企业档案管理系统的设计与实现

王卓

摘 要：在国内经济高速发展的今天，国家明令要加强体制改革，提高工作执行效率，积极健全法治社会，维护国家长治久安遥作为护法、维法、执法的公安部门，在这样的时代背景下，公务会更加繁重，需要记录的文案和事件将会更多。因此，如何更加合理、高效、规范地管理纸质文件档案成为公安部门大力推进体制改革的重要一部分。随着社会的不断发展，计算机的不断普及，档案管理系统的建设成为我国社会事业的重要组成部分，传统的纸质档案系统已经不能满足社会的发展需求，电子档案管理可以提升档案的管理效率，方便查找。

关键词：企业档案  管理系统  设计与实现

引言

系统的设计与实现：智能档案柜管理系统基于“互联网+物联网”技术，可用于各企事业单位， 方便对纸质档案文件进行规范化管理，提高工作效率。系统分为两大部分：硬件和软件。硬件部分包括主柜和副柜、智能锁板和智能显示屏，软件部分包括服务器管理平台和移动客户端。

系统功能模块设计：档案柜平台综合运用二维码识别、自动控制、网络和数据库等多种先进的技术手段，实现了取件码、二维码扫码开柜、柜门状态查询等功能。整个系统分为服务端和移动端。

一、档案管理系统

平台管理员在检查系统状态时，登录管理系统查看当前柜门状态。柜门状态保存在数据库中，以枚举的方式定义了三个状态，分别为开、关和不确定。不确定指的是柜门状态没有在指定时间内刷新袁即柜子安卓端平板与后端长连接已经断开;开和关两种状态指的是一段时间内的柜门状态，而不是指实时的柜门状态。

后台授权开柜：平台的核心功能在于开柜，后端服务器接收到开柜请求后，按照请求路径分发给不同的验证逻辑，通过验证才能生成对应的开柜信息，并按照规定的加密方式返回。验证的主要内容主要包括身份和信息的有效性以及验证码和二维码包含信息的正确性。

文件使用记录：柜门开关等操作包含有身份信息的验证，每次开柜的时候，这些操作都会生成日志，里面记录了开柜日期，开柜人员和开柜的柜门号以及文件的编号。一旦岀现文档丢失的情况，可以通过查看日志来追责。

开柜请求处理：开柜请求来自于平台和安卓平板，对请求的参数验证完之后，取岀有用的凭证，作为查询数据库的索引值，找到对应的柜门编号和柜门状态遥

系统监控管理：平台对系统的鲁棒性要求高，需要一个机制来监控系统的运行状况。主要监控运行的程序和内存空间，统计系统中的异常，作为后期维护的依据。

档案利用统计：对档案利用者、档案利用时间、利用次数、利用目的进行利用统计，利用人、利用时间、利用次数、利用目的等等。

档案库房管理：图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局、实体档案摆放情况，支持仓库布局及档案柜基础数据维护。

档案关键词管理：在系统录入时自动生成关键词，能够全面地反映档案内容，支持关键词规则设定。

二、全方位高效信息化管理

智能档案管理系统对合同数据的收集、扫描、存储、应用、安全进行科学规划和设计，从而保证档案信息的收集、整理、归档、统计、鉴定、销毁、移交、查阅、借阅、库房管理等环节的全方位高效信息化管理，实现了档案数据的全生命周期管理。智能档案管理系统更能实现与公司其他核心业务系统的无缝衔接，使大量有价值的档案文件得以规范、自动、完整采集。

三、纸质档案的优点和电子档案的优点

纸质档案的优点。任何形式的档案都有自己的优点和缺点。纸质档案也不例外，纸质档案也有自己的优点。首先是直观性，在实际工作中要查询纸质档案的时候，只要档案没有被涂改、没有损坏也没有丢失的话，就可以迅速得到想要得到的信息。其次是真实性和安全性，纸质的档案在做成以后，很难被涂改或是修正，因为涂改或是修正后，一般都会留下痕迹，而档案的作用就是作为真实和安全的凭证，很难修改，真实性和安全性也就有了保障。虽然现在电子信息档案用的比较多，但是人们还是普遍认为纸质档案具有很高的可信度。最后是法律效力和凭证效力，在遇到法律问题的时候，电子档案的使用一般都很谨慎，人们也普遍认为纸质档案可以作为司法部门取证所需的凭证，具有法律效力。

电子档案的优点。随着计算机的发展，电子档案越来越受到人们的青睐，电子档案有自己的优点。首先是能够提高效率，计算机能够提升工作效率，在进行存储和查找的时候也能够提升工作人员的速度，查找起来也相对的比较容易，极大的减轻了档案工作人员的工作量。其次是大量存储，电子档案存储系统不需要很大的空间也可以将档案储存完整，也不会因为环境因素的影响而减少存储寿命。再次是保密性能好，电子档案主要储存在计算机上，如果对系统进行了加密措施，做好了档案的保密措施，没有权限的人是没有办法进入电子档案查询档案的。最后是电子档案的质量比较高。纸质档案一般由人来存储和排列，太多人为因素会导致档案错误的概率增加，而电子档案则没有这方面的问题，电子档案的质量和利用率比纸质档案要高。

结论

随着计算机和网络的发展，信息技术在企业的发展管理中占据着越来越重要的地位。档案作为企业的一种信息资源，是企业生产经营中不可或缺的一部分，在管理和决策中发挥重要的作用。传统的纸质档案在收集、保存、管理等方面存在一些弊端，例如纸质文档易受潮，丢失损害难以修复，查找不便等。为了解决上述问题，电子档案管理系统应运而生，这不仅为企业整个档案系统增加了科技化的管理，同时也因为文档管理系统的可备份化，为企业档案增加了另一份安全保障。而对于档案利用人员来说，有了文档管理系统，同时有专门的档案维护人员，档案的检索利用也会比过去的纸质文档检索利用更加简便快捷。

参考文献

[1]罗玉霞.档案管理系统的设计与实现[J].科技创新与应用，2013（18）.

[2]王振兴，杨敏华，易光华，等.扫描入库管理系统设计与实现[J].测绘科学，2008，33（02）.

[3]吳旭光.档案管理系统的设计与实现[J].黑龙江史志，2013（19）.