基层法院数字档案室档案利用特点

罗正勇 张星

自2010年以来，全国各地都在积极推进数字档案室建设工作，许多机关部门享受了数字档案室建设所带来的便利。近几年，人民法院系统也在有序开展档案信息化建设，在这过程中一大批基层法院先后建成数字档案室，其档案利用模式发生了巨大的改变，档案工作服务司法工作的作用日益显现。

我们一致认为，基层中级人民法院建设的数字档案室档案的利用管理具有以下几个独有的基本特点和主要功能。

一、利用资源数字化

数字档案室可以以统一的各种数字信息记录形式来处理和存储各种的信息，其中主要包括了文本、图像、声音、视频等，壓缩了信息存储的空间，改进了档案组织的形式。可以说信息和记录存储形式的统一和数字化，是我们利用数字档案室管理档案的一个基本特征。

二、利用实体虚拟化

通过对于各种纸质影像档案、缩微后的胶片、照片、录音、录像等的各种需要数字化的资料加工或信息转换，实现了对档案的虚拟实体和非虚拟和信息数字化，使之与此同时它还能够与其他的档案数字化和档案应用信息管理资源一并有效地结合进行档案管理和使用规范。

三、利用管理系统化

数字档案室已经能够将许多传统的数字档案业务流程、标准规范系统固化起来在数字信息档案室系统应用在该系统中，实现了所有数字信息档案室的业务资源信息共享和实现系统性、规范化的业务管理。

四、信息传递网络化

数字网络档案室需要很好地依托数字网络而独立存在，它们也可以通过不同网络类型的网络实现电子档案的收集、管理、存储和利用，访问者无须亲自"登门造访"，就可以传递和利用所需的信息，从而加快电子档案信息资源的交流和反馈的速度。

五、利用知识化

数字档案室将一个单位或组织内的文书、照片、录音、录像等各类信息的载体与各类信息的来源在知识系统各个单元的信息基础上有机地组织并连接起来，以一种动态信息分布的方式为信息利用者提供信息服务，从而使利用者实现由信息档案的提供向知识的信息提供方式转变。

综上所述，对于基层的人民法院而言，一旦基本完成了数字信息化档案室的建设，既可以有效汇聚散乱在各业务庭室、个人手中的大量档案信息化资源，同时也有利于使得其档案信息化利用的管理模式已经发生了根本性的转变，档案数字信息化的建设也将进一步迈入高水平的步伐。