试论大数据时代的企业档案信息化建设

李楠

摘 要：随着信息技术的快速发展，社会经济水平的不断进步，在信息化背景下，在大数据时代发展中，企业档案信息化建设的步伐也在加快。企业档案信息的管理与发展，实际上是对企业无形资产的管理，企业档案保存着企业发展的重要信息，也记录着企业的重要经营活动和发展决策，在企业不断发展与进步中，档案信息的种类和内容不断增加，这就需要采用先进的技术手段，提高档案信息管理的质量和效率，保证其完整性和可靠性。

关键词：大数据时代;企业档案信息化;建设

引言

企业在发展的过程中，档案信息也在不断的增加，对企业档案信息管理也提出了新的要求，要求加快企业档案信息化建设，提高档案信息管理效率。但是在当前的大数据时代下，企业档案信息建设还存在一些问题，本文就这些问题进行分析，并提出了在大数据时代企业加强档案信息化建设的方法。

一、大数据时代企业档案信息化建设的重要性

（一）大数据时代企业档案信息化建设是档案管理发展的要求

随着时代的发展，档案管理从传统的纸质档案管理延伸到电子档案管理，文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展趋势，要求档案工作紧跟社会信息化步伐，加快档案信息化建设。传统的档案管理方式是将纸质档案经过收集、整理、归档，统一保管在档案库房中。涉及档案查询利用时，需要根据档案目录等检索工具进行查找、定位，再到库房中调档，利用效率较低。这种方式显然已不适用于高速发展的信息社会。将纸质档案转化为电子数据保存在信息化设备上，有利于高效检索所需档案信息，提高工作效率。

（二）大数据时代企业档案信息化建设是企业信息化建设的要求

随着信息技术的迅猛发展，在激烈的市场竞争中，一个企业需要存储和处理的信息越来越多，为合理配置资源，在市场竞争中获取主动权，提高企业信息化水平势在必行。企业档案作为企业发展的重要战略资源，真实地记录和反映了企业生产经营和管理活动各方面的信息，其管理水平是衡量企业现代化的重要标志。在大数据时代背景下，加快企業档案信息化建设是企业信息化的必然要求，也是增强企业竞争力的重要手段。

二、大数据时代企业档案信息化建设现状

（一）档案管理人员的专业水平较差

在众多的企业中，研发人员是企业创新能力的根本所在，也决定着企业是否具备强大的竞争力。所以，企业对他们进行了高度的重视，不惜花费大量资金来支持他们的研发工作，往往却忽略了管理企业档案信息化建设的人员。在招聘过程中，聘用了一些专业水平低、综合素质差的管理人员，这就造成了今后企业的信息化建设管理方面的一些困扰，使企业呈现出管理观思维不在前沿、管理体系极度落后的局面。

（二）缺乏合理的信息化标准

随着信息化进程的不断加快，许多企业已经将信息化技术应用于企业档案信息的管理，但由于信息化建设目前尚在发展阶段，还是会存在很多的问题。因为不同行业中的企业，其目的、发展方向等都是不同的，所以在企业建设档案信息化的过程中，很难达成一个统一的标准，这样就会使得在管理上存在较大的随意性，因为不同企业之间的沟通交流不到位，也不是很协调，而且在信息共享方面做得也不是很到位。企业内部的各部门都具有很强的独立性，这就会使得在信息化建设的过程中无法形成一个统一的整体，就会限制企业在档案信息系统功能的发挥，不能达成一个明确的目标，在管理上也会缺少一定的规范性，这样会在一定程度上对企业档案信息化发展造成阻碍。

三、大数据时代的企业档案信息化建设措施

（一）提高大数据时代企业档案管理人员的专业水平和综合素质

提高企业档案信息化建设管理人员的专业水平和综合素质要从如下两方面做起：

1.不断加强人力资源管理

一个企业，不仅要发展，更重要的是要能够长期稳健地发展。在各个企业内部，其管理模式对于企业的发展方向有着重要的意义，尤其是人力资源部的管理者，他们决定了企业未来会招聘什么样的员工，因此，人力资源部的管理者要具备识别人才以及充分调动人力资源的能力，把提高员工的综合素质作为工作的首要任务，不断强化管理观念，争取最大限度地发挥员工的潜在能力。因此，不断加强人力资源管理至关重要。

2.完善企业员工培训体制

在招聘员工后，各个企业要对其定期地进行统一的培训，但是，就当前调查报告显示，许多企业由于资金的短缺以及没有完善的培训体制制度等各种原因，导致他们没能提供给员工有价值的培训。所以，在企业的内部，存在着诸多综合素质低下的工作人员。因为员工没能接受到相关培训，所以在工作过程中，总会出现这样那样的问题，久而久之，就造成了大数据时代企业档案信息化建设管理体系落后的结果。

（二）建立科学合理的档案信息管理系统

一是要将原来的纸质版档案尽快转化成电子版档案或数字化档案，而且要尽量加快整个转化的过程。同时，还要用统计学的方法和原理对数字或电子档案分门别类地进行整理、保存。二是要结合企业实际，利用先进的技术手段，开发出对自身发展有利的档案信息管理系统，让档案信息管理系统充分地与企业的各项业务系统紧密结合，这样才能确保在档案收集时做好前期的管理控制工作，并确保数据的完整性，让数据的更新可及时传递。此外，通过采取云计算技术，能在更深的层面上对档案数据进行有效地分析及处理。三是要将动态管理和横向、纵向的分析进行融合，在通过纵向的时间线对比分析档案数据时，也需对比其他部门、同行业的其他公司甚至于其他行业，将对比分析得到的信息、数据进行收集、汇总，剔除掉其中没有价值的信息，留下有用的一部分，这样才能在一定程度上确保数据信息的准确和真实。

结束语

在整个市场经济大环境下，对企业档案进行信息化建设，是大数据时代不容置疑的需求，也很契合时代发展的规律。档案管理人员应转变思想观念。与此同时，企业自身也必须完善现有的档案信息管理系统，或重新建立一个新的更为完善的档案信息管理系统，如此方可促进企业的发展，从而体现出档案管理在企业发展中的价值，从根本上提升企业效益。

参考文献

[1]叶丹丽.大数据时代企业档案信息化建设[J].科学技术创新，2017（1）：193-193.