档案收集整理工作存在问题及应对策略

李彩霞

摘要：档案对于企业的发展是非常重要 的，档案作为一种无形的资产影响着 企业的整体发展，同时对企业的管理 运营也具有重要的意义，当前各个领 域对档案的管理工作不太重视，没有 从根本上认识到档案管理的重要性， 同时每个企业对档案管理的水平也存 在不同，管理水平参差不齐，存在许 多的漏洞和不足，这样会阻碍企业未来发展。收集整理是档案后期开发利用的重要基础。只有做好档案收集整理工作，后期档案信息资源的开发利用才有保障。

关键词：收集整理;档案研究;策略研究

档案收集是指档案管理部门按照有关规定对档案收集范围内的相关部门和单位所形成各类有价值的档案材料进 行查找、汇集的过程。当前部分基层单位在档案收集整理工作中还存在重视程度不足、执行和操作出现偏差等问题，需要引起我们的重视，采取有针对性的应对策略，及时加以解决，推动档案工作健康发展。

一、当前档案收集整理工作中常见的问题

档案收集整理工作是档案工作的基础环节，虽然国家已经针对档案收集整理工作出台了相关法规细则，但在具体落实过程中存在一些问题，直接制约了档案的后续开发利用。

1.档案收集不完整

档案资料收集不全而缺少必要材料的现象时有发生。一些单位档案机构对档案收集把关不严，未严格落实档案归档范围的有关规定和制度，将一些必须归档的档案作为一般材料处理，并没有纳入到档案收集范围之内。一些单位对于档案收集工作重视不够，档案收集马马虎虎，有的 常见的档案资料都没有收集齐全。特别是在单位人事考察 和干部调动时，由于档案内容不全，不仅影响干部提拔和 人事调动，由于也需要档案部门迅速补齐相关档案，工作人员不得不为此焦头烂额———不仅影响了档案工作的正常开展，也影响了档案部门的形象。

2.档案整理不规范

虽然国家针对档案整理出台了各项制度、办法及细则，档案部门也针对档案整理出台了配套措施，但仍然有基层档案管理部门在档案整理过程中并没有严格按照各项制度和技术要求加以落实，档案材料排列无序，卷内缺少卷内目录，档案材料没有进行系统排列、编号，很多档案材料“眉毛胡子一把抓”，缺少重点。在材料鉴定方面，归档材料鉴定缺失，部分档案材料没有经过严格鉴定，缺少关键要素，很多档案材料缺少公章、意见、签名、时间等。由于关键要素的缺失，很难反映出档案材料的真实性，相关人员不得不重新对档案内容进行补录，不仅耽误了时间，也影响档案管理后续工作的开展。

二、档案收集整理工作中常见问题的应对策略

档案管理部门应该重视档案收集整理工作，明确档案收集整理工作的价值和意义，采取积极有效的应对策略， 推进档案收集整理工作的规范化和现代化进程，进一步提升档案质量。

1.坚持档案收集整理工作的基本要求

档案收集的基本要求。在档案收集工作实践中，档案工作人员应严格遵守档案收集的相关要求，尽量保证档案收集的完整性和系统性，确保所收集档案材料真实准确。特别是面对复杂错综的档案收集工作时，一定要耐心细致，确保档案收集不遗漏、不偏差。

档案整理的基本要求。整理过程中既要遵循档案整理的相关要求，也要对档案内容的真假进行辨别，有疑问的及时考证。按照分类细化的原则对档案资料进行组合和编目，确保档案整理工作的系统性、标准性和有序性。应加强与相关部门的协调合作，确保档案内容真实有 效，分类整理科学合理、符合实际。

2.完善档案收集整理工作制度

应结合档案收集整理工作出现的新情况新问题，进一步完善档案收集整理工作制度。进一步细化明确档案的收 集时间、收集范围、保管期限、注意事项等，为档案收集整理工作开展提供制度依据。同时，档案形成部门也应该结合实际情况，明确具体责任分工，认真落实相应的配套 措施及配合收集工作任务。档案管理部门应加大对收集整 理工作制度的落实力度，确保各个部门都严格按照相关制 度落实档案收集整理任务。此外，档案管理部门也应该加 大对各个部门兼职档案管理人员的教育和培训，进一步提 升档案管理人员的业务能力和素养，为档案收集整理工作开展奠定坚实的组织人力基础。

3.建立差异性收集机制

在档案收集整理工作开展过程中应避免“眉毛胡子一把抓”现象，正确地看待档案收集整理工作的差异性，明确不同类型的档案应采取不同的收集方式方法。特别是很多部门在工作性质和档案类型上会存在明显的差异，这就需要结合档案收集整理工作实际，制定差异性归档工作机 制。例如文书档案可以按照月电子归档+年度纸质归档模 式，文书档案生成部门可以每月将电子档案目录提交给档 案管理部门，让档案管理部门对文书档案形成部门的工作有具体的了解，在年终时移交所有的纸质实体档案，提升档案工作的精准度和系统性。而对于科研档案和基建档案而言，应该按照科研项目和基建工程的进程及时归档，并 明确归档渠道，落实好归档责任人。这样采取差异性的收集机制，不仅能够提升档案收集效率，同时也有利于后续档案管理工作的开展。

4.发挥信息化手段的优势

当前档案信息化建设已经取得了阶段性成就，各地档案部门也充分运用信息化手段完善了档案信息收集平台。 在此背景下，应该继续发挥信息化手段的特点和优势，建立档案信息化收集渠道，实行预归档机制，档案形成部门 可以将每月生成的档案以电子文件目录的形式上传到档案管理系统，为年终统一归档做好准备。同时档案管理部门 也可以通过档案管理系统对各个部门的归档情况有全面了解，进而更加精准地掌握档案流向，提升档案收集的精准性。此外，档案部门也应主动作为，做好业务指导工作，深入档案形成部门进行业务指导，对档案工作情况进行系统检查和督导。档案收集整理工作是档案后续工作开展的基础，档案机构及其工作人员应树立认真细致的态度，运用科学有效的工作方法开展档案收集整理工作，切实将其做好。

参考文献：

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