论事业单位财务档案管理信息化特点与发展研究

杜微

摘要：在事业单位中，财务档案属于会计工作的一部分，因其影响着单位财务管理整体效率，所以也是事业单位中非常重要的管理工作。随着时代发展，信息技术逐渐进入到财务管理工作当中，也为财务档案管理工作提供了更多可能性。为提升财务档案管理的便捷性、准确性和规范性，本文以财务财务档案管理信息化为主要探究内容，分析实现信息化档案管理工作的方式。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

事业单位中财务档案管理工作负责保管和记录单位各种与经济活动相关的信息，为会计核算以及事业单位内其他管理工作的展开提供信息保障，也对事业单位发展起着非常重要的作用。信息时代的到来，使我国开始积极倡导会计档案“互联网+”行动，基于大数据背景下对财务档案保管工作提出了新的要求。在《会计档案管理办法》中要求，单位应当使用计算机、网络技术等来管理会计档案。事业单位也要紧跟时代发展的步伐，合理运用信息技术展开各项工作。

一、财务档案信息化管理概念和特点

（一）财务档案信息化管理概念

财务档案信息化管理概念可以分为三部分内容。首先，财务档案管理人员应用信息技术可以准确、快速、完整的读取电子储存资料。而且制定出会计凭证、会计账目、财务报表等内容需要进行审批、审核等过程。通过信息技术可以直接进行财务档案的储存、管理以及运用，有效提升实际工作效率，并可以长期保存;其次，根据相关规定，使用信息技术储存财务档案时，需按照谨慎性原则建立备份资料，形成电子财务档案;最后，财务档案管理服务对象是重要的会计核算资料，在信息时代下，事业单位管理工作也面临新的挑战。工作人员在进行财务档案保管时，需要具有高度责任意识，避免在实际工作中出现失误。实施信息化管理方式，可以有效的减少人为因素造成的失误，通过分析财务档案资料，为企业单位发展提供有利帮助。

（二）财务档案信息化管理特点

（1）对载体要求较高

在以往财务档案管理工作当中，事业单位会计工作主要是以纸质凭证、账簿的方式入账，对于需要储存这些资料的财务档案管理工作造成了一定困难，要求有独立的空间和管理人员。同时，在查找纸质资料、阅读资料时，也会耗费大量的时间去翻找，通過信息技术便可以有效解决这些问题。但财务档案信息化管理对载体和环境也提出了更高的要求，比如，计算机对网络有一定要求，需要在稳定的情况下才能顺利运行，如果出现断网的情况，那么财务档案信息化管理工作也会陷入瘫痪状态。其次，财务档案网络化管理在硬件设备上也有要求，如计算机存储设备服务器、扫描仪等。如果缺少硬件设备，财务档案管理工作就难以展开。最后，计算机需要置于防火、防潮、防磁的环境，同时信息软件也需要定期进行升级和维护，才能更好的工作。

（2）网络容易遭受破坏

财务档案工作信息化管理包括了数字信息以及电子凭证，虽然通过网络能够为会计信息提供一个相对安全的环境，但是也存在安全隐患。比如，计算机中病毒，导致电子会计信息丢失，或者财务档案管理人员在拷贝时随意更改会计信息等。这影响会计资料的安全性和真实性，间接对事业单位稳定发展造成威胁。

二、加强事业单位财务档案信息化管理的策略

（一）加大财务档案信息化管理的重视程度

针对当前事业单位会计信息化管理中存在的问题，首先，事业单位管理人员需要先革新管理理念，组织单位内部财务档案管理人员学习财务档案信息化管理方式，并在后期展开定期培训，使档案保管工作不断完善。通过系统化的培训方式，提升财务档案管理人员学习信息化管理方式，加强财务档案管理人员信息素质，促进财务档案信息化管理工作的有效性。其次，从财务档案管理工作人员来说，其自身要充分认识到信息化管理方式的优势，而传统管理方式已经面临淘汰，难以满足事业单位发展需求。因此，财务档案保管人员需要革新管理理念，并努力学习信息化管理方式，合理利用信息技术来提升事业单位会计信息保管的质量。同时，会计信息管理人员也需要定期向单位负责人展示信息化管理成果，使其他部门的人员配合档案管理工作，全面提升事业单位管理工作的效率。

