高校基建档案管理中的问题与对策

鞠艳丽

摘要：文章从高校基建档案的内容、作用两方面论述了基建档案对高校可持续发展的重要性，根据基建档案的特点与实际工作经验总结了高校基建档案工作中存在的问题，并提出了解决问题的对策。

关键词：高校基建档案工作;规范化;数字化

近年来，随着我国教育事业的快速发展，中国的高等教育已经从精英化步入了大众化阶段。2017年我国各类高等教育毛入学率是45.7%，2018年毛入学率已达到48.1%。在今年两会上，政府工作报告更是提出了高职要进行“百万扩招”的计划。高职教育扩招100万，成为高等教育普及化的“临门一脚”，将推动我国高等教育从大众化迈向普及化。高等教育的大众化与普及化对各高校基础设施的建设提出了新要求。许多学校原有的教学楼、学生公寓等都面临着改建、扩建的现实。高校基建档案自然就成了改建、扩建工程的参考依据。

一、高校基建管理档案的现状

（一）重视程度不高

高校基建管理存在着“重建设，轻档案”的弊病，即只重视项目主体的建设，确忽略了项目施工前、建设过程中以及竣工后各种关于工程项目信息的档案管理。例如：材料收集困难，图纸折叠不规范，资料随意乱放，缺页少页，污损严重，平时管理用图与竣工图混装，不按行业标准分类等等。由于材料收集不齐全，归档质量低劣，档案管理者在日后的档案管理中，很难对工程项目形成正确的认识，在面对工程项目的突发状况时也就难以做出有效的应急处理办法。

（二）基建档案管理机制不健全

任何一个基建项目，都要经历立项、研究、设计、施工、竣工以及结算这几个阶段。由于工程周期长，并且涉及的专业领域多，必然会产生大量复杂的档案。但是很多高校存在一个问题，即为了平时利用方便，每个阶段的基建材料都散落在各个分项目的负责人手中。在项目规划之初，就没有配备专职基建档案管理人员，更没有完善的基建档案规章制度。随着项目的逐渐结束，材料难免不会丢失，工程竣工后基建档案更是凌乱无序、损坏、丢失严重。

（三）缺乏稳定、专业、高素质的档案管理人才

基建档案内容复杂，涉及领域广泛，要求基建档案管理人员既要有一定的档案管理专业知识，也要具备一定的建筑工程专业知识以及较强的学习、观察、分析等综合能力。但是很多高校档案管理人员都是非专业的，没有接受过系统规范的专业培训，对基建档案知识更是匮乏，学习等综合能力较之一线教师相对较低。再加上档案管理人员的流动性大，对项目跟进不及时，很难保证归档材料的系统性和连续性。

（四）管理手段与观念落后

目前很多高校的基建档案管理还只局限于如何收集、整理、和保管文件的程序中，依然是传统的“纸质保存，手工翻阅”的管理状态。这种管理状态不仅要占用大量的存储空间，并且工作效率低下，严重影响了基建档案的利用率。

二、解决高校基建档案管理中问题的对策

（一）转变思想，加强对基建档案工作的领导与认识

首先，基建管理部门作为基建档案的产生与利用者，应该自觉地提高对各种材料的妥善保管与及时归档的意识。其次，学校领导必须依照“建筑管理与档案管理同步走”的要求，对基建档案在思想上高度重视，在管理上给与广泛的支持和强有力的保障。要把基建档案工作纳入基建工作计划、项目规划与管理制度中。在基建工程目标中，提出对档案材料的要求，并将其纳入基建人员的职责范围与考核标准中，实行集中统一管理，专人负责。最后，在项目进行中档案管理部门要主动参与，在项目立项决策的开始阶段就联合基建管理部门编制前期专项资料。在立卷过程中，要对材料按照行业标准分类。

（二）建立健全基建档案管理机制

首先，高校要根据档案管理的要求和基建工程的特点，设立基建档案收集室并配备专业的专职基建档案管理人员，制定基建档案的工作规范和收集范围。其次，要建立符合学校与项目工程特点的基建档案工作网络体系，形成由分管领导主抓，档案部门与基建管理部门的负责人督办，各专职档案员和基建资料管理员为成员的基建档案管理网。明确管理网内各成员的工作职责。最后，加强基建管理部门、档案管理部门与施工方的交流，使档案管理人员尽可能地深入到基建项目基层，这样既能对工程开展过程中产生的资料、图纸等有一个准确、系统地把握，又有利于形成分工明确，协同工作的长效机制。

（三）提高档案管理者的综合素质

档案管理人员的职业素养和业务能力与学校的档案工作管理水平息息相关。所以加强对档案人员的業务培训，提高其综合素质是十分必要的。提升基建档案管理水平也是如此。首先，要加强对基建档案管理人员的职业态度的培养，使其对基建档案工作有一个正确的认知，激发其爱岗敬业的工作热情。其次要对基建档案管理人员进行专业知识的培训，专业知识既包括本体性知识一一档案专业知识，也包括条件性知识一一建筑工程专业知识。只有树立了正确的工作态度，具备了相关的专业知识，才能成功地完成基建档案的收集、整理、归档与保管等工作。最后，在工资待遇、职务、职称晋升以及个人发展等方面，高校要给与基建档案管理人员和一线教师以及其他重要工作岗位上的人员以同样的尊重与重视，使其对自己的工作有一个认同感和归属感。

（四）改善管理手段，实现信息化管理

基建档案内容繁杂、数量庞大、利用率高。如果每次查阅都用传统的管理手段去翻纸质版的档案，既不利于材料的保护也浪费时间。这就要求高校必须对基建档案采取数字化和信息化的管理手段。首先，要加大对基建档案管理的硬件投入，如配置电子档案管理软件、工程复印机和能将纸质档案变成电子档案的扫描仪或者相机，建立数字化平台，对利用率高且不涉密的基建档案进行扫描，并录入信息库，形成缩微化和数字化的档案，再通过数字化查询平台，共享基建档案。最终实现基建档案的网络化查询和现代化管理。

三、结语

高校基建档案工作关系到学校的基础建设，是推动学校稳定与可持续发展的重要组成部分。高校只有正确对待基建档案工作中存在的问题，并从转变思想观念、加强对基建档案工作的领导，建立健全基建档案管理机制，提高档案管理者的综合素质，采用先进的管理手段，实现基建档案工作的数字化与现代化管理，才能使基建档案的价值与作用得到充分发挥，更好地为学校的发展而服务。