浅谈工程资料管理对项目管理的重要性

韦明晓 杨梅芬

摘要：建筑工程资料是工程管理、工程质量评定的重要依据，反映着建筑工程的质量和进度，在整个建筑工程实施阶段起着不容忽视的作用。本文分析了建筑工程资料管理常见问题，并提出工程资料规范管理的实施要点，期望对提高建筑工程资料管理水平有所帮助。

关键词：建筑工程;资料管理;规范管理

伴随着我国工程建设水平的不断提高，几乎所有的建筑工程除了要涉及到建筑技术外，还会涉及到各种信息、资料的收集、整理、分类等工作，这些工作对建筑工程来说有着举足轻重的作用。资料管理工作几乎贯穿于建筑工程建设的整个过程之中，每一个环节都需要进行资料的整理。如果建筑工程的资料管理水平较低或是缺失，将会造成工程后期的管理与维护缺少数据支持，极容易出現纰漏。因此，对于建筑单位而言必须要高度重视建筑工程资料的整理工作，充分利用信息化技术，提高整理水平，这样才能保证当出现问题时立刻找到相关必备资料，最终对工程进行有效地维护与管理。基于这样的现实情况，文章将首先分析当前建筑工程资料管理中存在的问题，并以此为依据提出进一步的改进措施，希望为今后的具体操作提供一定借鉴。

一、建筑工程资料管理的意义

建筑工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图样、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，是建设工程合法身份与合格质量的证明文件，是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据，在我国，国家立法和验收标准都对工程资料提出了明确的要求，《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规，《建筑工程施工质量验收统一标准》、《建设工程文件归档整理规范》等标准，均把建筑工程资料放在重要的位置。建筑工程资料管理是保证工程质量与安全的重要环节，是建筑工程施工管理程序化、规范化和制度化的具体体现，因此做好建筑工程资料管理工作具有重要意义。一个工程的质量具体反映在建筑物的实体质量，即所谓硬件;此外是该项工程资料的质量，即所谓软件。因此，形成完整、真实、具体的工程资料非常重要。建筑工程资料包括工程准备阶段资料、监理资料、施工资料、竣工图和竣工验收资料等，其中施工资料是最复杂的，存在问题也是最多的，下面以资料为例进行分析。

二、建筑工程施工资料的特点

（一）同步性

建筑工程资料管理工作与工程建设要时刻保持同步，在工程施工过程中，建筑单位要充分对于施工过程中的相关资料、图纸、数据、收据的收集情况，确保资料整理的及时性、准确性、真实性、规范性、统一性。值得注意的是，一些需要多部门签验的资料很有可能在传递的过程中出现丢失或是签验不及时等情况，最终影响到资料整理的实时性。

（二）多部门共同协作

在建筑工程的资料整理工作中，除了相关专业的资料员进行整理之外，不同项目中的管理人员都需要承担起收集资料的责任。具体来说，对于技术部门的管理人员而言，他们要收集相关的施工方案、施工图纸等材料;对于材料部门的管理人员，他们要负责收集施工材料的采集与入库资料情况、供应商的相关信息、材料的质量保证资料以及检验资料等;作为建筑工程施工部门的管理人员而言，他们则需要收集施工的原始记录、施工记录、审核记录、施工计划等材料。因此不难看出，工程资料管理不光需要专业的人员进行管理，同样需要工程所有部分工作人员的配合，这样才能确保资料的收集、整理工作能够顺利进行。

三、建筑工程资料规范管理的要点

（一）完善建筑工程资料管理制度

在工程建设管理中，要建立健全工程资料管理制度，明确工程资料管理流程，落实工程资料管理责任，确保工程资料管理规范化开展。具体制度内容包括：将工程文件形成纳入到工程建设管理的各个环节，明确工程招标、工程勘察、工程设计、工程施工、工程监理等各单位以及资料管理人员在工程资料管理中的职责范围;工程资料的归档整理要与工程建设同步，不允许事后补编资料;工程资料管理要采取纸质档案与电子档案并行管理的方式，做好工程资料的整理、归档、验收和移交工作;建立健全工程资料的保管和借阅制度，做好资料借阅记录，强化资料借阅管理，避免在借阅过程中出现资料丢失现象。

（二）加强工程资料保管

项目部要设置档案室，配备专职档案员，专门负责工程资料的组卷、归档等工作，及时收集、整理、分类工程资料，编写资料目录，将其装订成册，放置到档案室内进行保管。在档案室中，要严格执行档案保管制度、借阅制度，做好防尘、防潮和放高温措施，保证档案在保管期间的安全性和完整性，便于日后查阅。此外，在工程资料保管过程中，资料管理人员要每半年清理一次工程资料，查看工程资料是否有遗失、损毁等问题，及时查明原因，做好善后处理。

（三）改进工程资料管理方法

为提高建筑工程资料管理效率，应对资料管理方法进行改进，以达到事半功倍的管理效果，充分发挥工程资料的利用价值。具体管理方法如下：一是实施分类管理。由于建筑工程资料种类繁琐，为了有序开展资料管理工作，可采用分类管理法对基建文件、施工资料、监理资料、竣工图纸进行分类管理，以便于资料文件的后期查阅。二是利用BIM数据库管理。项目部可采用BIM技术辅助工程资料管理，在工程建设期间，要将所有技术信息都录入到BIM模型中，形成工程施工各个阶段的图纸资料，从而保证资料的完整性和连续性。

（四）充分重视工程资料管理，确保资料的真实可靠性

一方面，对于建设单位的管理人员而言，应该要正视资料管理的重要性，通过向之前的优秀案例学习或是参加培训指导等方式来提升自己的专业水平，加大对建筑工程资料的管理力度;另一方面，除了要从管理人员入手之外，整理人员也同样需要进行端正对资料整理的态度，熟知资料管理的规范化要求，明确具体收集流程、保存格式以及归档方式等。为了能够提高管理技术水平，工作人员还可以通过引进信息化技术与相关网络平台等，来提高资料管理水平，以确保建筑工程的资料管理工作能够顺利进行。除此之外，为了确保收集到的资料是真实、可靠的，质量监督等部门也应当把好质量关、确保安全性，管理单位应当严格处理假资料、给出假实验报告等现象，通过最高处罚方式，确保建筑工程技术的有效性。

四、结语：

当前，为了满足人们日益增长的物质文化需求，建筑行业得到了迅猛发展，无论是管理理念还是经营方式都得到了一定程度优化创新。作为建筑工程工作中的重要组成部分，资料管理的重要性也越发凸显出现。

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