信息化时代机关事业单位档案管理的创新探讨

张彦生

摘 要：信息化时代的机关事业单位档案管理，需要各家机关事业单位必须认识档案管理进行改革与创新的必要性，堅持档案管理改革与创新原则，开辟应用现代信息化技术改革与创新档案管理途径，体现档案管理自动化与数字化建设水平。

关键词：信息化时代;机关事业单位;档案管理;创新

机关事业单位档案是它们在工作过程中形成的各种数据或资料，针对这些数据或资料，需要进行必要的收集与整理，以利帮助人们更好了解机关事业单位具体工作状况，并为开展它们的后续工作，提供一定科学参考依据。伴随新时代社会发展，传统的机关事业单位档案管理工作已经暴露了诸多问题，并对档案管理工作同样提出了更高的要求，需要对机关事业单位档案管理进行必要的改革与创新。

一、机关事业单位进行档案管理创新的必要性

（一）顺应新时代社会发展要求

新时代社会在不断发展与进步，以网络为典型代表的数字化早已渗透到了人们的生产、工作、学习或生活当中，比较传统的纸质档案数据或信息已经被电子数据所替代。针对传统纸质数据信息而言，应用电子数据进行存储，使数据信息获取或整理均实现了便捷性，备受档案管理人员青睐。所以，以传统纸质为在载体的机关事业单位档案管理，已经不再适应新时代社会发展需求，需要进行必要的改革与创新。

（二）体现事业单位的改革需求

目前，我国事业单位正在进行改革，使许多事业单位在发生转变。在进行的改革过程中，需要借助对一些档案数据信息的查阅、分析或利用。如果再应用比较传统的档案管理方式，则无法应用网络技术对相关数据信息进行查阅、分析或利用，将不利于促进事业单位的改革。这就需要对传统的档案管理实施改革与创新。

二、机关事业单位档案管理改革与创新原则

（一）坚持服务性原则

机关事业单位工作职能就是在体现它们的服务属性，这也就直接导致了它们的档案管理所要实现的最终目标，同样要体现它的服务性。所以，进行机关事业单位管理改革与创新，必须要坚持服务性原则。

（二）坚持灵活性原则

改革或创新机关事业单位档案管理，需要体现其一定灵活性，既要体现收集档案收集信息的灵活性，又要体现档案数据信息整理的灵活性，将那些比较重要的数据信息，必须要做到准确而全面的收集，并对它们进行及时的整理，再根据分门别类管理方法，归入档案资料系统当中。

（三）坚持规范性原则

针对档案每一环节的管理，都要充分体现规范性原则。只有将档案资料进行到位的规范化管理，才能体现它们的完整性、全面性、真实性与准确性，并能保证档案资料管理与存储保管的安全性。

（四）坚持科技性原则

社会在不断进步与发展，致使单纯应用比较传统档案管理方式，已经不再社会或科学技术的发展需要。所以，在机关事业单位档案管理改革与创新过程中，需要更多应用现代科学技术，比如像数字化技术或电子化技术等等，促进档案管理水平提升。这就需要坚持科技性原则。

三、信息化时代机关事业单位档案管理创新途径

（一）应用信息化技术增加档案服务内容

机关事业单位档案管理，在体现服务属性，所以，在实际档案管理工作中一定要愈加应用目前先进信息化技术，原来增加档案服务内容。信息化技术的出现，为机关事业单位档案管理，提供了必要的技术支持，这就需要各家机关事业单位，一定要紧密结合自身单位工作实际，灵活应用信息化技术，做好档案资料数据信息分析工作，制定档案管理计划，进行档案管理创新，尤其要对档案管理内容，进行细节性收集，以利增加档案管理内容，用以保证档案管理实现创新。促进档案管理实现高效。同时，机关事业单位的档案管理部门，一定要构建好专门性档案管理网络系统平台，并借助或通过这样的系统平台，向档案使用者提供便捷高效服务。除此以外，更要建构电子档案管理机制，以此充分做好档案数据信息化处理工作。想要做到这些，需要机关事业单位及其档案管理工作人员，必须要提高对应用信息化技术与受众技术的正确认知，树立主动服务理念，体现档案管理创新。

（二）构建档案数字化与自动化管理模式

在信息化社会环境下，需要机关事业单位充分应用好目前的信息化技术，构建自动化档案资料数据信息自动化管理方式，体现档案管理数字化。这就需要引入数码扫描、二维码识别、电子标签或指纹识别等自动化技术，并将它们应用到档案管理实际工作中，帮助档案管理实现自动化，能够对档案数据信息进行自动收集、分析、整理、筛选、检索或管理等，促使档案管理流程真正实现自动化。这样，既能促进档案管理工作效率，又能降低管理出错率，提升档案资料数据信息管理精准性，体现档案数据信息资源与进行快速查询的高效融合。应该说，进行档案数字化管理，是一种先进管理方式，尤其是在信息化技术不断发展的社会时代，它需要机关事业单位一定要应用好数字化技术，建立数字化档案管理机制，将原来比较传统的纸质档案变为电子档案，体现档案管理的传统纸质化与现代电子化的紧密结合，体现电子档案管理模式为主，以利适应新时代社会发展需求。

（三）体现档案管理中的动态管理

想要提高机关事业单位档案管理水平或质量，就必须要强化管理，尤其要构建动态管理制度。因为档案管理人员工作状态在变化，需要收集的新档案数据信息在进行动态性增加，档案电子化管理技术在不断发展与进步，所以要构建档案动态管理制度。只有这样，才能实现机关事业单位工作与档案管理工作的同步开展，做到对新产生的档案数据信息资料进行及时的收集、整理与归档，在体现档案良好动态管理中，端正档案管理人员工作正确态度，增加新档案数据信息管理内容，更新档案管理电子化技术，体现机关事业单位档案管理的现代性。但它需要档案管理人员，必须强化学习，及时了解、学习或掌握新的档案电子化管理技术。

结束语

在信息化技术背景下，机关事业单位档案管理，需要利用现代信息化技术，进行管理工作的改革与创新，构建自动化和数字化档案管理方式，依靠动态管理机制，不断增加档案管理内容，体现档案管理改革与创新，提高档案管理水平。

参考文献

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