企业单位档案管理重要性研究

摘要：随着社会的不断发展，企业间竞争日渐激烈，其中档案管理影响企业的发展，但目前大多企業还没有认识到档案管理的重要性。故本文简单阐述了企业档案管理的重要性，如可以帮助企业更加规范化、信息化以及有利于实现资源共享等等。

关键词：企业单位;档案管理;信息化;资源共享

现如今，档案管理技术不断提高，大多企业采用服务器进行管理，方便查找翻阅。此项工作属于基础性管理工作，参与工作人员较多，企业可以根据自身管理优势，在竞争中脱颖而出，加速企业发展。

一、管理现状

目前，大多企业领导人只注重企业的经济发展，对档案管理的制度没有完善，还存在一些漏洞，使档案管理不能有效开展，与其他部门不能进行及时沟通，导致一些记录不完善。也有部分领导人认为这是一项多余的开销，不能给企业增加收入，还加大资金投入，使得企业的档案管理得不到认可，就会使企业发展缓慢，在竞争中，处于落后状态。大多企业单位的档案管理都没有采用数字化技术，导致档案查找困难，还不能多个人同时观看，也会使一些档案在翻阅时出现损坏，增加管理人员的工作难度。要运用数字化管理，就要采购大量的先进设备，部分企业为了减少资金的投入，就会放弃这一想法，从而导致在查找资料不能及时准确的获取，不利于企业的正常发展。

二、企业单位档案管理的重要性

企业单位的领导人要认识到档案管理的重要性，档案记录了企业开展之初到正常运转发展历程，包括企业内部人员动态、各项荣誉的获得等等，其在企业发展中起到非常重要的作用，如在企业进行一个新项目的研究时，要参考之前同类型的项目，不断进行优化，这时就要进行档案查找，从而保证项目正常开展，为员工获取更大的利益，增加个人收入。

（一）有利于单位的规范化

档案管理能体现出企业的整体管理水平，应该不断更新管理措施，采用新技术新手段，对其进行系统管理。随着企业单位不断发展，创造出许多好成绩，将其记录下来，方便以后查找并进行宣传，促进企业的快速发展。企业的收益不断增加，通过将档案管理和收入管理相结合，为企业创造更大经济效益，加快其发展步伐，提高其平均管理水平，使企业在市场竞争中取得胜利，更加规范性管理企业单位[1]。

（二）使企业趋于信息化

企业单位的档案存储方式要及时创新，并且能够准确记录，方便各个部门翻阅，提高办公效率。随着社会步入信息化，在进行档案的日常管理时，也要不断采用数字化，相对于之前的管理方式，此管理技术能将档案备份到服务器中，当人员进行查找时，只需要在电脑上操作就可以看到，避免档案被破坏的现象，而且能够多人在线共同翻阅。进行信息化管理，要对管理人员进行定期培训，使其能够掌握先进技术，熟练使用软件，了解相关网络知识，快速找到所需要的材料，促进企业走向信息化管理。

（三）促进企业的整体发展

在进行企业文化宣传时，档案具有重要地位，里面详细记录企业获得各种荣誉以及举办参加的活动等等，其标志着企业在不断壮大发展，当外部人员进行参观时，主要就是观察企业单位的内部环境、配套设施以及历史发展，所以要做好档案管理工作。其内部记录企业各种业务交际，能够在出现问题时，发挥参考和证据的作用，使企业在进行其他管理时，提供相关数据，促进企业快速运营，增加企业项目的收入。

档案管理是企业发展不可缺少的一个步骤，应该要详细记录企业各项发展过程，做到分类整理，管理人员要有强烈的责任心，做事认真，还要有丰富的档案管理经验，能够及时完成档案的收集、整理以及保存等工作内容，不断总结管理经验，创造新的管理手段，吐故纳新，还可以像其他企业借鉴管理经验，取其精华去其糟粕，提高企业档案管理水平，促进企业整体发展[2]。

（四）维护企业的权益

在企业发展中，有效的档案管理，可以保证企业的合法权益，如经济权益等，企业的经济权益关系到群体员工的个人收入以及企业的未来发展，合理地进行档案管理，对其各项合同和交易进行详细记录，并保存录像，当出现问题时，就会减少企业的各项损失以及相关的法律责任。还要对出入档案管理室的人员进行严格检查，确保企业的合法权益不受侵害，当出现档案被盗时，要用法律保证其自身利益不受损害。

档案记录了企业许多重要内容，其安全管理也是重中之重，要对企业档案进行多重管理，如在电脑上设置多个密码等等，避免档案出现被泄露情况，做好保密工作，管理人员要严格遵守管理制度，保证企业在知识领域创造的成就不受侵害，档案管理会记录此项知识产权的各个内容，包括提出的目的等，是非常重要的证据，可以方便解决各种产权的纠纷，保证企业的正常运转。

（五）提高企业的科学决定

现如今，企业之间的竞争逐渐激烈，若企业对一个项目没有进行科学的决定，就有可能导致企业在市场竞争失败，最后导致其破产。经验丰富的企业的领导人，可以通过外部各种信息结合档案记录的相关内容，得出相应的结论，再做出科学的决定，就会使企业在竞争中取得胜利，加快企业发展步伐，提高其收益。所以要仔细做好企业单位的档案管理，使其在变化莫测的市场中，占主导地位。

（六）有利于实现资源共享

站在企业发展角度上考虑，档案管理涉及到企业的各项发展，记录了企业的发展历程，将档案信息资源充分利用，促使企业工作顺利进行，领导者也能参考档案资料，了解市场的发展动态，及时对经营手段进行调整。将其转变成为一种企业文化，利于提高企业人员的凝聚力。能够及时记录企业各项内容，将企业的各项资源共享，资源能够整合并二次利用，增加企业部门之间的联系，方便资源共享，使领导人能够及时掌握当前企业发展现状，提高企业的收益。

总结

总而言之，企业单位的档案管理在企业发展中占有重要地位，能够使企业向信息化方向发展，提高经济收入，不断优化企业管理方案，使企业能够跟上时代脚步，在日益竞争激烈的市场中，站稳脚步，促进企业走向更加辉煌的未来。

参考文献

[1]郝慧.如何提高国有企业领导对档案管理工作的重要性认识[J].企业文化（中旬刊），2019，000（005）：200.

[2]樊云娜.浅谈档案管理对企业发展的重要性[J].商情，2019，000（018）：195.

作者简介：

孔燕（1977-10）;性别：女，民族：彝，籍贯：云南石屏，学历：专科;现有职称：档案管理助理馆员;研究方向：企业档案工作管理。