精细化管理在工程档案管理中的应用研究探究实践

马雪

摘要：從当前社会发展情况来看，我国的石油工程项目发展速度很快，很多石油工程项目的实施不仅会给企业的发展带来影响，有的还会影响到国家和社会的发展。在新的时代背景下，石油企业工程档案管理应该顺应时代的发展变化，精细化管理是工程档案管理的必要举措。通过精细化管理，工程档案的质量将会提高，对工程项目的实施具有积极的推动作用。但目前的工程档案管理中还存在一些问题，比如管理人员的素质、管理意识等问题，本文阐述了工程档案精细化管理的积极作用，分析了工程档案管理中存在的问题，最后提出了精细化管理在石油工程档案管理中的应用措施。

关键词：精细化管理;工程档案管理;应用研究

在石油企业工程建设和质量管理的过程中，工程档案管理是一个非常重要的环节，也是石油企业进行财产管理的重要凭证，它包含着丰富的内容，工程项目从前期的搜集资料到后期的竣工，这一过程有时要经历数年，在这个过程中每天都会产生大量的数据和信息，这其中所涉及到的资料的范围和内容都是其他管理工作所没有的工作量。所以，工程档案管理是一项复杂且繁琐的工作，精细化管理作为一种先进的管理模式，能有效解决工程档案管理中所面临的问题，进而有效推动工程项目的建设与实施。

一、石油企业工程档案精细化管理的积极作用

（一）档案精细化管理的含义

精细化管理是一种全新的管理理念，在当今竞争激烈的经济市场中，精细化管理可以帮助企业提升管理能力，进而提高综合实力，使企业的管理达到精细、准确、严格。其中，“精细”是指工作内容的具体化和细化，对工程细节的管控，对管理内容的细化，这也是精细化管理的基础，“严格”是指在具体内容落实以后，应该根据企业的战略目标，按照规定将这些内容落到实处，减少因冗杂的管理过程而导致的人力管理资源的流失，这样能帮助企业获得更高的经济效益。

（二）工程档案精细化管理的积极作用

首先，精细化管理可以提高工程档案资料的应用效率。传统的工程档案管理基本使用的是手动的管理模式，将合同、报表、协议书等文件资料通过手动整理、归纳、存档等形式实现资料的管理，这个过程不仅费时还费力，而在需要翻阅和查找资料时，又要耗费大量的人力物力进行寻找，又由于传统的档案资料是以纸质的形式存在，很容易受到自然灾害的影响，如火灾、水灾等，不小心就会损坏，很不利于永久保存，但精细化管理和传统的档案管理模式完全不同，它通过将文件、文书以及资料进行归纳和整理，按照需求进行细化整编，通过信息技术将档案进行精细化管理，使传统的管理模式逐渐向电子形式发展，这样不仅节省了查阅资料的时间和精力，还可以实现资源的共享，有利于提高档案管理的工作效率。

二、石油企业工程档案管理中存在的问题

（一）管理人员专业素质不高，制度不够健全

档案管理人员的专业素质不高是当前石油企业工程档案管理工作中比较突出的一个问题，很多单位的档案管理人员都是临时聘用的，他们当中的很多人都缺乏专业的档案管理知识，这在很大程度上影响到了档案信息的完整性和准确性，进而会影响到工程建设的推进，对档案管理工作的有效性造成了影响。从另一个方面来看，档案管理工作的制度还有待健全。由于工程项目的完成时间较长，很多施工方的指挥人员都是临时的，没有建立健全的监管制度，导致档案容易丢失，影响到了工程档案的完整性。

（二）档案管理意识淡薄，重视程度不够

除档案管理人员的专业素质不高、制度不够健全以外，档案管理意识淡薄、重视程度不够也是石油企业工程档案管理中存在的问题，这对工程项目的有效开展造成了影响。工程的质量、进度以及使用的相关技术一般是项目建设过程中比较受关注的内容，但是在工程项目建设的过程中，上到企业的领导，下到工作人员，都对档案管理工作不重视，档案管理意识非常淡薄。正是由于思想意识的不重视，才会导致档案管理的质量有待提高，使得工程档案管理工作无法发挥应有的作用。

（三）缺乏有效的档案管理组织，档案管理工作不到位

石油企业工程档案管理中存在的最后一个问题是，缺乏有效的档案管理组织，档案管理工作不到位，这会造成整个工程项目的进展缓慢。在实际的工程项目中，一般工程的持续时间较长，还存在很大的流动性，这无疑给工程项目档案管理增加了很大的难度，而且很多档案管理缺乏有效的组织，即缺乏规范。

三、精细化管理在石油企业工程档案管理中的应用措施

（一）合理确定档案管理计划

石油企业工程项目单位要对档案管理工作进行系统化的纳入，然后再进行有条理地规划和部署，要在岗位说明书、职责书中体现档案管理工作的内容，协调施工单位、监理机构等对工程档案进行组织和编排，使项目中的采购、设计、施工等各个环节与档案管理责任一一对应，然后根据审核和验收的进度进行文档的收集，根据工程项目的实施情况及时调整。总而言之，要合理确定档案管理计划，确保精细化管理在工程档案管理中有效实施。

（二）增强石油企业工程档案精细化管理的组织管理

增强石油企业工程档案精细化管理中的组织管理，就要明确档案管理的责任归属，成立档案管理领导小组，保证精细化管理的有效进行，同时还要将精细化管理工作作为年终绩效考核的一部分，让档案的收集、整理、归纳、保管等成为考核的依据。最后，每个人都要对档案持以重视的态度，形成档案精细化管理的意识和观念，推动档案精细化管理常态化。

（三）建立健全石油企业工程档案管理制度

石油企业工程档案管理最大的问题就是规范性不足，这就要求工程档案管理工作要以国家和行业的相关标准为依据，建立健全工程档案管理制度，形成完整的工程档案体系。同时，在决策方面要进行统筹规划，落实责任和协调机制，对档案管理形成规范和指引，促进各部门之间工作的协调，并将各部门之间的资源进行整合，推动各部门工作的协调发展。最后要建立健全奖惩评价激励机制，用健全的制度和机制来引导档案管理工作人员工作实效性的发挥。

结语

综上所述，精细化管理是实现石油企业工程档案管理有效性的重要举措，它与其他的管理工作存在很大的差异，在具体的实施过程中，需要企业和员工强化档案管理的意识，充分发挥精细化管理模式的优势，确定合理的档案管理计划、增强组织管理、健全管理制度，使工程档案管理工作能有效进行，推动精细化管理模式向科学化、规范化方向发展。

参考文献

[1]陈爱华.精细化管理在工程档案管理中的应用研究[J].城建档案，2020（5）.

[2]赵娜.精细化管理在工程档案管理中的应用[J].城建档案，2018（2）.

[3]吴尚芸.精细化管理在工程档案管理中的应用[J].城建档案，2019（8）.