高校政府采购项目负责人应关注的几个方面

文/王英

近几年，随着国家教育经费的大量投入，很多高校进入了建设高峰期，大批实训设备的购置、实训室的建设使得其自身的教育条件越来越好、环境越来越优美。高校在用财政性资金采购的同时，意识到政府采购工作的重要性，纷纷成立专门的部门(如资产管理处)来负责学校的政府采购工作。根据采购的内部控制程序，只有“管采分离”才能确保阳光采购。这就意味着，专门负责采购的部门不能把采购的所有事情都做了。实践也证明，专门负责采购的部门不可能把采购所有事项包揽下来，因为高校政府采购项目专业性强、参数设置复杂程度高，项目负责人的参与是必不可少的。以下几方面是高校政府采购项目负责人在采购实施中应重点关注的。

一、采购预算的确定

采购预算的确定，包含了采购参数的确定，这是采购活动最初的一环，也是最重要的一环。在采购预算确定之前，项目负责人首先应做好内部沟通，充分了解本项目采购及建设需求；其次根据需求再拟定出采购清单；然后从政府采购供应商库或者寻找到的供应商处多方咨询产品信息、售后服务及报价；最后根据获取到的信息，结合本身的采购及建设需求，整理出一个相对较完善的方案并确定预算价格。如果项目负责人对一些重大项目所购物资、工程及服务的预算确定不下来，一方面可以寻求校内专家的意见，另一面可以考虑与采购管理部门沟通，提前引入第三方预算审计。

在采购预算确定的过程中，项目负责人切不可在不了解市场的情况下，早早确定所需购置设备的规格型号，甚至直接采用某供应商提供的方案和参数。以上行为，会导致高校缺乏政府采购的主动权，整个采购过程将会演变成一场戏，而高校专门负责采购的部门在其中充当了配角。以实训室建设为例，采购预算确定是否合理，将影响该项目是否能顺利完成招标过程。采购预算确定过高，容易造成预算的浪费或者潜在供应商之间围标、串标而给学校带来损失；采购预算过低，容易造成项目流标或者中标价过低而带来的低质量的产品和服务。确定合理的采购预算，有助于提高政府采购的效率和效果，保证采购项目的顺利完成。

二、采购文件的审核

项目负责人确定采购预算并按照高校相关程序完成审批程序后，将采购申请表及相关材料交至采购管理部门。采购管理部门首先会对项目进行论证、内部审核预算或者直接引入第三方审计预算。期间项目负责人要与管理部门经办人保持沟通，适时做好解释工作。预算审核无异议后，采购管理部门经办人就可以在政府采购平台申报采购计划、批复采购方式、委托代理机构，给代理机构发送项目的采购需求、参数、供应商投标资格条件及商务条款要求等，由代理机构的经办人做好采购文件初稿。项目负责人在这个过程中，最重要的就是做好采购文件与代理机构经办人的沟通和审核。项目负责人首先要保证采购及建设需求全部在采购文件体现；其次要保证能实质性响应采购文件要求的供应商在三家及以上；然后保证投标供应商资格条件及技术其他要求设置合理、到位；最后保证采购文件内容及预算总金额的准确性。

采购相关信息含采购文件，按照《财政部关于做好政府采购信息公开工作的通知》(财库[2015]135号)要求，属于公开范围。既然要接受监督，为了避免不必要的质疑，以致延长采购周期，项目负责人在审核采购文件时，必须高度认真负责，争取用合理的预算购买到学校所需的货物、工程和服务。

三、项目合同的审核

招标完，中标结果公示期一过，接下来就面临签合同的问题。很多项目负责人认为确定了中标供应商，项目就只剩下执行问题了。只要中标供应商草拟完合同，看下合同甲乙双方、金额没错就可以拿授权签字盖章了。实践表明，合同管理是高校政府采购的薄弱环节，在没有明确交货时间及地点、甲乙双方权利义务、付款方式、质量保证、售后服务条款、验收条款、违约责任等情况下，项目实施过程中会带来很多问题。等问题出现去处理的时候，发现合同里什么都没写明，供应商正是钻了这个空子，一下子使高校陷入被动状态。

实际过程中经常出现以下现象：明确了交货期一个月，供应商迟迟未交货；质量保证期三年，付款时没有扣下相应的质量保证金或者质量保证期满一年后就已将保证金全额退还给了供应商，接下来的两年设备频频出现问题，打电话给供应商，其响应不及时或根本不予响应。如果这些情况，项目负责人在合同审核时能充分考虑，如什么情况属于违约、违约该承担什么责任、为了保证售后如何约定付款方式等，一旦问题出现，学校将掌握问题处理的主动权。

合同是甲乙双方意见一致所形成的文字资料，哪方先草拟哪方将掌握处理问题的主动权。为了规避供应商草拟合同中潜在的陷阱或者缺陷，项目负责人应结合实际来主动草拟合同范本。项目合同的审核，是项目顺利实施和售后服务的保障。项目负责人应全面考虑项目实施过程中可能出现的问题，并将控制措施写入合同，握紧合同的主动权，切不可图省事，全让供应商代劳，否则会留下一些隐患。

四、项目的现场验收

对于项目负责人来说，项目的验收包含项目初次验收和最终验收。初次验收发生在项目实施过程中，供应商所供应设备的规格型号、数量是否与采购文件一致；或者建设所用材料、数量是否符合采购文件要求。项目负责人还需对安装及隐蔽工程还应进行沟通与跟踪，确保完全符合采购方案。项目完工后，由项目负责人通知高校负责验收的部门召集验收小组，确定验收时间，打印验收清单及报告。

项目验收是付款前的最后一环，供应商一般都很重视，高校切不可轻视。验收一旦通过，采购方后期提出的要求，供应商都将大打折扣。实践证明，政府采购而来的“以次充好”产品或者豆腐渣工程，大都都会把问题追究到验收环节的疏漏。如此以来，项目负责人必须秉持高度负责的态度，把握好采购的最后一关，确保采购设备及工程质量。如果项目负责人做不到精通各种验证技术，至少可以严格按照采购参数来验收，想“以次充好”的产品最终逃不出产品参数的束缚。

五、资产的入库管理

高校政府采购项目负责人，其工作并不能止于项目验收，还应重视所采购物资和服务、完工工程的后期管理。具体管理包括本项目资产的出租及出借情况、报修状况等；督促建好本项目的资产台账；完成资产与部门资产管理员的管理交接工作。

项目负责人能做好以上这些，也能为高校节省支出。物资、工程和服务采购进来以后，高校面临最大的就是后期维护成本。以设备报修为例，项目负责人参与了项目合同的审核，很清楚项目的质保期，设备一旦损坏，项目负责人首先要想是否还在保修期，并积极联系售后技术服务人员。

六、结束语

作为一名高校合格的政府采购项目负责人，不仅要精通专业知识，还应懂得政府采购相关的法律法规知识，并将两者理论知识结合应用到实际采购过程中。项目负责人根据采购流程，重点关注采购预算的确定、采购文件的审核、项目合同的审核、项目的现场验收、资产的入库管理等五方面，力争高质、高效的完成政府采购工作。

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