装备制造企业文档管理系统研究与应用

时间：2024-08-31

付春雨任丽倩

摘要：本文首先阐述了建立文档管理系统的必要性及其发展现状。然后通过搭建文档管理系统架构来说明装备制造企业文档管理系统的特点。结合具体文档管理业务，本文展示了文档管理系统在实际业务中的应用，详细说明了系统中不同模块的作用及数据交互原理。

关键词：装备制造;信息化;文档管理系统;系统架构

引言

目前来说，落后的手工企业电子文档管理方式已经不能跟上现代企业电子文档管理相关工作的发展脚步，尤其是在企业电子文档管理技术发展日新月异的今天，现代化综合企业电子文档管理平台的广泛应用也为现代企业电子文档管理工作提供了有效的保证[1]。

随着企业的发展，电子文档数量的不断增加。电子文档的管理将被越来越多的应用在企业管理上，文档管理电子化是网络时代计算机信息处理的必然要求，为了提高运营效率，简化工作流程，越来越多的企业开始从纸质文档工作流程转移至电子文档的工作流程[2]。目前，公司内部流通的文档越来越多以电子文档的形式出现，为了保证电子文档的安全、快速流通和共享，使用WEB形式对电子文档的发布、审阅、修改、备份、查阅等操作是非常方便的[3]。使用这样一个电子文档管理系统，企业能节省大量的资源和人力，同时大幅度提高自己的工作效率，而准确性和安全性也比纸质文档要高很多，尽可能科学有效地将这些电子文档组织起来，统一保存，以供全企业共享，不仅有助于领导及时了解、查询各部门的运作情况;有助于各部门规范管理自己的文件;有助于部门之间随时互通有无;更将积累成为企业的一笔巨大信息财富，成为提高企业竞争力的源泉[4]。所以，开发这样一个电子文档管理系统有着很好的应用前景和使用意义。

装备制造文檔管理业务

装备制造文档管理系统需要立足于机械装备企业的产品、工艺、流程、客户及服务等实际需求，结合“多品种、小批量（或单件）、按订单生产”的生产模式，帮助生产企业提高生产经营管理效率。

为满足装备制造企业长周期计划、设计与制造协调、内外生产协调与柔性、以及大型、单件、复杂的特点，提出了图1中装备制造企业文档管理业务系统。该系统主要由业务功能构件、业务构件、基础构件以及数据库配置连接部分构成。在集成配置环境下将业务数据与数据库访问连接起来，从而实现装备制造企业中对文档的存储、管理以及调用。

业务功能模块主要是对企业中不同业务部门的文档进行存储及处理，通过业务流程构件可以实现不同部门之间数据的流通。

业务构件模块可以实现企业对文档数据的多样化呈现及存储，企业文档数据通过电子表格、表单及数据统计图等的方式呈现给业务人员。同时该模块的审批流程功能还可针对不同步骤设置相应权限，大大提高了企业数据的安全性及审批效率。

基础构件模块主要是针对文档中数据的识别和处理，增强了文档数据处理的可操作性，加快了办事效率。

通过平台XML配置文件以及数据库连接构件，可以实现文档管理系统对后台数据库信息的存储和调用。数据库存储了企业中大部分的数据文件，数据信息通过连接构件以不同的形式展现在前端管理系统中，两者之间的数据交换实现了企业对文档数据的存储和管理功能。

文档管理系统开发架构

本文结合装备制造企业文档管理业务，构建了装备制造企业文档管理系统的基本架构。该管理系统具有如下特点：

集中统一的管理：目前各部门都有相应的文档，各自存储，存储方式也不尽相同，容易丢失、查找困难。文档管理系统要实现统一的数据中心，集中进行文档管理。整个企业采用这个文档管理服务。

信息共享与权限：文档可以通过设置进行共享，加快文档的传递;对于机密文件和个人私密文件，可以通过权限控制杜绝他人访问或者允许个别访问。

及时更新文档发布：对于个人需要关注的、或者他人推荐的文档第一时间反应出来。

设置流程：可以根据电子文档的处理流程、制度规则及管理办法，定制该文件的流程。在不同流程步骤可以设置不同的处理权限及共享方式。

数据库存储：搭建数据库，将不同文件或同一文件不同流程状态赋予ID值用于数据存储，该ID值具有唯一性。建立前端显示与后台数据库的链接，根据不同需求调用、查看和存储文件数据。

全生命周期管理：电子文件具有易修改，传播性强的特点。在企业各部门之间建立一个电子文档从产生到永久保存或者销毁的全生命周期管理体系可以实现对电子文件的状态监控，更有利于企业各部门之间的信息交流，从而实现不同管理内容和要求的无缝链接。