档案一体化管理存在的问题

刘孟江

摘要：档案一体化管理基于档案的总体情况，总体规划，科学管理，实现档案管理部门的所有过程控制，并实现档案管理部门的所有过程控制。档案管理部门从档案的形成，接收和传输。部门对档案的收集，分类，标识，描述，存储，统计和使用进行登记，编号，存储，检索和使用。这种工作方式有利于提高和保证档案质量，有利于提高档案和档案管理的标准化，实现档案和档案管理的现代化。

关键词：档案一体化管理;管理系统;评估机制

1.档案一体化管理的理论基础

文学整合理论的形成经历了漫长的发展过程。在这一过程中，一些古典理论对其发展产生了重要影响，并成为其中的第一篇文献，其中文学生命周期理论是最具代表性的。档案的形成，使用，破坏或永久保存被认为是一个完整的生命过程，并遵循许多规则。由于管理制度的不同，不同国家的档案移动阶段也不同，主要包括：（当前阶段，时间阶段）和（形成阶段，使用和维护阶段）。各章，识别和选择阶段，档案管理阶段的档案一致性：直至销毁或“永恒”的档案形成是完整的生命运动过程，具有完整性和连续性;存储位置和管理模式之间存在内部对应关系。这是档案生命周历史形式的周期理论。

2.档案一体化管理中问题

2.1管理系统的约束

我当前的档案管理系统是按块进行管理，存档档案是存档作业和存档作业之间的边界。尽管该国制定了一些法律和法规，但在实际工作中不可避免地会怀疑越权行为。这使得无法在文书工作的全面处理中履行“入职指导”的职责，并使得难以为纪录片和档案工作维持统一的系统，方法和标准。口径的协调导致档案质量和信息元素外观的恶化，还存在镜头不完整等问题。管理链接的划分在某种程度上破坏了档案移动的联系和连续性，并限制了档案集成的实现。

2.2档案管理标准化建设滞后

无论是从传统的纸质档案管理还是从代理档案管理来看，都有不同级别的标准完善，不规范和不一致。首先，标准和规范的制定不同步，档案管理的工作标准落后于国家和行业的档案管理标准，与工作脱节。第二是标准不具有普遍性和统一性。例如，国务院办公厅和国务院档案局分别制定的《主题标引规则》和《主题词》在档案和档案工作上是没有联系和统一的。如果档案和档案不能互相使用，则会使它们重复工作。造成巨大的人力资源浪费。

2.3档案管理软件开发的延迟

中文接受的传统的独立档案和档案管理方式影响着软件分工的发展。它是指导思想，强调档案移动阶段，而忽略了档案传输到档案完整性的问题。许多档案管理系统仅将办公室自动化系统生成的数据导入档案管理系统，并且仍处于“模拟”手动工作档案管理的级别。一些部门根据其部门的工作需求开发了一套集成的档案管理系统。但是，由于缺乏统一的计划和指导，系统功能类似于低级的可重复性和不兼容性，极大地限制了我国的档案集成过程。

3.档案一体化管理的实现

3.1从分散的档案管理转变为统一和协调的档案管理

我国目前的“档案管理”是由于我国一直实行单独的档案和档案管理制度。文书工作属于办公室管理，档案工作属于档案管理，并且没有统一的管理组织。为了改变档案和档案工作中“相互影响”的现状，必须实行统一的组织和领导。国家有必要建立一个行政机构，在全国范围内统一领导档案工作，并制定档案工作的指导方针，政策和法规。长期以来，一些有识之士提出将国家档案局改名为国家档案局，以协调记录和档案管理。同时，要实现现代化、科学化和合法化，各部门必须全面开发信息资源，建立快速，灵活，高效的信息系统。该系统涵盖了收集，档案，档案，日常收集，分类，档案，用户权限管理，档案管理，档案保存，存档，管理，管理等，档案描述输入定义，定义打印格式等从发送和接收日常档案开始，我们可以一次输入每个档案的负责人，职务，主题词，分类编号和其他相关信息，并根据需要选择功能模块，计算机可以自动注册档案的发送和接收以及處理打印档案。然后通过确认相关信息，例如档案年份，卷号，存储期限等。预先，对数据库建立索引之后，对索引进行索引，并且每年由计算机对档案进行分类，检查，分类和分类，并打印已存档档案列表，已破坏档案列表，内容等。档案内容，档案封面和档案中的考试准备表格。集成的档案管理可以大大提高档案信息和档案管理的效率。

3.2建立档案管理软件评估机制

当前，在档案集成环境中，迫切需要建立用于档案管理软件的评估机制。 “机制胜于技术”，其力量无法完全被技术取代。评价机制在许多方面不可避免地对国家档案管理软件市场的标准化产生影响。“目前，全球并购和IBM管理的兴起主要是由于简化了全球并购和管理，并参与了电子档案管理软件的开发和推广。因此，需要进一步完善国家档案管理软件，商品化程度要提高国家档案管理软件的商品化程度，仅仅依靠行政干预和科研推广是不够的。基本措施是建立档案管理软件的评估机制，在档案集成的背景下要注意建立档案管理软件的评估机制，不仅会导致推广。档案标准化的应用，也使软件市场有序发展国家档案局。只有这样，档案管理软件市场的发展才能真正成熟。

3.3建立知识结构保证体系

档案一体化管理模型的发展趋势是将信息处理，业务流程和知识管理结合在一起的知识管理模型。要建立一个适合档案集成开发的档案人才团队，首先，档案管理人员应该是熟悉档案业务，了解档案处理基础和综合知识的复合型人才。掌握计算机技术。培养高素质的文献管理人员是当务之急。我们可以从以下几个方面入手：第一，每年招收几名大专院校毕业生或引进高素质的档案管理人才，以丰富单位的档案管理队伍。在本地对现有业务人员进行培训和再教育，更新或扩展他们的专业知识，以跟上高科技的发展，并适应档案管理的现代化和计算机化的需求。档案部门应逐步跟踪单位的实际情况。在档案事业中探索合理的专业结构和多样化的人员比例，以实现人才的合理利用;第二，将技术职称的提升与干部的晋升与任用相结合，要建立积极进取的人才激励机制，创造公平合理的竞争环境。只有重视档案人才的培养，才能无缝促进官方档案的综合管理。

4.结束语

促进集成的档案和档案管理以及维护档案完整性是改善档案管理的重要步骤。在培训过程中，应对工作中形成的所有类型和支持档案以及相关材料进行统一和标准化。档案管理集成不仅是一种趋势，而且是一种先进的管理方法。只要我们不懈地将理论与实践结合起来，我们就能找到适合我国国情的模型。

参考文献

[1]祭鸿雁.档案一体化管理软件的现状分析及设计要求.档案管理，2017（3）.

[2]张武军.电子档案档案一体化管理中的问题.我国档案，2017（8）.