大数据时代电子档案管理现状与发展分析

徐黔霞

摘要：随着我国电子信息技术的飞速发展，大数据已经被应用在了各个行业当中，不仅使人们的生活习惯得到了改变，同时也改变了人们的生活方式。为了有效地提高电子档案管理的效率，就必须要使电子档案的管理技术进行与时俱进同时进行改革创新的发展，才可以使电子档案数据管理迈入一个新的篇章，开启以大数据为核心的智慧档案时代。这就要求相关的人员必须要在综合当下的电子管理的法律、标准以及人才等方面的基础上提出新形势的电子档案管理的发展对策。

关键词：大数据;电子档案;科学管理

随着时代的进步与发展，科学技术的不断进步，大数据时代已经来临。因此为了满足当下的时代要求，电子档案管理也要有新的形式与方法，从而使当下的电子档案管理满足时代的要求，不被时代所抛弃。笔者通过对大数据时代电子档案管理现状与发展进行了分析，提出了以下观点仅供参考。

一、大数据时代电子档案管理现状

（一）缺少相关法律

目前我国的电子档案的立法并不能与当下的电子档案的发展相符。目前的《档案法》只能满足传统的档案，但是对于电子档案并不能进行全面的法律法规方面的规定。随着社会的发展与进步，人们对于电子档案的要求也越来越高，但是随着信息的开放性提高的同时也意味着潜在的风险以及责任的增加，尤其是电子档案方面的安全问题更加明显。目前部分工作人员对于电子档案仍然存在着“利用危险，保密保险”的思想，这也导致了目前电子档案开放程度较低的问题出现，在社会的利用与需求之间存在着较大的差距。因此，为了促进电子档案的进一步发展，就必须要进行相关法律法规的完善工作，在法律层面为电子档案提供保护。虽然必须要重视目前的电子档案等方面的安全问题，但是这也不是限制电子档案开放程度的理由，应该重视对于风险的防范与化解，建立健全相关的法律法规，才可以使电子方案管理科学合理的发展。

（二）电子档案标准规范滞后

在大数据时代，数据具有复杂性，因此为了资源得到有效的共享利用，就必须要制定统一的标准规范。我国早在2014年就已经发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对于电子档案的信息管理工作提出了新的意识。但是目前对于电子档案资源整合等方面的制度都没有得到明确的规定，这就使电子档案管理发生了阻碍。随着电子档案行业的发展，在2016年国家颁布了相关的管理规范《电子文件归档与电子档案管理规范》，针对电子档案的各个环节进行了全面的规范维护。然而，虽然发布了《规范》，但是由于并没有对电子档案进行定期的审查，这就导致电子档案的协同标准出现滞后、空缺等方面的执行问题。这就使电子档案的资源流动受阻，在进行跨界融合以及智能对接等方面的行动时，无法顺利地进行。这种滞后的标准同时也影响了电子档案在大数据时代的融合。

（三）档案人员信息素养较弱

在大数据时代，人们更注重的是怎样从海量的数据中心便捷快速地进行有价值的信息获取，我国的档案从业人员数量较多，但是目前大都缺乏对电子档案服务专用的主动性以及前瞻性，没有办法敏锐地进行电子信息的捕捉，这就导致电子档案无法顺利地与现实问题相融合。目前的档案管理人员的信息素养大都较弱，没有良好的信息技术水平，这就导致电子档案的创新工作受到阻碍。因此，必须要重视对档案管理人员的信息素养以及信息技术的培养，促进电子档案与现实问题的顺利融合。

二、大数据时代电子档案管理的发展对策分析

（一）建立健全电子档案法规

为了促进电子档案的发展，我国应该尽快地以法律形式赋予电子档案法律效力，使电子档案的职责得到进一步的明确，同时对档案馆的免责条款以及种种责任等方面内容进行详细的制定。目前国家已經制订了《政府信息公开条例》，因此，我们可以选择在这一条例的基础上发挥国家开放档案大数据平台的作用，接受社会中对于开放性数据的申请，同时确定数据的开放内容以及开放时间。第二，相关的法律必须要明确电子档案开放主体，保证电子档案在开放利用中的信息安全问题。最后，法律要进行相关奖惩追责机制的制定，不仅要对有突出贡献的人才或部门进行实质性的奖励，还要对不遵守规则以及不履行职责的人员或部门进行相应的责任处罚。只有通过建立健全的电子档案法规，才可以使电子档案的开放使用得到进一步的发展，从而发挥出电子档案的价值。

（二）电子档案标准规范要与时俱进

为了在大数据时代提高电子档案的数据质量，就必须要使电子档案的标准规范与时俱进。对于各个行业的电子元件要建立统一的生产规范，同时还要明确数据、用途以及文件格式等方面的内容，使电子档案大数据平台的构建更加合理有效。

例如在2018年，澳大利亚就已经颁布了电子档案的新标准，通过这一标准使该国通过实践规定了电子档案的技术要求。同时这项规定也为电子档案的发展提供了保障，使其国的电子档案得到顺利地发展，成为了一个有效的信息存储工具。

（三）提高电子档案管理人员信息素养

在当下高速发展的信息时代，电子档案管理对相关的工作人员也提出了更高的要求。不仅要求相关的工作人员要提高自身的信息素养，还要有敏锐的信息意识以及较高水平的现代电子信息的管理能力。第一，必须要改革创新当下的电子档案管理课程，通过对信息预测等方面内容的增加，使相关人员的信息敏锐度得到提升;第二，只有加快新型的电子档案职业学习平台，才可以使大量的从业人员可以随时随地的进行当下的电子档案管理内容的学习，以便自身的电子档案管理能力得到提高。

综上所述，通过大数据时代电子档案管理现状与发展分析可知，我国的电子档案管理还有着很多方面的不足，因此为了促进电子档案的快速发展，使其跨界融合得到顺利地推进，就必须要进行全面的改革创新，才可以使我国的电子档案管理发展赶超外国，才可以使我国的电子档案发展符合当下的时代需求。

参考文献：

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湖南省益阳市城建档案馆 413000