科技档案管理信息化应用中存在的问题和解决办法

罗选瑞

摘要：随着信息化技术的普及，信息化档案管理建设已经是企业未来的档案管理工作的发展趋势，占据了重要地位。现代化技术的提高了档案管理的利用率和工作效率，提升了企业的竞争核心。本文通过对科技档案管理信息化应用的使用现状，分析目前科技档案管理信息化应用中存在的问题，并给出相对的解决方法。

关键词：科技档案管理;信息化建设;解决方法

一、 科技档案管理信息化的重要性

1.增强科技档案的社会性

随着社会的发展，企业的现代化改革，越来越多的企业认识到未来企业之间的竞争必定是知识的竞争，因此企业在研发上面投入的时间和金钱也越来越多，在研发的投资比例占整体公司的运营预算也逐渐增大。企业研发一般是根据前人研发的经验，借鉴学习其成功的原因，吸收失败的教训，设计出研发成果，推出企业新产品。而研发档案记录了企业的研究过程，研发生产技术等具有保留价值意义的文件资料，对于企业未来的研发活动具有重要的意义。随着社会经济开始转型，向科技化方向发展，科技档案管理也应该加快信息化建设，增强科技档案管理的社会性。

2.丰富科技档案内容

以前企业在经营研发活动中对科技档案资料的管理非常单一，采用传统的纸质档案的管理，将其收集、管理、储存。随着互联网技术的发展，企业生产技术有了较大的改变，智能化、自动化程度高，企业的研发技术资料变得更具有价值。因此科技档案管理也应该顺应时代建设信息化管理，可以有效的扩大档案的使用效率，提升档案管理的便捷性，丰富档案的记录内容，将档案的社会性不断的增强。而且企业档案管理的内容也呈现多样化，档案管理的文件从最传统的纸质文件逐渐转变为有声、视频等信息化文件，传统的科技档案管理技术渐渐的无法满足现在的需求，科技档案信息化是未来发展的大势所趋。

二、科技档案管理信息化应用中存在的问题

1.缺乏专业的人才

科技档案管理的信息化应用是现代化企业发展的必然选择，信息化科技档案管理的建设能够使其使用效率大大提高，促进现代化企业的发展，但是现阶段我国的企业在实际运用科技档案管理的过程中，因为缺少专业的高素质档案管理的人才，导致科技档案管理无法发挥其作用。信息化档案管理不仅要求管理人员具备相应的档案管理能力，还要求管理人员拥有现代化信息技术的处理使用能力。虽然在我国的高等职业教育学院，也开设了和专业相关的现代化电子技术课程，和专业具有一定的交叉性，但是因为课程开设的时间段，学生在课堂学习的知识和实际在工作后的应用有一定的偏差，这使得专业化的人才比较少。因此企业缺少专业化的管理人才来对档案进行信息化管理，这才是科技档案建设无法推广和发挥作用的原因。

2.信息化设施设备的不完善

在目前的科技档案建设过程中，信息化设备的不完善也是信息化档案建设过程中的一大问题，这些问题都是因为企业对信息化档案建设不够重视，对科技档案管理這一块的预算投入太少所导致的。因为不够重视，所以导致无法购买合适的信息化设施和设备，不仅减缓了信息化档案管理的推进，还阻碍了企业的发展。

3.对科技档案管理的信息化建设不够重视

信息化方案的推进中还存在其他一些小问题，但是这些问题原因的背后终归是企业对档案管理信息化不够重视，对信息化档案的建设的作用不够了解，对信息化方案建设的认识不够完善。部分企业的领导层都是年纪比较大的管理者，他们仍然保留着落后的管理思想，认为信息化档案建设只是企业日常管理工作中微不足道的一部分，不需要花费太多的心血在这上面，导致企业仍旧采用传统的档案管理方法，不去吸收企业前期研发的心血，将资源浪费。因此要想促进信息化档案管理的建设，企业需要加强对信息化科技档案的意识和重视度，在制定信息化建设策略时，采取科学合理的原则，制定出完善的信息管理体系和制度。

三、科技档案管理信息化建设的有效措施

1.提高科技档案管理工作人员的专业素质

要想提高科技档案管理人员的专业素质，首先就需要对信息化档案建设的观念有一个全新的认知，企业管理者要改变自己的思想，提升对信息化档案管理的重视，在做企业运用规划时，考虑落实企业管理的规划，制定合适的长远的企业发展策略。在对企业未来规划做预算时，加大对信息化档案管理建设的投资，重视信息化档案管理建设。

企业档案管理工作人员则要提升自己的业务能力，多去参加一些培训课程，提升自己的专业水平，提高自身的信息化处理能力，增加业务技能。除此以外，企业还要多应聘一些专业能力强具有信息化档案管理经验的人才，帮助企业实施信息化档案管理的建设，推进企业发展。

2.引进先进设备

要想信息化档案管理能够更好更快的发展，就必须要具备现代化技术的档案管理设备。因此企业一定要加大信息化档案管理的建设，完善信息化档案管理的设施和设备，不仅仅是硬件设施要完善，软件设施也必不可少。以企业的实际角度出发，选择合适的档案管理软件，将企业的档案管理系统和企业的研发系统串联起来，实现企业内部的文件共享，实现科技档案管理的信息化应用，企业内部资源使用更加便利，提高了档案的利用率也提高了企业的工作效率，促进企业的发展。

3.加强档案信息化建设的相关规章和制度

科技档案管理的信息化在带来了方便快捷，提高工作效率的同时，因其使用互联网技术，也带来了一定的风险。科技档案管理信息化文件的共享性和文件保密性一直都是企业关心的问题。因为企业的研发资料都涉及到企业的核心机密，一但共享档案被员工随意的泄漏都会被竞争对手获取商业机密，这对企业造成非常恶劣的影响。因此在建设档案信息化建设中，一定要建立完善的规章制定，对档案进行分级加密，按照不同的岗位级别，设置不同的档案浏览权限。除此以外企业还需要规范信息化档案的管理流程，制定严格的管理制度和标准，让管理人员严格按照标准执行，建立监督小组，防止资料外泄。

四、结语

综上所述，科技档案管理的信息化建设是顺应时代的发展，是企业未来的大势所趋，也是未来的核心竞争力，企业高层要加强对信息化档案管理的建设，提高档案的利用率，促进企业更好的发展。

参考文献：

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