档案信息化中面临的问题及规范方式

任红利 胡彩红

在这个物欲横流的信息化时代，一切都在悄然发生着变化。大数据，大流量给各行各业带来了很大的便利，这对档案管理具有十分重大的意义。新的思路、新的传播方式都可以从这里找到。但是，凡事有利就有弊，互联网时代，虽然新的方式为人们提供了很大的便利，也带来了很多安全问题。这就需要强大的安全机制来保障档案信息的隐私以及相关内容。

档案管理也是各机构一项非常重要的工作，管理好档案对于整个工作查询，资料收集整理都有关键的作用。从事这项工作的人必须具有良好的职业素养，管理档案的环境，设备也需要有一定的要求，因為档案管理的质量和水平会直接影响单位的对外对内服务能力和水平。目前，各行各业的档案管理都存在一系列问题，病毒入侵，网络卡顿，查阅不便，保密工作没做好等等。

首先，电子化运作是档案管理的常态，基本都实现了档案信息化。事实上，很多人认为多装几个系统，利用文件密钥传输就可以保证其安全性，但是也限制了档案信息的获取，使得很多档案信息被固化在硬盘以及系统里。第二，由于缺乏一定的体制机制，档案管理工作一般做的比较粗糙，缺乏合理的安排，在管理上，没有明确的管理流程和标准。长此以往，工作人员的积极性都被磨灭了，效率低下。第三，在保管档案时，一般都会设立专门的场所，但是场所和管理设备的标准不尽相同。有的地方缺少设施设备，有的地方场所功能混乱，这样的情况不仅限制档案管理工作的效率，更有很大的安全隐患！最后是工作人员的素养，特别是对涉密档案的管理，保存至少需要两人或两人以上，人员不仅要专业，更要有严格的管理流程以及管理制度。

针对以上问题，就需要有一定的解决方案，不仅要从制度入手，还要严把制度关卡。更要严格分工，细化员工职责，加强人员筛查工作，保证人员的专业性和安全性。在档案管理场所的设置上，严格把关，一定要禁止胡乱堆放档案，混用管理场所等问题。还有比较重要的一个点，对内对外的档案一定要严格区分，做好保密工作，确保档案分类工作的完成！同时要建立健全档案监督机制，重点管控涉密档案，对于一般保密程度的档案也要进行严格分工，专人管理。

在这个信息化的时代，不管是人员还是设备或是制度管理都需要跟着时代进行变革和调整，适应时代的才是最好的，但是要找到问题并且不断完善，在利用现代技术的同时，将档案管理工作做得更好更优质！