浅谈在海外子公司开展内部审计的重要意义及基本流程

文/夏丹



浅谈在海外子公司开展内部审计的重要意义及基本流程

文/夏丹

摘要：随着越来越多的中国企业走出国门，走入国际市场，对于海外子公司的管理也就越来越多的成为走出去企业所面临的问题，所谓“将在外，军令有所不受”，海外子公司在执行总部的管理政策方面会有误解或者偏差，那么如何对海外子公司进行有效的管理及监督，成为每个走出去企业所必须要面对和解决的问题。内部审计，作为一种独立、客观的保证与咨询活动，它的目的是为机构增加价值并提高机构的运作效率。采取一种系统化、规范化的方法来对风险管理、控制及治理程序进行评价，提高它们的效率，从而帮助实现机构目标。简而言之，就是通过内部审计的方法及手段发现机构的运营问题点，解决问题，使各机构按照既定目标顺畅前行。本文将以笔者所在公司为例，简要分析在海外子公司开展内部审计的重要意义及基本流程。

关键词：贸易公司；海外子公司；内部审计

作为一般贸易公司，在海外的子公司，也是以一般贸易公司形式运营，业务相对简单明了，那么在贸易型公司的子公司中，内部审计主要划分为哪几类呢？依据审计的目的基本可以划分为以下几类：首先，为管控日常运营风险，应定期对海外子公司的日常业务流程进行审计，可称之为“内部流程审计”；其次，对于海外子公司的关键岗位变动，需进行“离任审计”，主要包括子公司的第一负责人，及财务负责人等关键岗位；再次，根据对新市场开发的需要，应进行尽职调查的审计；针对海外特殊事项，为规避运营风险，还需要进行特殊事项审计等。

一、内部流程审计

对于海外子公司应每年就其在日常财务管理流程的严谨性及科学性进行梳理，并对海外子公司本身财务制度的全面性，科学性及执行总部下发各项管理制度的严格性进行监督及管理，这就要求总部每年均需派遣相关人员对海外子公司进行内部流程审计，一般主要分为以下几个步骤：

(一)下发内部审计通知书，告知被审计单位审计日期、审计范围并要求被审计单位在三个工作日内给予答复。

(二) 根据初步了解，编制内部审计实施计划，罗列重要事项与问题。

(三)进行现场审计，与相关人员面谈，了解子公司负责人对业务熟悉度及对子公司管理的整体规划。或远程通过电话、视频等方式进行访谈。

(四)现场巡视，诸如：办公场所、仓库等作业现场，使审计人员取得初步的直观了解，可以为后续工作提供帮助。

(五)索取反映财务收支及有关经营管理活动的会计资料及其他相关资料，被审计单位应及时提供并对所提供的资料的真实性及准确性负责，对所提出的问题及重大事项提供说明和相关资料，实地审计结束时，审计人员应归还所索取的资料。

(六)审计人员执行审计业务，应当取得充分、相关和可靠的审计证据，作为审计结论和建议的依据。可以采用下列方法获取审计证据：

1.审阅复核会计凭证、会计账簿、会计报表、各项管理制度和其他与审计项目有关的文件、资料；

2.抽查盘点被审计单位现金、存货等各种实物资产；

3.实地察看被审计单位的经营场所、实物资产和有关业务活动；

4.了解被审计单位各项业务流程，分析其合理性，并执行“穿行测试”；

5.为印证被审计单位会计记录所载事项向有关单位和人员询问；

6.复核被审计单位原始凭证及会计记录中的数据；

7.分析被审计单位重要的比率或趋势。

8.将审计过程、审计证据、审计判断等记录于书面底稿中。

(七)对上次内部审计问题点进行复核，追踪整改情况。

(八)实地工作终结，应与被审计单位沟通，主要内容包括审计概况、审计结论、审计建议等重要问题，与被审计单位达成共识，初步形成问题的改进方案。

二、内部关键岗位离任审计

内部关键岗位在离职时，尤其作为海外子公司的主要管理岗位在离职时，总部应派遣权威的审计人员对其在职期间的履职情况进行审计，就其在履职期间是否存在重大违规违纪行为、是否存在重大营私舞弊行为、是否对关键工作内容进行交接等内容进行审计，主要可采取以下步骤：

(一)了解审计目的：

◆ 任职人的离职背景(正常离任审计、违纪离任审计 、其他非正常原因)以及基本任职情况，结合不同背景和离职原因，制定相应审计策略及审计侧重点。

◆ 取得职位说明书，了解职位工作目标与职责。

(二)根据初步了解，编制内审实施计划，罗列重要事项与问题。

(三)与相关人员访谈，审核任职者的职责履行情况或者远程通过电话、视频等设施进行访谈。

(四)查阅相关业务资料、财务资料，审核任职期间公司或经办项目的财务状况，落实取得业绩、披露存在问题、明确责任。包括业绩目标的实现情况、所管辖事务的开支状况、公司资产负债状况、盈利或亏损状况以及项目效益状况、所签订的重要合同及其财务结果等。

(五)与相关人员访谈、查阅业务记录，审核任职期间的管理状况

包括部门或单位的组织结构建设、管理系统建设及其实施情况；人员结构、知识结构与职责的匹配性、组织系统的通畅性和效率性；管理风格是否符合发展需求；团队的信任机制是否正常等等。

(六)任职期间风险状况审核

包括管理不善或涉及违规操作导致公司存在风险或面临罚款，如项目失败风险、管理不力或违规操作涉及国家、行业法规风险、业务的法律漏洞或其他条 款导致公司损失风险、管理控制风险等等。

