浅析互联网背景下移动云办公与企业管理效率提升

摘  要  随着互联网技术和社会的不断进步发展，很多企业需要处理的工作以及任务量都在不断增加，以往的传统办公模式无法满足如今的工作需要，而此时云办公的出现解决了这些难题，作为一种现代化的工作手段，它满足当今现代办公的需求，通过云平台和信息技术等其他设施及相关软件应用，提升了办公的工作效率，能够实现更高效的、可视的办公，因此，将云办公应用到企业管理中是非常必要的，也会使企业管理效率和管理水平更进一步发展。

关键词  云办公  企业管理  策略

传统的纸质办公模式具有效率低下、繁杂难操作等诸多问题，另外也会消耗大量的人员及物力，不利于资源的有效利用，在具体的操作过程中，也容易出现失误或其他问题，不适应企业现代化的进程。另外，在传统办公模式下，需要购买一些线下服务设备，这会导致企业采购成本较高及后期运作维护费用也较高。因此，云办公的出现则很好的解决了这些问题，云办公自带一些监控和控制系统，可以使员工通过手机便完成日常工作，可以使企业的运行系统更加完善，也在一定程度上节约了公司的成本，这说明拥有一套系统完整的云办公对企业的管理是非常重要的。

一、云办公的含义

云办公指的是将企业办公建立在计算机信息技术上，将计算机的信息资源进行整合和利用，并进行展示或互动，以办公文档为核心，为企业内的工作人员提供信息，员工进行文档编辑、储存、交流等工作，而云办公作为当下企业发展的方向，正在形成自己独特的优势，并在其特点上完全区别于传统办公，它具有以下几点优势：首先可以降低企业运作的成本，第二是可以提高企业工作人员办公效率，第三是能够节约能源节能减排。例如同一文件可以多人编辑。它的原理是通过客户端在网络上进行浏览和办公，从而达到需求，随着云办公的不断更新和换代，最新的云办公应用和传统的办公方式也能够进行兼容，从而达到最好的效果。云办公也可以通过线上App或计算机进行业务处理和日常工作，通过这样的方式，可以将资源进行有效的利用，减少员工工作过程中一些繁杂的程序，从而提升整体工作效率。

二、云办公在企业管理应用中的价值

1.云辦公可以提升办公环境及办公范围

与传统的办公模式相比较，云办公会使企业办公室及办公地点产生较大的变化。企业内的工作人员可以通过计算机或手机进行彼此之间的交流，从而形成人机办公模式，在计算机上可以实现业内部信息的转换。另外一方面，计算机技术不仅仅可以运用企业内部，大部分的工作需求要求员工在企业与企业之间和合作伙伴之间也要进行信息的对接，因此，云办公则使企业通过计算机信息技术为企业带来了更多的发展和可能，也能使企业逐渐向自动化，办公模式靠拢。云办公的应用也具有带动性，通过行业之间的竞争和对比使行业在良性竞争中得到共同发展。

2.云办公可以降低企业管理运作成本

通过互联网进行办公，可以减少企业在业务交流时所需要的材料，也可以节约办公过程中的琐碎步骤，另一方面，也可以降低企业管理成本，提升办公效率。例如企业在进行绩效考核的时候，可以员工的打卡信息或其他直观的信息直接得出结果，惠普集团在实施云办公之前所花费的办公费用至少是现在的三倍，因此可以得出云办公可以优化企业人力资源管理和利用，有效的提升企业内部人员工效率，减少办公过程中非必要的环节，从而在同一时间阶段内产生更大的经济效益，以达到企业降低管理成本和办公成本的目标。

3.云办公可以调动企业员工的创造力

将互联网信息技术引入到办公过程中来，也是可以规范办公行为的，一方面可以更加准确的了解员工的日常工作情况，另一方面，这种灵活的办公流程是员工之间的交流增加，进一步的将员工从枯燥繁杂的传统办公中解放出来，通过这种方式的调节，使员工提升工作积极性和创造力。当然，引用这一办公模式也要对员工的专业素质进行更高的要求，每个员工都需要贡献自己的力量，对工作认真负责，从而实现办公自动化，否则也可能导致企业办公低效率的情况。总体来说，云办公在应用于企业管理过程中，也要要求员工具有创造力，从而使企业有持续健康发展。

