信息技术在档案管理应用中的问题与对策

李柯霏

摘  要： 在新时期的事业单位档案管理工作开展中，在档案管理效率及质量方面的要求逐渐提升，要求在实际管理中可以合理地应用更有效的技术 手段，而其中十分重要的技术就是信息技术。随着经济社会和网络信息技术的发展，信息化档案管理安全面临一些隐患，需要引起我们足够的重视，采 取有效的防范措施，排除所面临的隐患，确保档案安全。

关键词： 信息技术;档案管理

引言

档案信息资源是组织机构必不可少的内部资源，由开发人员进行具体 的开发与研究，并且进行二次应用，才能够显示出真正的价值。随着我国 社会不断发展，社会经济十分活跃，对于档案的管理工作，也提出了新的 要求。各个机构和部门的档案管理工作，需要符合时代发展的要求，来更 好为社会做贡献。在信息网络环境下，信息传播方式发生了很大的变化。 档案管理，本质就是信息的管理，因此信息网络时代，对于档案的管理， 要更多地放在信息化的建设上，利用信息网络手段，来加强档案智能化的 应用效果。

1 当下档案管理工作存在的问

1.1  档案管理的体制较为陈旧

在信息时代，档案管理体制已经表现出很大的缺陷。首先，当下的档 案管理工作体制，都是计划经济时期建立起来，具有很大的党政机关的档 案管理色彩。主要表现在分支机构和人员数量众多、对于档案信息过于敏 感、档案管理的手续和流程十分复杂等。其次，随着市场经济的发展，企 业的生产和服务都发生了很大的变化，已经逐步向现代企业的模式过渡。 企业的档案管理工作已经与企业的自身发展不相符，档案管理工作已经跟 不上企业与时代发展的潮流。另外，信息网络的普及，使得信息呈现大爆 发的状态，传统的档案管理工作已经无法进行有效的处理。而落后陈旧的 档案管理体制，对于信息网络的发展所带来的信息传播、存储等的变化， 没有及时进行有效的对接，使得众多信息没有进行归档。尤其是在职工信 息的管理中，存在着很大的缺陷。职工在入职、离职等环节中，会涉及自 身档案的转接问题，落后的档案管理制度，使得职工在处理个人档案的过 程十分烦琐，对职工造成很大的困难。

1.2  信息化档案传输过程中的安全问题

在信息化的档案管理中，计算机系统的不一致使得档案管理也有着 不一样的管理方式。而有些档案信息随着时间的推移，也会增加数据的占 比，构成形态也变得各式各样，以及档案管理工作人员在电子档案保存时 的格式不统一，加上档案信息的来源比较广，而档案管理不同软件所生成 的电子档案格式也不一定相同，从而增加了档案的安全风险。而网络又有 开放性特点，因此在对电子档案的管理过程中要注意计算机系统的不足和 漏洞，才能有效避免网络病毒和黑客的非法攻击，否则会导致档案信息管 理系统遭到破坏，使信息泄漏。但是当前的信息安全技术的发展还存在着 不足，不能很好地保证信息化档案管理的安全。加上我国的一些信息化管 理设备仍依赖于进口设备，安全隐患更大。

1.3  管理人员不具备电子档案管理的能力

虽然目前企业在经营和生产的过程中，正在普及对信息技术的利用， 然而企业并未重视电子档案的管理，一些档案管理人员并没有充分认识对 档案进行电子化管理的重要性，自身的信息素养无法满足电子档案管理 的要求。一些电子档案管理人员在管理文档时，没有完全发挥信息技术的 优势对文档进行统一归类和编号，也没有根据实际情况对重要文档或者机 密文档进行备份，这些不规范的行为都会给电子文档的存储和提取带来隐 患。由于管理人员的电子档案管理能力比较低，运用信息化技术的能力比 较差，因此在实际管理过程中，无法采取规范的管理措施，电子档案的提 取和价值挖掘程度比较低。

