城建档案在线接收实践与研究

张春颖

【摘要】城建档案在线接收是顺应互联网+和大数据技术而实现的一次流程再造，是顺应行政审批流程实现从“线下跑”向“网上办”和落实“最多跑一次” 改革的重大举措。建设单位随着工程进度在互联网上实时报送所产生的城建档案，城建档案接收单位在线实时审核并反馈审核结果，将工程竣工时的线下审核和整改时长分解到工程建设的全过程，并在线上报送中自动采集项目信息、工程信息、案卷信息等大数据。由于在线接收是对传统接收模式的创新，难免会遇到诸多问题，本人在实践中，对存在的问题和解决方案进行深入的研究。

【关键词】城建档案;在线接收;实践与研究

随着科技的进步，城建档案接收的方式方法也在不断的创新，从最初的纸质档案接收，到纸质档案和电子档案（和纸质档案完全一致的扫描件）同步接收，再到电子档案在线接收，每一次的创新，都意味着接收流程的再造。笔者参与了青岛市城建档案馆这三次比较大的流程再造实践，并对正在实施的城建档案在线接收所遇到的问题及解决方案进行了研究。

1、在线接收的意义

城建档案在线接收是顺应时代发展和科技进步的必然趋势，是提高管理水平和服务效率的较好方式，是互联网+和大数据时代的要求，是实施数字山东发展规划（2018-2022）、逐步实现从“线下跑”向“网上办”和落实“最多跑一次”行政审批流程改革的重大举措。

2、在线接收实践

青岛馆正在推进的城建档案在线接收报送建设单位报建端整体流程为：

档案馆审核端整体流程为：

具体操作为：第一步在线注册，互联网上在线录入注册信息上传必要附件，无须到馆;第二步工程项目登记，在线著录项目、工程级著录单;第三步项目申报，选择申报工程，电子文件收集并选择对应目录上传电子文件，按照项目进度，分阶段在线提报实体档案电子版;第四步电子文件提交、审核整改;審核问题在线反馈，直至通过审核;第五步电子文件和纸质文件同步整理、提交审核整改，可以任意选择电子文件组成案卷;第六步验收申请，电子案卷审核通过后进入验收申请;最后纸质档案移交和电子档案同步导出。所有审核全部为同步在线审核，审核问题一次性在线反馈。大大解决了报建单位抱着档案频繁跑，积压式移交等问题。

3、在线接收依据的标准及技术要求

3.1 依据标准

《建设工程文件规定规范》（GB/T50328-2014）;《建设工程档案数据采集标准》;《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）;《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）;《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）等。

3.2 技术要求

电子文件格式要求：一是双层PDF（可检索式PDF）;二是分辨率不低于200DPI（带图章彩色扫描）;三是纯文字类OCR识别率不低于95%;四是以卷内目录为单位形成多个多页或单页PDF。

图像处理要求：一是扫描后形成的影像文件要进行去污、旋转、纠偏等优化工作，保证处理后的影像清晰端正，且有效信息与档案资料完全一致;二是方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯，对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等，应进行去污处理;三是图像空白处污点必须去除，内容周围可适当去除，处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。

4、在线接收存在的问题

4.1 传统观念问题

无论是城建档案管理人员还是城建档案报送人员，对以往的报送流程都非常熟悉，而在线接收应用了互联网+以及各类电子文件制作设备、各种电子文件格式转换软件等先进技术手段，使得传统的纸质档案报送及审查方式变成了计算机网上报送及审核，因此存在执行起来都不太适应，对在线接收有畏难情绪等问题。

4.2 人员素质问题

受现有城建档案从业人员年龄结构、知识结构以及人员频繁变换，接受新知识新技术的能力不强、整体素质不高等因素影响，存在在线接收流程的推行遇到了很多的具体操作上困难等问题。

4.3 软件友好问题

一是存在档案在线接收系统与原有系统功能和数据融合问题，例如：在实现档案在线接收之前，城建档案馆大多实现了文件级（或案卷级或目录级）检索，文件级数据基本是JPG格式，而在线接收文件级数据是PDF格式，转换或融合不好，在档案检索查询利用上会出现错误;二是存在软件智能化程度有待提高，一般性的审核比对工作不能通过编程交由计算机来完成问题，例如：一些复检报告汇总表与报告的比对工作等;三是存在档案在线接收系统客户端不够友好，文件级著录时造成大量重复录入问题，例如：竣工图编制单位及编制日期对于同一个单位工程应该是不变的，竣工图按文件级著录上传时应默认，免得每张竣工图著录时都要重复录入等等。

4.4 上传档案质量问题

一是由于以往报送的项目竣工档案电子版都是JPG格式，而在线接收要求上传PDF格式，一些建设单位现有的扫描仪不能直接扫成PDF格式，需要先扫成JPG格式后再转换成PDF格式，存在转换质量不高，上传的图像清晰度不高、不正，修边不整齐，著录不规范等问题;二是存在上传的纸质档案制作质量不高造成其电子版质量不高等问题，例如：档案原件不清楚、不正，缺少签字，缺少日期，公章不清等等。

4.5 管理问题

一是存在城建档案管理机构制定的在线接收规则及要求不够完善和优化，审核效率及服务水平有待进一步提高等问题;二是存在城建档案报送单位对档案在线报送认识不高、重视不够、资金设备投入不足等问题。

5、解决问题的对策

5.1 加强培训提高行业整体水平

一是加强档案在线报送流程、技术标准等相关知识线上线下培训，提高城建档案从业人员技能;二是将操作指南、标准要求等制成视频或PPT放到网站上供建设单位下载学习;三是召开座谈交流会、现场观摩会等形式，编制档案报送标准案例，提升档案在线报送效率、质量和水平。

5.2 强化服务提高在线报送档案质量

一是档案管理机构业务人员要深入建设工地进行指导服务，及时答疑解惑，解决建设单位在竣工档案在线报送中所遇到的问题;二是要定期深入建设工地进行督查，对不按工程进度编制竣工档案，假数据、假公章、假签字、粗制乱造等违法行为进行行政处罚，并将违法行为纳入诚信档案。

5.3提高城建档案管理水平

一是不断地完善和优化城建档案在线接收系统流程，进一步提升系统软件的智能化水平，更加方便建设单位使用，提高档案在线报送及审核效率;二是城建档案管理人员要紧跟时代发展步伐，加强专业知识和法规学习，不断地提高和完善自己，加强建设工程档案前期和过程管控，把业务指导、监督检查、业务培训工作超前部署，在建设项目前期做好告知工作，加强事中事后监管。

结语：

时代在发展，科技在进步，随着电子签字签章应用的普及，不久的将来，我们要的竣工档案电子版将会是电子签字和电子签章的档案电子版，而不是扫描件（图像）。那时，城建档案的管理模式和接收流程还会随之改变，但只要我们服务兰台的初心不变，我们就一定能解决好变革中遇到的问题和挑战。