ERP系统物资需求计划管理应用研究

刘中华 刘豆豆

摘要：采购工作是支撑企业稳定运行的重要一环，但在实际工作中由于需求计划提报主要依靠人工经验，数据质量不高，缺少科学合理的安排，常发生紧急采购等计划外事件或预测不准确，不仅打乱了采购的计划性，尤其是针对集团级公司，下属分子公司每年的采购需求规模较大，为提高集团公司采购工作统筹规划与管控能力，促进物资采购管理工作降本增效，对于需求计划管理工作从业务需求及信息系统两方面进行建设，借助信息技术提升需求计划管理的科学合理、精准预测的能力。

关键词：物资需求计划;ERP系统

一、业务概述

物资需求计划管理是由基层单位根据生产经营提交需要的计划，它的管理对控制供应风险有着极其重要的作用。它主要解决需要什么、需要多少、什么时间需要等问题。物资需求计划管理对降低物资供应成本起着关键的作用。准确、及时的物资计划可以使物资供应有充足的时间寻找资源、以合理的价格买到合适的物资;提高计划的标准化程度，可以进一步集合需求，充分发挥规模化采购优势，降低储备规模，增强物资供应降本增效，有效防止库存物资的积压。同时使企业正常的生产活动之间有效衔接，提高了生产效率，并且规避了由于预测不准确发生的临时紧急采购对企业的资金管理造成的壓力与风险。

集团公司的物资需求计划是结合公司采购模式从年度、月度、紧急三个时间维度来制定和实施的，物资服务采购的模式主要包括总部集中采购、总部组织各单位实施、授权实施。总部集中采购是总部物资部依据公司综合计划和预算，以提高采购效率效益、便于组织实施、保障有序供应为原则，考虑物资属性、专业特点、资源配置等因素由各单位上报需求计划，总部统筹采购。针对需求零星、专业特殊或地域限制等原因，不具备集中实施条件，或集中实施不符合效率效益原则的采购需求，可授权下级单位实施。

Ø需求预测阶段（每年年底开展）流程说明：

1、总部物资部根据年度工作安排，下发开展年度需求预测计划编制工作的通知，明确工作任务，启动编制工作;

2、各单位物资部根据总部物资部工作要求，部署本单位年度需求预测计划编制工作;

3、所属各单位、各部门依据年度综合计划、预算和项目进度，组织发展部门、财务部门以及相关项目管理部门对年度需求预测计划数据的合理性、准确性、规范性进行审查，完成年度需求预测计划编制工作，并向集团物资部报送;

4、集团物资部组织开展统计分析工作，并根据公司历史需求数据和投资安排进行预测调整，形成公司年度需求预测统计报告，为年度工作安排提供决策参考依据。

Ø实际需求提报阶段（次年三月份左右）流程说明：

1、项目取得可研批复或取得初步设计评审意见后，下属单位可申报实际需求计划。总部下发计划编制工作要求。

2、下属公司按要求编制实际需求计划，属于协议库存、框架协议的，纳入相应协议、电商交易专区供应履约，其余不能纳入协议库存、框架协议的纳入批次形成采购计划。并提报总部物资部。

3、总部物资部汇总实际需求计划并平衡利库，组织开展采购计划集中审查工作，国网物资公司根据审查情况处理新增、修改、退回的计划，审定后的采购计划进入采购环节。

Ø月度采购计划提报流程说明：

各单位物资部门提报招标采购文件，并组织招标代理公司集中审核，审核通过后上传至总部ERP，针对一级采购目录的物资服务由总部统一招标，针对二级采购目录的由总部授权，各单位实施招标采购。

二、存在的问题

1）需求计划提报水平低下。每年各单位在编制需求计划时，采用的是模板导入的功能，由需求单位线下按模板格式编制，然后导入到系统中，这样就会导致录入物料不规范，需求计划较粗放，无法实现精细提报。

2）需求预测能力低。年度需求计划提报未与实际采购申请进行关联，无法定位到每个具体项目的需求量，无法精确分析计划与实际发生的差异，并且需求是一年一报，在项目正式立项后总部无法掌握最新的需求，也就无法根据最新需求制定更加贴合实际的合理的需求计划开展后续的采购工作。

三、系统实现方案

集团下属各业务单位或业务部门在每年年底编制下一年度需求计划时，以物料编码为最细颗粒度，引入项目规划储备信息，设备材料清册、里程碑计划等信息，实现规划设计、项目管理、物资预测三方业务在线衔接，打造“发展、项目、物资业务一条线”的年度需求计划编制及提报管理模块。主要包括储备库项目管理、年度需求计划编制及提报，年度需求计划滚动更新、年度需求计划转采购计划以及采购目录管理。

1、年度需求计划编制及提报

在项目储备，可行性研究报告编制阶段，总部发布下达下一年度综合计划至下属公司，下属公司分解下达至各专业部门后，各公司各专业部门根据总部下达的综合计划在ERP系统根据公司自身物料需求计划，创建虚拟项目及wbs结构，并在虚拟项目上挂接物料，生成年度需求计划预测版并进行提报，本单位逐级审批完成后上传至总部ERP系统。

2、年度需求计划滚动更新

在实际需求计划提报阶段，各专业部门依据项目批复情况，更新项目状态，并在虚拟项目预测版基础上根据项目实际情况，在物料维度修订采购数量、金额、首批交货日期、供货周期等信息，并生成年度需求计划信息需求版，形成需求计划储备库。提交至总部ERP系统，实现需求计划的实时滚动更新。

3、基础数据管理

储备库项目管理：为需求计划提报提供载体，支持虚拟项目的新建维护查询以及上传总部。项目信息主要包括项目单位、计划年度、项目定义、项目类别、项目开始时间、项目结束时间、项目性质、可研批复日期、本年投资计划等。

采购目录管理：以物料主数据为基础，根据项目性质、按物料大、中、小类进行编制，明确采购范围、采购方式、采购组织形式等，由总部编制并发布，为下级单位编制物料需求计划提供物料参考。

设备材料清册及采购价格维护：为年度需求计划编制提供数据支撑，可通过EXCEL表导入ERP系统，实现需求计划创建及更新。

四、结束语

ERP物资需求计划提报流程基于集团公司两级组织架构，由下属分子公司提报需求计划，总部统一审核，统筹安排，以项目全生命周期为主线，分阶段提报，滚动更新，强化了集团采购计划管理的统筹规划与管控力度，实现需求预测与实际发生强关联，有效提升了采购计划编制的准确度。