算之前，必须审核合同约定的付款条件，并检查采购业务各种数据凭证的合法性、真实性及完整性，之后才能按流程提交付款申请，并由财务部门进行复审，最后交由相关管理人员进行审批，最后办理结算。

三、总结

当前经济环境复杂多变且市场竞争异常激烈，想要在此种环境下长远发展下去，企业就必须要提高自身的风险防范意识，认真甄别企业物资采购过程中的各项风险，并采取各项措施进行全面有效的控制，只有这样才能降低企业的采购成本，提升采购物资的质量水平，确保企业的经营活动能够有效开展，不断提升企业的市场竞争力，促进企业的健康可持续发展。

参考文献：

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[2]王学平.企业物资采购风险管理与控制探究[J].商场现代化，2015（2）：103-103.

[3]王严强.浅谈企业物资采购风险分析及防范措施分析[J].城市建设理论研究（电子版），2016（11）：2635-2635.

（作者单位：山西煤炭进出口集团煤业管理公司）