提升事业单位档案数字化管理水平的分析研究

王玮佳

摘 要：随着信息化时代的到来，事业单位档案也逐渐向电子化、纸质+电子双轨制的趋势发展。档案管理具有私密性、安全性等特点，本文对事业单位的档案数字化管理加以分析研究，并有针对性地提出对策。

关键词：事业档位;电子档案;安全管理

引言：随着信息技术的持续发展，档案管理信息化、電子化应用也越来越普及，这给档案的管理使用带来了便利性。这也需要我们强化规范管理，充分发挥好档案管理在单位发展中的作用。

一、推进档案数字化建设的重要意义

加快推进档案数字化建设对于单位发展具有促进作用，在便捷档案使用的同时也有利于加快促进单位信息化建设的发展。其重要意义还突出体现在以下几个方面：

1.有利于提高档案利用率。对档案数字化建设能够方便人事、财务等部门强化对档案的利用，科学直观地展现出档案的利用状况，进而强化对档案资源进行有效的整合分析，达到合理高效使用的良好效果。

2.有利于节省档案存储空间。传统档案管理方式采取纸质打印、分类、存储的方式，既消耗了大量耗材，也需要占用专门的大场地作为档案馆，这项工作是非常繁琐且耗时长久的。建设数字化管理平台能够对自然资源的数据进行有效整合，并且线上电子管理平台容量已经向1T、2T大容量迈进，其高储存性的特点，海量的数据都能够实现有效储存，有效缓解档案数据占据空间较大的问题。

3.有利于对档案资料实现更好保护。传统的档案基本为纸质记录，其保存年限是有限制的。而数字化档案建设利用大数据平台对各类数据进行电子化图文记录，这些信息具有永久性保存性和可迁移性，能够实现可预期较长时限的保存。同时，电子化档案不存在借阅中不慎损坏、丢失等问题，其安全性和私密性得到了更高的保障。

二、档案电子化建设中存在的主要问题

当前，档案电子化建设问题主要体现为以下几个方面：

1.管理理念上存在滞后性的问题。目前很多单位虽然已经迈进了信息化、数字化，但是很多人事档案管理人员的管理理念和工作方式还停留在原始纸质档案的接收、存储、保存层次。部分管理者甚至认为人事档案管理服务与现实业务不相关，没有将档案建设纳入年度规划，只有在单位需核查人员档案信息、人员任免时才开启档案管理服务，导致档案管理工作得不到有效提高。

2.管理环节不完善。这是另外一个较为突出的问题，很多事业单位现有的档案安全管理方案，很多是凭借旧有经验、参照其他管理部门管理办法而制定的，而不是依据风险应对、风险监控实际情况来制订的。由于单位情况不尽相同，因此管理方案上具有一定的盲目性、不适应性，在档案资料入档、信息电子转化、使用、权限规定等方面还存在漏洞和管理薄弱环节。

3.电子档案的真实性保障方面。由于具有自身特点，纸质档案的原始性和真实性容易得到识别和确认，而电子档案的修改不能在档案中展现。由于电子档案的载体和存储介质的可分离性，也使得电子档案原始性和真实性有所欠缺。例如，可以对相关信息可以进行修改、删除等操作，具有较强的隐蔽性。 

4.电子档案安全问题突出。部分安全管理人员风险意识淡薄，信息安全知识不足。此外，受网络技术发展的影响，网络很容易遭受到黑客的入侵。而行政事业单位的档案更具有高攻击价值，容易遭受到各类安全问题。电子档案类信息的传输很容易受到泄密、篡改和伪造，加上电子档案在硬件上存储的特点，容易面临病毒的入侵，网络安全问题不容忽视。

三、结语

提高新时期电子档案的管理水平，结合工作实践，笔者认为可以从以下几个方面入手。

1.完善档案信息化工作相关制度。必须增强对档案工作的认识，不断完善档案信息化工作规章制度。一方面要积极提高领导的重视程度，将档案工作纳入单位长远发展规划中，使档案管理工作有目标、有方向发展。另一方面要落实好档案工作责任制，进一步明确档案上报部门、管理部门等在档案管理中的责任，建立健全管理网络。要进一步规范档案管理工作，健全档案查阅、借阅等制度，保证科研档案按规定借用，从而有效促进档案管理工作发展，提升档案利用价值，让档案为单位事业的发展助力。

2.创新档案数字化技术。事业单位档案的管理不仅仅要依靠资源数据的不断更新，还需要对档案管理数字化技术进行创新。要加大资金支持积极引进新技术、新设备投入到档案数字化管理中;要强化人力支持，鼓励档案工作人员进行技术上的创新。经常性开展综合素养提升的培训，促进档案管理人员不断提高现代化、信息化、电子化水平，从管理理念、管理方式等方面实现综合提升，为档案管理的电子化奠定坚实基础。

3.加强档案数字化安全保护。硬件方面要加强对自然资源规划档案资料的保护，定期进行网络安全维护，提升档案在数字化过程中的安全性。要提升数字化在档案管理中的适用性，充分利用现代化技术加强对档案的安全维护。软件方面，数字化在档案管理中具有较高的适用性，能快速、高效地提供信息资源服务，要使得档案管理同数字化得到有效结合，档案管理人员就需要不断探索，积极创新拓宽资源与数字化结合进程和模式。

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