三、云办公在企业管理中的具体应用策略

1.部门及员工的人员管理工作

可以设计一套人员管理系统，例如通过一个系统的设计，让员工可以在这一系统中进行部门的新增、查看等功能，而系统的管理人员可以通过公司所需要的部门添加或删除信息，从而进行内部有效的人力资源管理和资源管控，当公司内有员工离职时，则需要删除该员工的信息，需要及时判断此员工是否还存在，当前内进入新员工时，系统的管理人员也可以将员工的信息技术录入到系统中，及时添加员工的编号和信息。同时，信息管理员也可以对员工的信息进行增加和修改，从而建立一个完整的企业人员信息系统，当管理员想要删除某个信息的时候，要确定审核好，请假和离职申请，否则无法进行删除。系统也支持企业其他员工的私人空间功能，员工可以在自己的空间内对自己的头像或昵称进行修改，灵活的修改自己的相关信息。

2.请假和报销等相关流程

传统的报销模式是将发票及其他有效的证明，给予财务部门进行报销，这样的报销流程可能会较为繁琐，且不够及时，此时云办公的出现是非常有必要的。可以使普通的员工根据实际的花费在线上进行申请，然后通过相关部门领导对其进行审批完成报销。具体流程如下，员工在出差或采购过程中，产生的花费可以在线上进行申请，所有员工都需要在申请过程中设定为自己的账户，不可以为其他员工进行申请报销，在进行申请之后，不可以再次进行编辑，只有当申请被打回之后，才能再次提交修改申请信息，同时还支持删除等操作。同时还支持请假功能的审批，员工可以根据自己的需求在线上进行请假审批，比如调休，生病等，经过上级领导在线审批签名后，便完成了请假这一流程。通过这样的方式可以减少企业内部不必要的程序上的麻烦，也可以使这些流程更加及时便捷。

3.考勤打卡等工作流程

企业工作人员在上午到班时，可以通过钉钉定位等方式进行上班打卡，在卡之后，钉钉会显示打卡时间及打卡地点和打卡员工的信息，等到下午员工下班之后，员工可以进行离职打卡，公司职工也可以在一天内多次操作，通过操作的时间点对员工进行考勤和考核。可以直观的了解到员工是否迟到早退或其他缺勤的情况，如果打卡时间超出了前内规定的时间变认定为迟到或早退，如果在一天内未完成打卡，则可以被认定为缺勤，系统也可以查看该员工的历史打卡记录，从而更加清晰的了解该员工的工作情况，采用这样的方式，也使员工无法再打卡上进行小动作，因为以往的传统打卡模式会出现代签的情况，这会严重影响员工的出勤情况及企业工作的效率，采用云平台线上打卡，有效的缓解这种问题，提高员工出勤积极性和工作效率。

4.文件编辑信息共享

以前进行文件操作或信息收集的时候，通常要花费很大的功夫，有关部门需要逐步的收集和信息汇总，而且容易出现遗漏或信息失误的情况，对于处理这些信息的部门来说，也是一个极大的难题，增加了工作的繁杂性。但是线上信息文件的共享和编辑解决了这一难题，例如进行，信息收集时可以使员工采用word共同编辑这一功能，让员工在自己的栏目填自己的信息，提高了信息收集的效率與真实准确性。或在其他工作需要收集员工意见和反馈的时候，可以通过线上填写表格的方式。或者在员工需要进行投票的时候，可以采用某些App上的投票功能，使投票快速且透明的进行。在进行一些隐私情况收集的时候也可以有效的保护员工隐私，在填写评价类反馈类信息收集的时候，可以采用匿名的方式，使员工可以更加大胆的将自己的想法说出来。

5.采用微信、钉钉等App进行信息交流

企业内部之间往往需要信息的交流，需要企业员工与员工之间或员工与客户之间进行多次频繁的交流商讨，此时可以将云办公运用其中，大家可以用微信app建群交流，或钉钉进行交流，企业管理人员和领导在布置任务时，也可以通过钉钉下发任务，更加便捷迅速的将任务下发给企业内所有员工，也可以通过钉钉、App进行开会和任务布置，钉钉也具有视频的功能，使企业内部工作人员之间的交流更加便捷。也可以增加员工与客户之间的沟通，及时的将企业内的报表或其他数据发送给客户，及时更新信息，如果遇到疑问或其他问题，随时进行沟通交流和处理，使企业内部的工作进程规范合理，从而进行有效沟通，可以通过这样交流，建立客户资源，达到长期合作的目的。

四、总结语

传统办公模式已经无法适应当代企业的日常工作，不仅效率低繁琐，而且可能存在误差或不够及时，因为这样的弊端，设计并使用了云办公这一企业管理系统，云办公有效的增加了企业办公效率及资源的利用，解决了各部门之间信息不通畅和工作转移落实的问题，让员工可以把更多的精力放在工作上，使企业增加管理效率和收益，从而使企业更加平稳地运营下去。

参考文献：

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沈娟  昆山市中医医院