探析不动产登记档案管理常见问题

李迪

摘要：不动产登记指的是存储记录对社会发展来讲有价值的信息，能体现出不动产物权的状态。新时代房产市场蓬勃发展，不动产登记数量持续累加，虽然信息化登记能减轻工作负担，但在档案管理中仍存在思想陈旧、方式欠佳、制度低效的问题，影响不动产登记综合管理成效。本文通过探析不动产登记档案管理常见问题，以期为提升不动产登记档案管理水平提供参考。

关键词：不动产登记;档案管理;管理成效

不动产登记档案管理价值如下：其一，为物权法、不动产登记管理细则等规章制度的推行奠定基础，在此基础上保障民众的财产安全;其二，通过档案管理提高工作效率，分类压缩登记办理及其他服务时限，加之档案信息共享，提升不动产登记综合服务水平;其三，在信息化登记的背景下探索新技术应用推广出路，使IT技术能为档案管理赋能。基于此，为提高不动产登记工作质量探析其档案管理常见问题及解决对策显得尤为重要。

一、不动产登记档案管理常见问题

1.管理思想陈旧

思想是行动的基石，只有思想科学才能有效指导行动，否则将成为行动的“绊脚石”，不动产登记档案管理亦是如此。当前不动产登记档案管理存在重视静态、忽视动态及注重单一登记、忽视档案关联的问题，不利于增强档案管理的综合质量，使档案管理变得片面，有碍档案信息共享与深入利用。

2.管理方式欠佳

当前不动产登记档案管理转移到线上，如何利用IT技术解决管理问题成为档案管理研究的重点，为的是充分运用数据资源，挖掘档案管理服务于不动产登记综合服务的潜力。然而，不动产登记档案管理存在数字化技术应用欠佳的问题，这与“网络+”管理经验有限、管理思想陈旧等因素有关，有碍不动产登记档案管理与时俱进。

3.管理制度低效

为使不动产登记档案管理更具规范性及实效性推行配套制度，为的是对管理行为进行监督、指导、约束，使管理目标得以落地，在此基础上提高管理质量。因为制度发展有滞后性的特点，需要大量管理活动作为支撑，所以在新时代不动产登记档案管理思想及方法持续变革的背景下制度存在不适性，对不动产登记档案管理带来负面影响[1]。

二、解决不动产登记档案管理常见问题的对策

1.改进管理思想

第一，树立“网络+”档案管理意识，保障纸质档案、电子档案能互为印证，二者可以互相转化，考虑档案库房存量无需将全部的电子登记簿转为纸质性内容，充分发挥线上档案存储容量大的优势;第二，确保档案管理具有现势性，能如实反映不动产的实际状况，档案内容需根据现有不动产的变化情况做出调整，虽然要将不动产的自然状况视为管理登记的依据，但因为不动产登记多与申请有关，所以若权利人不申请且出现权利状况不符合现实情况的现象亦不能自行修改档案内容;第三，增强档案管理的动态性，登记行为的发生与不动产交易而引起的扩建或消失、权利人名称改变等现象有关，不动产登记档案增量与不动产物权活跃程度有关，需要管理人员用动态思想展开日常工作，以免出现档案信息遗漏及未能合理更新的现象;第四，用关联思想解决档案管理问题，除把纸质档案、电子档案关联在一起外，不动产登记档案管理还需在不同部门的档案之间建立关联，为的是推行一体化档案管理理念，在登记统一的基础上保障档案管理信息完整，登记信息分别归集并将房、地档案关联起来，消除档案管理信息孤岛，加大登记信息流通共享力度，继而提升不动产登记档案管理水平。

2.优化管理方法

新时代数字技术在不动产登记档案管理中应用力度持续加大。电子档案包括图像、信息两类数据，要用到相匹配的IT技术进行处理，使之可便于线上存储、流动、调取。不动产登记可线上申请，并在申请的同时生成电子信息数据，此数据来源有登记各环节录入的信息、申请人录入的信息、数据库获取的共享信息，登记簿生成后电子档案部分数据信息自动集聚并接受管理。申请人负责上传图像数据，通过拍照或扫描等方式能获取图像数据，因为图像数据通常与档案管理要求不符，所以要对电子信息加强整理，确保纸质档案与电子档案成对应关系，要编辑好库位号，进而得到完整的图像档案。在信息化档案管理中电子档案要先于纸质档案产生，电子档案依托自动化登记系统自然生成，在不动产登记系统中完成档案归集任务。为使数字化管理更为高效需建立一体化的不动产登记信息综合服务平台，使登记时产生的数据能自动流入电子档案管理端口，以免人工输入造成数据失准、丢失、遗漏的后果，继而提高不动产登记档案管理质量。

3.完善管理制度

管理制度需在管理意识、方法、水平、目标、要求等方面不断改变的过程中动态优化，为的是发挥管理作用并提升管理水平。例如，在推行“谁受理申请谁存放保管档案”原则支持下，不动产登记可依托行政区域安排若干多级服务网点，档案管理主要集中于一级网点，同时利用库位号、单元号可跨区域调取纸质档案，保障纸质档案、电子檔案相互关联，便于查询不动产物权系列变动情况。在此基础上要根据不动产登记档案管理形式完善配套制度，如《多级不动产登记服务网点管理制度》、《跨区域不动产登记档案管理制度》等，继而为不动产登记档案管理形式的应用推广给予支持[2]。

三、结束语

综上所述，为使不动产登记档案管理质量更高，专职机构需端正管理态度，增强档案管理的关联性、现势性、信息化及动态性，还需在电子档案管理过程中投入更多精力，充分运用数字技术及数据资源，在此基础上完善管理制度，继而提高不动产登记档案管理质量。

参考文献：

[1]张燕. 浅谈不动产统一登记档案管理的发展思路[J]. 卷宗，2021（6）：9.

[2]吴垠. 信息化视域下不动产登记档案管理分析[J]. 城建档案，2021（1）：91-92.