信息化时代下档案管理工作如何与时俱进

吉祥洁

随着21世纪之后信息化时代的高速发展，我们很多管理行为都开始从线下转向线上，无纸化办公的出现以及档案信息化的管理模式正是代表了这一趋势。处于如此的背景下，很多事业单位的档案管理工作发生了翻天覆地的变化与转型，过去的人力管理纸质档案资料的形式已经慢慢被大数据控制数字化电子档案所取代。

不过，这样的转变既有利也有弊，目前主要出现的弊端有以下几个方面：一是外包监管严重缺位。很多档案部门直接将档案信息的数字化工作外包给专业机构，但是没有去认真核验外包机构的资质和人员信息，直接当起了甩手掌柜，对于档案数字化的过程缺乏监管，容易发生泄密的风险。二是工作人员缺乏"两识"。档案资料实现数字化存储之后，档案资料的传递变得简单且轻易，且不容易被察觉到被复制窃取的痕迹。所以很多档案部门工作人员便抓住这一弱点，监守自盗。三是成果流转"予取予求"。管理部门在监管档案资料时没有做好资料的流转和登记，在资料出入库和拆封的过程中缺乏交接，导致给"有心之人"提供了可乘之机。

那么，基于当前的问题，信息化时代，档案管理工作如何与时俱进呢？

一、從档案管理变成档案服务

目前很多单位的档案信息仅仅还是停留在管理的阶段，没有发挥出档案资料的价值。其实很多档案资料都是单位开展各类工作的经验总结和沉淀，对于指导和修正当下的工作有很大的作用。为了发挥档案的可利用性，档案管理部门应该多以开放的心态去为查询者服务，平时细心地给每一份档案编好号，方便实时查询。

二、从被动管理变成主动管理

档案的信息化管理相比于传统的纸质资料管理更加高效和高质量，所以说在追求效率的当下，档案信息化管理的实施是时代发展的必然趋势，在无纸化办公的大环境下，资料的存储与传递也会更多地在线上进行。因此，人们对资料的管理应该从被动管理向主动管理转变。在管理档案的过程中，档案资料更新以后，就要主动在系统中进行展示，这样就可以给查阅者带来方便。同时还要注意延伸服务，让人们在任何时候都可以进行档案资料查询和使用，提升资料管理的快捷性。

三、完善管理体制，实现信息化应用

由于我国的档案信息化工作仍处于起步阶段，我国目前的档案管理制度在很多方面还较为薄弱，单位的重视程度也不尽人意。为了解决这些问题，应该着手于档案管理制度的建立，明确每一个部门和岗位的职责，明确向上级表现出档案资料的重要性，以获取更多的资源与支持。档案信息化的规则也应该提前让整个单位的人员知晓，以免造成不必要的麻烦。