关于档案数字化前整理编目工作存在的问题研究

崔铭

摘 要：本文简单分析了现阶段档案数字化前整理编目工作中的常见问题，在此基础上，针对性提出了同步落实对档案的整理及抢修保护、推动前期整理与数字化建设的同时展开、重点关注档案信息质量与全面性的维护、重视相关工作人员的持续性培养等一系列档案数字化前整理编目工作的优化展开策略。

关键词：档案数字化;整理编目工作;档案管理

引言：当前席卷整个档案行业的信息化浪潮，无疑对传统的档案整理工作造成了深刻的影响和冲击，档案工作者必须与时俱进，将信息化的思维融入广泛的整理工作实践之中，拓展和深化档案整理工作的内涵。为了确保档案数字化建设工作能够高效、顺利完工，在前期落实对所有档案资源的整理编目工作是必然选择，该项工作的质量直接影响着档案数字化的质量。

一、档案数字化前整理编目工作中的常见问题分析

第一，档案破损维修方面的问题。在长时间的保管过程中，由于保存时间长度、保存空间、档案纸张材质等一系列影响因素，容易出现破损问题，这并不利于档案数字化前整理编目工作的顺利、高质量展开，必须要对档案破损维修与档案整理编目工作展开协调。

第二，数字化建设周期方面的问题。当前积累的纸质档案数量极大，若想将其全部进行数字化转化与整理编目后再展开档案数字化建设，那么整个工作需要消耗的建设周期更长，难以保证档案数字化建设的实效性得到切实发挥。

第三，档案资源质量管控方面的问题。由于在档案数字化建设期间需要录入的档案资源相对较多，且在人员方面有所限制，因此极容易导致档案资源质量问题的发生，如档案录入信息不全面、准确程度难以保证等等，阻碍着档案信息化建设的作用发挥。

第四，整理编目工作人员方面的问题。由于档案数字化建设及其前期的档案整理编目工作量大，且整个档案管理工作的展开模式得以更新，所以目前的档案管理人才队伍难以切实满足实际工作需要。同时，在档案数字化背景下，相关工作人员需要“摸着石头过河”，依托工作现存问题的逐一解决以收获更理想的工作成效，而这就需要着大量专业人员的支持，必须要组织专业培训以及良好的工作经验交流会议。

二、档案数字化前整理编目工作的优化展开策略探究

（一）同步落实对档案的整理及抢修保护

原有的纸质档案经过长时间的保存普遍会出现纸张破损、发黄变脆、褪色等缺陷[1]，如果不对这些问题实施及时性处理，那么极容易造成整个纸质档案损毁，或是无法进行其中内容的准确、全面提取等等，并不利于档案数字化前整理编目工作的高质量展开。基于这样的情况，应当在展开档案数字化前整理编目工作的期间，同时落实对项应档案的抢修与保护。

实践中，需要对所有待整理编目的档案文件实施全面检查，并结合其实际破损情况划分类别，其中，针对破损情况严重的档案文件，应当立即组织修复与保护处理工作，并在确保其整体安全性的条件下实施档案数字化前整理编目;针对破损情况严重程度偏低的档案文件，可以不进行修复或是在完成简单修复后立即落实档案数字化前整理编目。需要注意的是，如果遭遇难以在短时间内进行修复处理的档案文件，应当在实际的整理过程中附上详细说明，以此保证档案数字化建设中所拥有的档案资源具有完整性特点。

（二）推动前期整理与数字化建设的同时展开

对于档案数字化建设而言，其最大的优势在于可以利用网络完成电子档案信息的异地调取，且整个过程不会受到时间因素、空间因素的限制。而出于对提升档案数字化建设以及应用质量的考量，必须要提前落实对档案资料的前期整理编目工作;同时，为了保证数字化建设周期可以控制在合理水平，则需要推动前期整理与数字化建设的同时展开，即实现档案信息化建设工作以及档案整理编目工作的结合。实践中，可以从以下两方面入手完成：第一，依托档案数字化建设促进档案整理编目工作的展开，通过对档案数字化建设工作投入与关注度的加大，使得相应基础性工作的展开效率、质量始终稳定在良好水平，并由此实现档案信息化管理工作的升级。第二，依托档案整理编目工作的展开支持档案数字化建设加速，维护档案整理编目工作的高质量，避免其内容出现错误，为档案数字化建设奠定良好的基础支持，并实现档案数字化建设的整体效率与质量增高。

（三）重点关注档案信息质量与全面性的维护

即便档案的前期整理编目工作量相对较大，也要引入专业人员承担起工作质量的核查任务，以此达到尽可能消除档案录入信息不全面、准确程度难以保证等一系列档案资源质量问题的发生。实践中，还需要对分类、整理、电子录入等不同工作环节创设专门的标准工作制度以及管理制度，同时制定合理性更强的配套奖惩制度，以此到达更好维护档案信息质量的效果。

（四）重视相关工作人员的持续性培养

为了确保相关工作人员更加适应当前背景下档案数字化管理模式，并保证相应档案的前期整理编目工作可以切实满足后续档案文件数字化管理的工作需要，必须要在组建专业工作队伍的基础上重视对相关工作人员的持续性培养。

例如，可以积极安排相关工作人员参与全国性质的或是区域范围内的档案整理与编目学术研讨会，在会议中从信息化的视角检视档案整理工作;同时，在会议交流活动中，通过分享、研讨各自所在单位先行开展文件级档案著录工作的情况，交流工作经验和切身体会以及在现实工作中所遇到的问题，共同提出解决方案;通过对近几年来档案数字化前整理外包工作展开分析与思考，提出一些在整理业务外包模式的管理中更具参考与推广价值的建议，依托相关管理人员个人专业素养的提升，实现档案数字化前整理编目工作的优化升级。

（五）其他

出于档案数字化前整理编目工作对维护质量与效率的考量，在相应工作的展开过程中，还要着重对以下几项工作要点内容进行落实：第一，高度重视，统筹协调。切实结合档案数字化前整理编目的实际工作要求，组建起专项工作组实施档案的数字化前整理工作。第二，新建制度，严格遵守。提前制定《档案整理人员管理制度》，对劳动纪律、工作时间、工作质量、涉密保密等方面都提出明确要求，每天实行班前点名，工作台位定置管理[2]。第三，任务分劈，逐周推进。依据资料整理数量，核定每人每周档案整理数量，严格做到日结日清、周结周清，保证整体工作的推行进度。第四，流程管理，科学高效。根据档案整理的特点，安排专人负责档案排序、分类和编目、电子目录整理、后期的裁切、装订，推行团队分工协作，整理工作高效有序。

总结：综上所述，为了确保档案数字化建设工作能够高效、顺利完工，在前期落实对所有档案资源的整理编目工作是必然选择，切实依托对档案数字化前整理编目工作中常见问题的分析，通过同步落实对档案的整理及抢修保护、推动前期整理与数字化建設的同时展开、重点关注档案信息质量与全面性的维护、重视相关工作人员的持续性培养，实现了档案数字化前整理编目工作以及档案信息化建设工作的升级。

参考文献：

[1]李美雅.档案数字化前整理编目工作存在的问题与对策探究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2021（06）：132-133.

[2]马宁文.档案数字化前整理编目工作存在的问题与对策研究[J].档案时空，2016（12）：35-37.