数字资源长期保存的方法及成本分析

赵小鹏

数字资源保存的目的是保证未来用户可以检索、获取、浏览、理解各种数据和记录，它是一项长期的需要大量投资的工程。目前我国仅有少数几个文献机构开始了相关研究和试验工作，而在欧美、澳大利亚等国家，数字资源长期保存方面的战略研究和应用已经取得了一些进展，并开展了一系列的研究项目，积累了大量的知识和经验。

在数字资源保存中，需要保存数字信息本身及相关技术、方法和工具，包括保存数字比特流，保存数字格式与处理信息，保存数字信息处理环境，保存数字信息的验证和管理机制，保存数字信息的组织和利用环境等。这些均需要成本核算与因素分析。成本核算分析，主要是利用成本核算及其他有关资料，全面分析成本水平与构成的变动情况，系统地研究成本变动的因素和原因，挖掘降低成本的潜力。通过分析，可以正确认识和掌握成本变动的规律，有利于实现降低成本的目标，并为编制成本计划和制定新的经营决策提供依据。对数字保存成本进行分析可以明晰各种费用支出，合理调配各种资源，为寻求降低成本的方法提供一些思路。数字资源长期保存的成本一般包括：固定成本、技术成本、基础设施建设成本、人员成本、组织管理成本、可变成本和更新资源成本。

1.选择数字资源的不同保存方法

目前常用的两种保存方法是迁移和仿真。迁移是把数字信息定期从一代计算机上迁移到新一代计算机上，仿真是对原始软硬件、操作系统的模仿，从长期保存来看，这两种策略都是很昂贵的。使用迁移法对数字资源进行格式转换的代价较高，仿真法需要的是更多的初始投资。迁移法的实施对象不是一个数字资源的整体，而是单个对象，需对集合中的每一个数字对象单独进行转换，因此迁移法的费用与需要转换的数字资源集合的规模有直接关系，规模越大，所需费用越多，而仿真工具是应用在一个数字资源集合的整体，其使用费用不受数字资源集合规模的影响。保存策略将对数字资源生命周期的管理及所需的相关费用产生非常重要的影响，反过来，保存费用的预算也将决定或限制保存策略的选择，对一个具体的机构而言，是采用迁移法还是仿真法，要视机构的保存时间、保存目标、资金等具体情况做出选择。

2 数字资源保存的成本因素

2.1 物理环境方面。物理场所主要包括安放服务器和相关设备的空间、足够的办公室空间、安全防护设施（如防静电地板、防盗装置、空调系统）等。数字保存活动需要在一定的空间场所实施，对环境条件要求较高，这部分开支是必须的。服务器用于数字文档的储存和长期保存的管理，把开发、测试和生产等各种设备分开安装，可以减少风险、提高效率，但相应地会增加保存成本。

2.2 硬件方面。主要包括以下成本：存儲数字文档的服务器，磁带、磁盘或其他存储介质，备份设备，网络通信费用等。文档的保存需要硬件设施，如果对需要存储的文档规模有大致的了解，就可以对购买存储介质的成本进行评估，以便有足够的预算来配置相应的存储设备。保存系统接收来自不同地方的大量数字文档，需要高速的线路或灵活的、能够容纳不同负荷的线路，因而网络设施也是很重要的不容忽视的成本。

2.3 软件方面。主要包括操作系统、安全管理软件、文档管理软件、新/旧应用软件、显示程序、通信软件、数据库使用许可等费用。这一部分涉及到购买操作系统的问题，同时需要系统保护软件（防止病毒以及未授权的获取等），也需要具体的软件来获取和存储数字记录。另外，每一个进行数字保存的机构，不管其规模大小，都需要文件管理系统（Document Management System，DMS）或文档管理应用软件（Records Management Application）。存储系统要提供对存储文档的获取功能，这就要求除了普通的存储软件外，还需要具体的应用软件或显示软件，以便用户能显示或使用存储的记录。在准备这些预算时，也不要忽视通信软件和网络数据库使用许可费用。

2.4 人员成本。人员是一个很大的成本影响因素，对不同的知识库进行成本分析的结果一致表明，人员成本占总体成本的69%-82%。数字保存的整个过程都离不开人员的参与，不同的工作需要相应的工作人员担负不同的任务。数字保存不仅需要专家，也需要管理人员、信息技术人员、提供服务的人员等。

成本分析的根本任务是挖掘降低成本的潜力，促使单位以最少的劳动和资金消耗取得最大的使用价值和效益。数字资源保存的成本与机构的其他开支是分不开的，数字资源保存主要是保存其长期的获取，因此，数字生命周期所有部分的成本都是相关的，甚至数字资料制作的成本也是成本因素的组成部分。对数字资源而言，资料的制作和保存之间的联系尤其重要，因为数字对象制作的方式影响着如何实施保存计划，同样，保存阶段所做的决定影响着资料将来如何被存取，因此说保存的“成本”在资源被制作时就开始了。但至今还没有一种正式的机制可以确保数字资源长期或永久地得以保藏和使用，也没有一个国际性的数字资源的法定存储处。如何在长期存储和降低成本之间寻求一个平衡点是一个亟待人们探索的问题。