提高行政机关工作人员公文写作水平途径研究

文/郭媛媛



提高行政机关工作人员公文写作水平途径研究

文/郭媛媛

行政公文是一种具有法定效力和标准形式的文件材料，普遍应用于政府机关和其他社会组织日常工作中，是处理公共事务的重要形式。通过行政公文，可以向受文单位传达信息，体现组织目标和领导的意向。行政公文的撰写则是向受文机关下达公文、传达工作意图的首要步骤。行政公文的写作环节主要为：首先，根据实际情况选择适合的行政公文种类并拟定初稿；然后，对拟定好的初稿进行讨论修改，进一步完善内容，精炼所需表达的思想。最后，将修改后的行政公文送审。在这一系列环节中，怎么通过提高自身写作水平写出一篇漂亮得体的行政公文，是进行行政公文写作的工作人员当前最为棘手的问题。

行政公文；写作水平；公共事务

行政公文是深刻贯彻领导意图、领会组织目标、依据法律处理公共事务不可或缺的手段之一。行政公文写作水平在一定程度上可以反映政府机关处理工作、传达组织意图的质量和效率，是行政公文写作人员在政府机关日常工作中最为实用能力之一。

一、对增强行政公文撰写能力的必要性分析

提高行政公文工作人员的写作能力水平的意义，主要有以下几点：

（一）有利于提高发文单位行政管理水平

“政府机关必须加强组织内部的管理，提高自身服务水平，积极和外界进行沟通协调。”［1］而行政公文可以向受文机关传达组织目标、领导意图和事务要求，是政府行使行政权力、管理社会事务的主要载体，是发文机关和受文机关双方沟通的纽带。因此，提高行政公文写作水平，对于发文单位向受文机关精准的传达上级指令、提高行政管理水平有着重要的意义。

（二）有利于提高行政公文质量

“行政公文作为处理公务、管理事务的一种文字承载形式，其重要特点就是行文的规范化、制度化和标准化”［2］。这些特点，都要求从事公文写作的人员具有一定程度的公文写作水平，否则，将很难写出合适、准确、规范的公文。

（三）有利于树立发文机关形象

一篇行政公文是否能精炼简洁的传达组织意图，直接关系着发文机关的形象问题。如果一个发文单位所发的公文词不达意、调理不清、不易于理解，受文单位看不懂公文所表达内容，就会对双方造成一定误解和损失。而好的公文，可以用准确的语言，简练的表达发文主题，有助于受文机关阅读理解，方便双方交流或传递信息。这对于树立发文单位良好的形象有着重要的意义。

二、对行政公文写作的现状及原因分析

（一）忽视语言能力的培养

现今政府工作人员的公文写作水平差强人意，原因在于其受系统教育阶段，忽视了语言能力的培养。当前，大部分院校缺乏培养语言能力的重要课程，有的院校甚至没有此方面的课程，直接造成了政府工作人员储备力量对于公文写作的能力水平不足，理解力不够，资料积累不充分。

（二）缺乏实践训练

目前政府工作人人员的公文写作水平不足，有很大一部分原因是因为实践的少，在受教育阶段没有受到系统的公文写作教育，在工作阶段更是缺少实践训练，导致现阶段我国政府公务人员的公务写作水平大打折扣。

墨子曰：“士虽有学，而行为本焉”。此句含义为：读书人虽然应该拥有学问，但是，能把学来的知识通过实际行动表达出来才是最基本的掌握形式。这句话从现实层面深刻体现出了实践的重要性。基础知识固然应该掌握，但是如果不能通过实际操作熟练的运用，就不能算做悟到了知识的真谛。同理，如果公文写作学习者只是看了充足的资料，并没有进行实际写作，那也是没用的。

（三）公文写作不规范

公文写作不规范主要包括两个方面：第一，体式不规范。体式规范是行政公文与其他文种的不同之处。现今公文体式不规范主要表现在文件版头使用不规范、标识使用不规范、标题写作不规范、非附件的公文错当附件处理、不加盖公章、主题词漏标或标注不适当、主送机关不精确、用纸不合理等问题。第二：公文文种的使用不规范。行政机关在制发公文时，“应当根据其自身的职责权力、撰写公文的目的和与主送机关的行文关系”［3］等要素，准确地选择公文的文种。同时还要注意各个文种的席位差别。在现实的公文撰写中，很多情况下都有文种使用不当的现象。

三、对如何提高行政公文撰写能力的方法分析

（一）提升思想观念，重视公文写作能力

当下大部分政府人员思想觉悟不高，不够重视公文写作。每个公文写作的工作人员，特别是政府部门上级人员都应当清醒地认识到，在利益主体多元化的当今社会，行政公文已经不再是可有可无、可多可少的内部文件，行政公文的对象在扩大，它面对的对象，将是包括各种利益主体在内的广大公众。因此，行政公文已经成为政府体现执政理念、反映执政能力的重要介质。所以要想提升公文写作水平，必须从思想上进行深刻的变革，具体有以下两点：

1.端正公文写作态度

现在各级政府机关不仅文字材料的字量多，而且对于写作公文的速度催的紧，许多政府人员时常为它熬夜工作，劳累不堪，在心理上产生了厌烦感。然而，既然在政府机关上班，就肯定会接触各式各类的文字材料，所以，对于写行政公文不应该抱有惧怕之心，更不要觉得烦躁，应该以乐观上进的态度对待写作，要认真写，用心写，叔本华曾说过：“作品是心灵的精华”。这深刻揭示了在写作方面，用心是多么重要的事情。