(七)未决事项审核

包括尚未执行完的合同、尚未结束的项目、财务事宜、技术事宜或法律事宜等等。

(八)其他事项，如可能涉及的舞弊问题等等

三、内部专项审计

内部专项审计是针对财务强相关的、在内部管理出现漏洞的事项，需要专业审计部门或者财务人员对此事项进行审计，调查出现漏洞的原因及相应的责任人并最终出具处理意见。主要应由以下几个步骤：

(一)制定审计调查方案，编写审计计划。

(二)审计部门应根据专项审计调查事项的大小和工作难易程度及要求，指派能足够胜任该项工作的人员，或组成调查组，确定调查组组长，实行组长负责制，明确责权

(三)进行现场调查，与相关人员访谈、翻阅相关资料。对发现的问题进行描述，并提出改进建议。

(四)完成现场审计后，编写审计报告。

(五)审计报告内容应征求被审计单位的意见，就报告中所列的问题和情况作进一步核实

(六)审计报告逐层上报上级领导审阅，涉及被审计单位相关负责人经济责任的应将审计报告同时送交人力资源部，由其出具相应的惩处措施。

四、内部审计报告的撰写基本要求

内审人员完成现场审计后，应撰写内部审计报告。

(一)内审报告应包括以下内容：标题 正文 撰写人 报告日期(二) 内审报告的正文应包括以下主要内容：

1.审计调整：针对会计核算中的主要问题提出的调整意见,并重述被审计单位的资产负债表和利润表。

2.审计结论：对被审计单位在制度建设、财务管理、业务流程、内部控制等方面存在的问题作出评价,并对影响企业经营的重大事项、相关风险予以揭示。对于审计中发现的重大违规违纪行为需单独列示，并详细描述问题及可能带来的损失及风险，明确整改期限及相关责任人。

3.审计建议：针对审计发现的主要问题提出改进建议。

五、结束语

内部审计作为一个行之有效的管理工具，在公司日常的运营管理上非常重要，尤其对于在海外开辟子公司的国内企业，可以通过一定周期内的内部审计，有效的实现对海外子公司日常运营事项的监督及管理。同时，在进行内部审计工作时，对于内部审计人员需要有一定的要求，审计人员要持续学习财务、税法、内部控制、风险管理、公司治理、法律等方面的知识，以保持应有的专业能力。应具备一定的职业敏感度，发现问题，并能够提出建设性改进意见。应具备必要的组织协调能力、沟通能力以及报告和分析能力。具备一定审计能力的其他财务人员在出差期间可以对子公司进行兼职审计。

(作者单位：天津天士力国际营销控股有限公司)

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三是尽量了解真实财务状况，对可疑财务数据进行认真核查，了解企业资金的回笼及流动情况。

(三)跟踪审计，编制工作底稿

工作底稿是对审计检查全过程的跟踪记录，审计员应将对账情况及发现的问题及时做详细记录，如发现严重违规情况，应将记录情况由被核查人签名确认，确保证据确凿，以防事实确认时推诿扯皮。

四、整理归纳，组织事实认定

信贷客户的抽样对账工作完成后，检查人员应对相关资料进行清查疏理，依据实事求是的原则，对发现的问题客观评价，不夸大不缩小。

1.事实确认书中的检查事实以问题阐述为主，语言平实通畅，不得带有主观色彩，不得使用形容词等夸张性的词汇。

2.事实确认书中的问题描述应逻辑清晰、证据充分、定性准确，不得以推断代替结论，尽可能让被审对象心服可服。

3.抓大放小，对一些因操作失误且无关违规的小问题如能现场整改，可在工作底稿中注明现场已整改，无需事实确认；对性质恶劣的违规事项，即使现场已整改，也必须出具事实确认书并由责任人签字认可。

4.对一些证据不足、有争议的问题列入到风险提示中，在后续审计或其他条线检查时作为检查重点，持续关注其风险状况。

五、据实剖析，揭示信贷风险

贷款风险是金融企业最重要的风险之一，通过对贷款人的核查对账，对贷款风险状况认真进行评估分析，对生产、经营中可能出现的风险进行充分揭示，可及时制订针对性的办法，尽早采取有效措施，降低贷款损失。

1.自然人贷款。在自然人贷款对账过程中，如发现借款人生产规模与贷款额度不相匹配，还款来源不足、融资还贷、短贷长用、贷款多次转据等情况，均可列入风险提示，如风险提示的户数较多，可合计汇总提示。

2.企业贷款。在企业贷款对账的基础上，认真分析、判断和归纳，对企业贷款运营和管理中有可能出现的各种风险予以揭示，主要有以下几点：

(1)贷款企业所属行业为宏观调控限制行业、行政许可事项不符合相关规定或其他国家不支持的行业等；

(2)贷款企业财务指标异常，如资产负债率偏高、现金流量不足、销贷比过低、销售额或利润下降、存货积压贬值、产成品滞销、资产固化率高流动性不足、销售集中度高等；

(3)企业贷款周转不正常。贷款发放后资金去向与申请贷款理由不符；有融资还贷的现象；利息不能正常按期支付等；

(4)借款企业经营情况较为复杂。借款企业有多家关联企业，关联情况较为复杂，财务情况难以核实等；

(5)担保企业情况异常。担保企业或有负债较多；净资产不足担保金额；与贷款企业相互担保；多家企业连环担保形成担保链等。

六、强化整改，加大问责力度

对审计检查发现的问题提出针对性整改意见，同时对存在的不足根据制度规定进行处理处罚，处理处罚的适用条款要恰当，真正起到罚一儆百的警示作用。对存在的风险隐患，及时向被审单位提出管理、防范与化解风险的明确要求，并做好跟踪监督，保证整改事项落到实处。

(作者单位：江都农村商业银行股份有限公司)