2 信息时代企业电子档案的管理策略

2.1  健全信息化档案管理安全保障系统

应建立健全信息化档案管理的安全保障系统，加强档案信息管理程 序，聘请专业人才管理信息化档案，确保其安全。档案管理系统应采用正 版的杀毒软件，才能在工作时避免木马病毒的攻击。制定符合实际且具有 约束力的信息化档案管理制度，落实到档案管理的每个环节中。还应建立起档案管理责任体制，在工作中如果谁出了错就要负起相应的责任，互相 监督。建立起安全的档案信息保障系统，才能推进信息化档案管理服务和 工作的进一步提升，让档案管理工作开展得更加顺利。可在档案管理工作 中让工作人员进行互相监督，以防发生细节上的错误而未及时发现，对档 案信息化管理造成极大损失。档案管理机構的领导可以制定赏罚分明的政 策，在工作过程中没有发生过错误的，可以进行奖励;而对于出错的员 工，进行指正，让其在管理工作中更加小心仔细，让安全保障系统更加安 全可靠。

2.2  增强档案管理人员的专业素养

企业在利用信息技术进行电子档案管理时，首先需要注重档案管理 人员的专业素养和信息素养。企业可以不断引进大数据技术和其他信息技 术，方便电子档案管理人员在日常中学习和使用。通过培训，培养复合型 的电子档案管理人员。同时，企业可以结合自身实际情况，加强档案管理 人员队伍建设，招聘一些综合素养高、拥有长期档案服务经验的人员，充 实档案管理队伍，总体提高档案管理部门的管理能力。企业还可以与相关 软件开发公司进行合作，研发一些适合企业内部档案管理的软件，并进行 定期的设备维护，对高科技平台和计算机网络进行硬件和软件方面的升 级。既要提高档案管理人员的素养，也要使档案管理平台不拖后腿，才能 综合提高档案管理的效率和质量。

2.3  构建专业化档案信息网

就当前事业单位内的档案管理而言，通过信息技术的应用实现档案 管理效率的提升属重要任务及要求，然而很多事业单位及档案管理人员， 在应用信息技术开展档案管理发对这一点仍不够深入，存在一定的认识误 区。为能够使这一问题得到有效解决，事业单位及档案管理人员需要进一 步加强计算机程序的合理应用，而计算机程序在信息技术中属于一部分内 容，很难实现信息技术优势的充分发挥。所以，在利用计算机程序开展档 案管理工作的过程中，还需要对网络技术加强应用，以便在事业单位内形 成专业性的档案信息网络。在事业单位内的档案信息网络得以形成的基础 上，在档案管理中可使完善的沟通机制形成，且能够在档案管理中实现信 息通道的扩展，更为重要的一个方面就是在形成档案信息网络的情况下， 有利于简化档案管理流程，实现更便捷的档案信息传递，提升档案管理效 率，保证档案管理取得理想成果。

3 结束语

综上所述，在信息时代下，我国的社会发展趋势已经逐步向智能化和 信息化方向转变，在大数据、云计算等技术的影响下，企业的档案管理工 作必须向信息化方向进行转型。在转型的过程中，企业必须要加强自身的 档案管理能力，建设一支优秀的档案管理队伍，不断完善企业内部的管理制度，使档案管理能够及时进行转型，促进企业的改革与发展。

参考文献：

[1]张立春.试论现代信息技术对企业档案管理的影响及对策[J].视界观， 2021（2）：258.

[2]贾广轩. 电子信息技术在档案管理中的有效应用[J].企业改革与管理， 2019（2）：29-30.

[3]马春华.信息技术管理视域下企业综合档案室的建立与管理[J].现代营销 （经营版），2020（3）：153-154.

[4]辛凤.探讨企业电子档案管理中存在的隐患及应对方案[J].价值工程， 2020， 39（12）：275-277.

[5]郑宁芳. 电子档案信息化管理及信息安全技术防范[J].企业技术开发，2010， 29（12）：98-99.

1273501705398