2.保持公文写作人员队伍稳定

公文写作的人员不仅是人才，而且是一种培养周期较长的、稀缺的、特殊的复合型人才，因而必须设法保持这支队伍的相对稳定。一方面，要使他们有成就感的满足，通过对他们写作成果的认可，引导价值取向，激励公文写作人员热爱本职，钻研问题，研究写作。另一方面，对于文采特别好、态度特别积极、工作特别认真的工作人员，应该给予适当的心理或物质鼓励，相应提高他们的工作条件，优化待遇，从而调动他们的积极性。

（二）提高自身素质，加强语言能力的培养

俗话说：“文如其人”。“一篇高品质的公文，离不开撰稿人的高素质。公文的高品质，实际上是撰稿人内在素质的外在表现，也体现了撰稿人浓厚地文化底蕴，由此看来，研究公文写作，光研究写作技巧、写作规律，还是远远不够的，必须在提高自身素质上下功夫。也就是，功夫既要下在公文之内，更要下在公文之外。”［4］要想提高公务人员的写作能力，首先应该完善其自身的文化素养。有了较高的文化素养，较多的积累，较熟练的文字写作技能，就可以更好的掌握公文写作技巧，熟悉公文规范格式，提升自身行政写作水平。主要途径如下：

1.加强写作素材的积累

要注重对不同文种范文的积累，根据不同业务，选择常用文种，范文多了，遇到任务就能参考；要注重对上级精神的积累，学习重要文件、会议精神，养成做笔记的习惯，可摘录，可用自己的话表述，记得越多，联想越丰富，思想越活跃；要注重对精彩语句的积累，对与工作联系紧密的报刊文章、网上资料、思想性强的观点、精辟语言，注意摘抄记录；要注重对相关资料的积累，主要指与工作有关的情况、经验等，要想多知道，就得多留心，多关注。

2.重视资料的归纳与整理

对写作素材进行积累之后，还应当进行细致的归纳与整理，对资料进行科学的分析和综合的研究，以便于更好的掌握收集到的资料。并在自己脑海形成结构完整的框架体系，在需要运用的时候可以及时调出。

（三）善于模仿学习，适当进行仿写操练

“学习”其中的“学”，就是指模仿和效仿。仿写在行政公文写作的学习中占有很关键的地位。“仿写就是模仿范文进行写作。”［5］。仿写分为两个部分：形式上的仿写和内容上的仿写。

形式上的仿写主要有以下几点：

1.模仿范例公文的体裁和体式

体裁就是指公文种类。公文的仿写首先要掌握公文程式化的要求［6］。每学习一种文体，如计划、总结、制度、请示等，都需要进行仿写，直到掌握了该文种与其它文种的相同点与不同点，准确掌握了体裁与体式的要求。

2.模仿范例公文的语言

所有的公文都是用语言组合而成的，根据不同主题的需要，运用不同的方法去组织语言，就形成了不同的文种。因此，增强自身语言表达能力对于学好行政公文的写作显得尤为重要。内容上的仿写主要有以下几点：

1.明确主题，围绕主题模仿写作

公文的主题，即公文的主要想表达的思想。任何公文，无论有多少字，都有一个明确的中心思想。确定公文的主题，需要经过反复的推敲研究，定准这篇文章到底应该阐明一个什么样的观点，针对人们最关心的问题，撰写这篇公文。

2.纠正错误，采用边练边纠错的方法写作

练习时可针对有错误的例文进行格式、语言、结构等方面的修改，直到满意后再对照标准答案找出不足之处，用此法多改多练效果明显。在实践中也可注意收集公文实例，找出其中不足或不规范之处进行修改。

（四）必须多加练习，重视理论与实践的关系

俗话说：“读十篇不如做一篇”。公文写作能力的提高要靠实践。在看了足够多的公文材料，学习了丰富的公文写作知识后，还应该多写多练，反复实践。这是提高公文写作能力最有效的途径。

宋朝诗人陆游有诗句曰：“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。这句话意思是学问只是从书本上获得终究感到肤浅，必须身体力行，亲自实践，才能显出真知。理论知识是前人经验的结晶，理论知识固然重要，但必须与实践相结合，在实际运用中进一步深化，才能成为真知，成为自己的东西。只有在实践中，把自己学到的公文写作理论运用到实践中去，才能提高公文写作能力。

（五）文章不厌百回改，反复推敲佳句来

善作不如善改，要想提高行政公文写作能力，就必须做到在写完公文初稿之后，进行反复推敲和细致的斟酌。能把文字操纵自如，使它述说一切，甚至述说一般不易表达的事情，这比动用一些死语旧词更为困难。写作最重要的过程就是修改。在修改拟定好的公文时，把公文当别人写的，从旁观者的角度去发现问题，仔细挑出毛病并修改，直到可以用最精炼的语言表达最准确的意思。

［1］郑立新.当前高校行政公文写作的规范化问题探析［N］.莆田学院学报，2010（4）：48-52.

［2］赵可新.公文处理科学化——《国家行政机关公文处理办法》之浅析［J］.前沿，2001（11）：110-112.

［3］严书勤.国家行政机关公文文种的选择和使用［J］.秘书，2002（8）：4-6.

［4］李月华.大学生如何提高公文写作水平和质量［J］.商情·科学教育家，2008（4）：196-198.

［5］高景玲.浅谈如何将多媒体融入到作文仿写练习中［J］.中国信息技术教育，2014（4）：183-183.

［6］庄丹华，毛燕敏.公文审美观照初探［N］.宁波高等专科学校学报，2001（3）：54-56.

（作者单位：长春工业大学）