（二）财务档案管理人员应加强信息化技术的利用

首先，在实际工作中，应当使财务档案管理人员了解并掌握当前与事业单位财务档案保管工作相关的政策规定，以及行业动态等，对当前社会信息化建设有基本的认知，积极的投入到事业单位信息化建设当中，将传统集约化管理方式转变为信息化管理方式。其次，事业单位在开展财务档案管理工作中，需要加强对档案管理人员信息技术能力的培训，使其掌握基础操作技术，熟练使用各种办公软件，提升档案管理人员专业素养。在实际培训工作中，主要是让档案管理人员熟悉如何使用信息技术来搜集、整理、储存、查阅、更新等技术，保证后期财务档案信息化管理工作可以顺利展开。

（三）构建完善的事业单位财务档案管理信息化制度

财务档案信息化管理工作需要相应的制度支持，这是为后期管理工作奠定基础，同时也对财务档案管理工作人员起到一定约束作用。基于此，事业单位应当结合实际工作情况建立完整的财务档案信息化管理制度，从整体上协调管理工作，并维持财务档案信息化管理工作的稳定性和安全性。首先，事业单位负责人应当在原有制度体系上，梳理和重新制定与信息化相关的规章制度，对不适用的信息制度进行修改，并在实际工作中不断总结相关经验，完善实际工作中存在的不足。其次，应使财务档案管理人员严格按照信息化管理制度开展相关工作，进一步推动事业单位信息化建设进度。

（四）加强事业单位财务档案管理信息化队伍的建设

财务档案管理人员是信息化建设的主体，对事业单位财务档案管理工作起到了决定性作用。因此，事业单位除了加强人员培训之外，也要适当引入高素质的信息化管理人员，并提升相关福利待遇，给财务档案管理人员提供良好的工作环境，避免人员流失。通过这样的方式，为事业单位建设较强的财务档案信息化队伍，管理人员能灵活运用大数据、云计算机等技术，为事业单位的发展提供源源不竭的动力。

三、反思

随着信息时代发展，财务档案与信息技术相融合是时代发展趋势，但是在财务档案信息化管理工作当中依然存在很多问题亟待解决。比如，财务档案管理人员在开展信息化工作时，需要对原始档案录入到计算机当中。由于在未使用信息技术之前，财务档案主要是通过纸质方式进行储存，那些年代比较久远的会计资料可能存在字迹模糊、凭证破损等情况，会在一定程度上，影响财务档案信息化采集工作。同时，纸质档案还存在分类不清晰、凭证丢失的情况，这也对信息化采集带来了不利的影响。

其次，事业单位财务档案管理工作主要负责整理和保管各种原始凭证、财务报表等与经济活动相关的文件。在会计人员处理完毕之后，会将各种财务信息转送到财务档案管理部门，使用信息技术进行保管还会受到以下因素的影响。比如，档案储存时间太长、单位管理人员监管不利等都会使财务档案信息管理的安全性遭到威胁。其次，虽然运用信息技术可以在网络环境下展开办公，但也容易使单位会计信息及遭到泄露，被不法人员利用等，对事业单位发展构成不利影响。

四、结语

事业单位在开展财务档案管理工作的过程中，必须重视信息化建设，在符合时代发展需求的同时，加强对财务档案管理工作创新力度，在提升工作人员信息化管理能力的基础上，也提升事业单位综合实力。因此，在实际开展信息化建设时，事业单位管理人员应构建信息化管理制度，并为单位内部财务档案管理人员提供培训机会，引进高素质、高能力的管理人员，从而将信息技术顺利融入到财务档案管理工作当中，提升管理效率。

参考文献：

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