基层工作如何对档案室中资料进行归纳和利用

摘要：档案管理是档案日常工作中重要部分，本文对于基层档案室中资料的分析和利用情况进行了分析研究。文认为要提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强对档案的意识;健全档案管理制度，建立档案管理一体化的管理新模式;多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理;最后本文指出要加强档案管理人员计算机知识和职业技能的培训。

关键词：基层档案管理;档案管理;资料归纳;资料利用;档案

随着档案资源的急剧增长和现代社会对档案利用的频繁程度，传统的档案利用方式和方法已越来越难以适应现代社会利用的需要和档案信息现代化的需要。因而，作为储存并提供利用的档案工作，特别是档案管理工作的现代化，其重要性日益显现出来。档案工作内部的重心也应从初级的档案存放利用，上升到适应新形势下得“档案现代化管理”上来。档案管理作为档案工作的终极目的，其重要性特征在得到进一步的强化。

一、提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强对档案的意识

提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。同时也要提高档案管理者对档案的意识和法制观念，认识到档案的重要性和潜在价值，必须意识到档案工作是全馆工作的基础之一，是重要的信息资源，档案管理好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现，领导在这种思想指导下，才会强化档案管理工作的指导。领导重视是搞好全馆档案管理工作的有力保证。

增强档案意识，提高全员档案认知程度，首先是加大对干部人事和各种资料档案知识的宣传和档案业务的培训。比如不定期地制作有关档案作用和意义的宣传页，发到各人员手中，档案管理人员更多地参与到档案管理材料当中形成的档案管理活动整个过程之中，向档案管理人员讲解档案管理方面的文件，并认真进行收集整理并且到档案归档的每个步骤，力求不断扩大全体档案管理人员及管理人员对档案工作的了解，使每个人员认识到：档案管理工作项目结题时，如果没能按时整理归档档案管理工作科技资料，那该项档案管理工作活动就不能算完结，只有做好归档工作，档案管理工作工作才算是有始有终。做好档案管理工作和档案归档工作是档案管理工作职工的良好素质体现。

二、健全档案管理制度，建立档案管理一体化的管理新模式

健全档案管理制度十分重要，比如说建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入日常档案管理人员岗位职责和考核办法之中，在提高全体档案管理人员的档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建立档案传递、档案登记管理制度、实行档案的动态管理，一是遗失及时查找并且修补缺失的档案，从而确保档案管理材料的完整性。

由于机关或事业单位档案工作具有一定的独特性，因此建立符合本单位和本部门实际情况的档案管理模式——信息一体化的管理，就显得更为重要。在所有的档案管理过程当中，领导决策都需要各部门及时准确地提供信息。而档案、图书资料等一体化管理是适应现代化管理的新模式。因此，单位建立档案室，对单位档案、图书资料实行一体化管理，这不但可以节省人力、财力、物力，而且能够提供更多综合信息，实行信息一体化管理是单位动态管理的需要。

因此在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保證档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。

三、多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理

档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为本单位和本部门内部领导决策服务，为干部选拔任用和晋升以及职称等提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，档案人员可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。

档案管理工作还可以根据服务对象的差异，以及服务需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，价值的大小，直接影响现代档案材料的利用率。为从源头上保证馆档案室收藏资源，我在单位日常管理档案的过程中反复多次修改归档范围，保管期限，使之更加合理化，同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。

四、加强档案人员计算机知识和相关计算机使用技能的培训

新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，没有现代化的计算机设备，不具备操作计算机的能力的档案管理人员是不能胜任本职工作的。对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。努力创造条件，争取早日实现档案的现代化管理。

要促进档案信息化管理，除了计算机及其配套设施必须跟上外，首先必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。其次，要加快开发和利用现有信息资源。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。当然加强电子档案归档管理和人才建设是不可或缺的一条。

所以说，抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关系，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训，吸收各方面人才，善于发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。

参考文献：

【1】苏国栋：《浅谈基层档案室资料归纳和利用》，[J]，《赤子》，2013年第6期。

【2】刘贵芬：《浅谈基层档案室资料归纳和利用》，[J]，《现代企业文化》，2015年第9期。

作者简介：王玉新（1975.04），男，汉族，吉林通榆人，馆员，现任职于吉林省白城市通榆县法学会，研究方向档案管理。