高职院校人事档案规范化管理模式探讨

田慧

摘要：在我国教育改革深化的背景下，高职院校的规范化管理工作受到重视，教职工人事档案也是如此。本文将重点探讨高职院校人事档案管理，从规范化管理角度入手，分析高职院校人事档案规范化管理的重要意义，探讨高职院校人事档案规范化管理模式，为人事档案管理工作提出发展思路。

关键词：高职院校;人事档案;规范化;管理模式

当前，在我国教育改革不断深化的背景下，高职院校为代表的高等教育规范化管理工作受到各部门的重视，同时，高职院校作为培养我国专业型人才的重要机构，承担着培养各项专门应用型技能人才、为我国大基建多媒体等新兴行业输送人才的重要任务[1]。在高职院校日常管理工作中，人事管理是至关重要的一环，人事档案的规范化管理才能够保障整个高职院校管理系统化，进而实现高职院校的有序运转。当前，受到制度因素、历史档案管理等多重客观因素的影响，各高职院校人事档案管理工作质量参差不齐，部分院校人事档案管理存在不规范的问题，而人事档案的规范化管理是高职院校规范管理、改革发展的基础[2]，因此应当从规范化管理的角度入手，深入探讨高职院校人事档案规范化管理模式，为人事档案管理工作提出发展思路。

1.高职院校人事档案规范化管理的意义

当前，高职院校人事档案管理工作是其行政管理的重要基础，因此高职院校人事档案规范化管理的意义首先体现在提升内部管理质量上，有助于梳理高职院校组织结构、人事关系，并且进一步明确各职能部门的权力与责任，防止出现问题找不到责任人、问题处理流程时间过长等问题，提升内部管理质量[3];其次，高职院校人事档案规范化管理的意义体现在提升高职院校的管理效率上，人事档案的规范化管理离不开信息技术的支持，而電子化的人事档案管理能够切实提升人事档案输入、调取、变动等具体人事管理工作的效率，使高职院校人事管理日趋高效化;最后，高职院校人事档案规范化管理对于档案安全性也是很好的保障，人事档案管理工作的核心之一就是保障人事档案的安全性，而规范化的人事档案管理工作能够重新梳理立卷、归档、各项检索等各项环节，利用信息加密技术等保障人事档案的规范性。

2.高职院校人事档案规范化管理模式

2.1分类管理模式

在人事档案管理工作中，档案的立卷和归档工作是规范化管理的基础，只有建立科学分类管理模式，才能够有效保护人事档案卷宗的完整性。在信息技术时代，电子信息技术是科学分类管理模式的重要技术保障，高职院校通过建立电子人事档案数据库的方式实现人事信息存储，同时建立相应的电子化管理模式将人事档案按照不同角度分类，利用标签化原则将人事档案设置上不同类型的电子标签，便于日后对人事档案的检索与提取。与此同时，制定相应的电子化人事档案收集、整合、归档和借阅制度，实现新的人事档案电子化上传、已有的人事档案电子化整合、所有人事档案以院系等方式分类，不仅如此还应当在人事档案中加入更多与时俱进的项目，例如在人事档案中纳入教职员工参与创新性科研工作情况、参与党团建设社会公益服务等活动情况等等，使人事档案能够全方位地体现出一名教职员工在高职院校中的价值。

2.2安全管理模式

人事档案管理的另一核心要求就是安全性，人事档案涉及到教职员工个人隐私、高职院校涉密项目等一系列不同保密级别的信息，因此想要对高职院校人事档案开展规范化管理，就要遵循设计安全管理模式。一方面，在技术层面，信息技术对于人事档案安全管理而言是一把双刃剑，在能够保障信息安全的同时也存在着一旦系统出现漏洞会泄密资料的风险，因此，应当聘请专家设计完整严密的技术系统保障人事档案安全，严防人事档案相关信息泄露，建议遵循仿真安全的技术路线，在电子人事档案库建设过程中对于不同类型档案配备不同级别的软件维护属性，保障基础人事档案资料难以拷贝，同时加强技术维护工作，定期开展人事档案电子信息系统升级维护工作，并创新性地将云存储服务、5G网路、人工智能等高精尖技术运用到高职院校人事档案规范化管理工作当中;另一方面，在管理层面，应当加强人事档案管理相关的制度建设，通过教职员工工号登录、权限设定等方式保障人事档案信息安全性，在保障教职员工个人能够利用校园教职员工信息管理平台查询到自己个人档案信息的基础上，对于人事部门管理人员、院系人事管理领导干部等开放个人名下的部分权限，对于档案上传、更新、查阅、调取等操作行为进行系统记录，记录操作人、审批人、操作目的、操作时间以及操作IP地址等等，保障日后人事档案管理工作有据可查、有据可依。

2.3专业管理模式

在高职院校人事档案管理中，受到高职院校政策、历史交接过程复杂等因素的影响，人事档案管理不够专业的问题并不罕见，部分高职院校甚至认为人事档案管理是不需要专业知识与专业人才的工作，为了规范管理、扭转高职院校对于人事档案管理的刻板认识，笔者提出专业管理模式的概念。要落实专业管理模式，一是要在高职院校内部明确人事档案管理工作重要性，自上而下地重视人事档案信息，配备并培养专业的人事管理专家，这样才能够保障人事档案管理工作顺畅开展;二是认识到人事档案管理工作的动态性，设置独立人事档案负责人部门或负责人，及时准确地传输人事档案最新信息，让档案内容和档案信息符合新时代高职院校改革发展的切实需求;三是加强人事档案工作相关的培训，不仅培训人事档案的管理人员，而且培训所有拥有人事档案的教职员工，让高职院校教职员工认识到人事档案对于个人发展、学校发展、社会发展的重要意义，同时也让高职院校教职员工遵循专业的人事档案工作流程;四是不断与时俱进，通过积极引进专业化人力资源管理人才、先进的信息存储分析技术、申请人事档案升级管理必须的硬件设备等等方式，建立高职院校的专业化人事档案管理模式，使其更好地为高职院校人事档案规范化管理服务。高职院校应当通过以上四位一体的管理策略，在专业技术的支持下、在专业人才的指导下，进一步规范人事档案管理工作。

3.结束语

总而言之，高职院校的人事管理工作是开展各项工作的基础，也是高职院校改革发展的重要环节，应当从思想上重视人事档案管理工作，在实践中不断探索高职院校人事档案规范化管理模式。本文结合笔者的工作实践及理论研究，从高职院校人事档案规范化管理的意义入手，探讨高职院校人事档案规范化管理的具体模式，提出科学分类管理、安全管理、专业管理等具体的规范化管理模式，为高职院校人事档案规范化管理工作提供参考。

参考文献

[1]杨彩英，于美慧.浅议人事档案信息化在高职院校干部管理与监督中的作用[J].现代职业教育，2020（39）：6-7.

[2]何宗哲，黄晓云，赵群，黄春蓓.基于全面风险管理理论的高职院校人事档案管理研究[J].兰台内外，2020（23）：13-15.

[3]张艳梅.高职院校人事档案管理的创新思考研究[J].国际公关，2020（04）：133-134.