基于办公自动化环境下文书档案管理的思考

何忠梅

摘 要：如今信息技术的发展十分迅速。在网络技术被应用于人们生活的各个方面的背景下，使得企业文书管理产生了很大的变革。在办公系统逐渐向自动化改变的过程中，文书档案的管理对各单位部门的发展起着至关重要作用。

关键词：办公自动化;文书;档案管理;研究

随着国家经济的迅速发展，自动化技术越来越新颖高超，已逐渐渗透到各个技术领域。但在现如今情况下，以办公室为背景的文档管理制度还存在着制度落后，管理人员素质地下等各项问题，影响着文书档案管理的质量，于此，本文针对办公室环境下的文档管理展开了探究及思考。

一、以办公室为背景的文书档案管理特点探究

1.1文书档案的管理更加容易控制

在我国传统文档的管理过程中，因为大部分文档都是纸质材料，数量庞大，因而工作人员在进行文档整理的过程中，只能按照相应的方法进行整理，然后在将整理好的文件转换成文书的档案。但是在办公室的环境下，自动化技术应用其中后，工作人员只需要进行简单的系统操作，便可以对纸质文件进行了解，之后便可以直接利用系统把文件和档案进行整合，从而使得文书的档案整理时间大大的减少，使得管理更加容易控制。

1.2以自动化技术为基础的文档管理

由上一段落可知，我国传统的文书档案都是由工作人员进行手动整理分类的。档案工作人员负责档案整理的全过程，从而使得工作人员任务量不断增加、压力增大。但在这种自动化技术下的工作管理，使得文件整理工作全部自动化，只需要网络、信息部门等等各部门相互配合，就可以使得档案管理工作轻松进行，并且速度远高于手工整理。

1.3管理工作效率的提升

在我国的传统的文档整理工作中，需要很多人进行文档的阅读和分类，然而文件数量十分众多，工作人员又有限，所以使得文书档案的审阅效率十分低，也没有上升的趋势。但在自动化趋势下，所有的文件都是通过系统对软件的统一整理，只需要几个工作人员通过系统软件进行统一整理即可，这样就可以在杂乱的情况下，顺利的完成文档的整理工作，使得管理工作效率直线上升。

二、当今办公室自动化环境下文书管理所存在的问题

2.1管理制度有所缺陷

当今，我国的书案管理制度十分不完善，有的文书管理制度存在着不少的漏洞，因此，在管理的过程中，使得文书管理的质量一直低下。并且在出现文书责任问题时，责任还会不明确，在一定程度上降低了我国的书案管理质量。

2.2管理人员素质有待加强

随着国家信息化的不断进步，很多单位的任务便是加强文书档案的管理工作。但是如今阶段有着不少管理人员素质低下的情况，举例来说，部分人员不具备书案知识，没有信息管理能力，并且很多人员对工作的信息技术的了解并不透彻，导致了很多的先进设备得不到正确的使用，因此，在管理的过程中，就会产生各式各样的问题，导致我国这部分的管理工作发展十分缓慢。

2.3引入先进技术的过程并不理想

我国的文案管理都早已引入了先进技术，但是仍然缺少安全性，一旦文书档案的信息泄露，就会形成一種无法挽回的局面，因为在目前情况下，针对相关情况我国还缺少相关的解决办法。在此种情况下，也使得工作人员无法分辨档案的真假，对档案的管理工作造成了十分恶劣的影响。

三、对如今档案管理所存在问题的解决对策

3.1完善文档管理体制

随着世界经济的飞速晋升，想要保障管理工作的顺利发展，各单位及相关部门就必须要进一步完善档案的管理体质，大致可以从如下的几个方面进行。首先，单位的上级领导必须要根据相关实际情况，对文书档案管理的各个环节进行规范，并且将文件中的管理控制工作流程加入到整个管理体系之中，从而保证管理工作的有序进行。其次，单位必须要强化对管理部门的统一管理指导，避免在管理的过程中出现责任归属不明确，工作不合格的情况。最后，必须要保证文书档案的管理工作足够细节，在电子文件进行保留文件时，留好备存，对文件进行单独管理，定期对文件中的无用资料进行清理，保证文书的安全和有效性。

3.2提高管理人员素质

在当今情况下，人们的学历虽然都已经到达了一个很高的水平，但他所从事的事业知识或许并不健全。所以，在提高文书档案管理人员的专业素质的情况下可以在这几个方面进行。首先，在进行人员聘请的时候，一定要设置好人员录取的各项资格线，只有管理人员拥有完整的专业知识体系，才能够使得工作更加的合理有效，更加的顺利进行。其次，要定期对在职的管理人员进行工作培训，为他们讲解新型工作步骤流程，并让他们学会一些保护文档的措施，避免文书信息发生泄漏。

3.3聘请新型人才，促进保密技术的升级

随着我国经济社会的发展，办公室自动化的发展早已经成为了一个势不可挡的发展趋势，在这种情况下，要想更加安全的保证信息的安全，就需要采取一定的措施，加强书案的保密技术，将重要的资料更好的保存起来，使得文书信息不得泄露，提高文书档案的管理质量。

结束语

总的来说，随着世界、国家、社会的经济发展，科学技术的脚步早已加快，因而在技术突飞猛进的情况下，这便对我国的办公室环境下的文档管理提出了十分重要的要求。所以，相关的人员、技术要跟紧当今时代信息化的发展方向，保证我国的文书档案管理能够与新形势相适应，使得办公室自动化在实际中，能够最大程度的实现完整性和真实性保存的目标，促进书案管理工作能够走向标准化和规范化。

参考文献

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