信息化条件下机关文书档案管理探究

刘丹婷

摘要：在社会发展的新时期，各种新技术不断涌现，机关文书档案管理工作需要面临当前发展挑战实现创新，在发展中工作人员要树立新的管理意识，参照国家档案资料管理要求，落实各项有效措施促进标准化发展，保证机关文书档案的价值。利用新型现代化管理手段减少工作人员的工作强度，提升文书档案的利用效率，为机关单位长远建设发展创造条件。

关键词：信息化条件;机关文书;档案管理;探究

随着信息技术发展速度的逐渐增快，机关文书档案管理工作人员开展实际工作时，若依然沿用传统观念与方式，不对文书档案管理模式进行更新，那么就无法满足信息时代对文书档案管理提出的新要求，妨碍机关持续、稳定的发展。对此，机关文书档案管理工作人员需要意识到传统文书档案管理工作的不足之处，在实际工作中积极运用各种各样的先进信息技术，进而促进文书档案管理质量和水平的提高。

一、文书档案信息化管理的价值

文书档案属于机关单位重要的管理内容，其源自于单位在各类业务活动中所产生的文件资料，其中蕴含着丰富的保管、存储及应用价值，因此也被视为机关单位建设发展的重要资源。在文书档案中完整地反映了机关单位的设立、变更及各项活动，并逐步成为最真实的历史记载，并包含着全面的发展、人员、业务等信息，具有历史资源的原始性和参照性，能够公正、客观、全面地反映单位信息，并成为国家档案的重要补充。

机关开展文书档案管理工作时，通过对信息化管理方法的运用，可以让管理流程更加规范，进而优化资料收集、信息处理、科学存档以及数据保存等相关工作，转化与衔接相应信息，促进党政机关工作效率的提高，并对文书档案进行综合管理。同时，在信息化的推动下，可以让文书档案管理效能得到提升，并让管理难度得到降低，实现全覆盖的管理，优化文书档案管理质量与效率，确保文书档案价值的发挥。另外，通过对各类信息技术的运用，能够增强访问人员、人数、网络的控制，利用密钥确保文书档案安全性，进而实现对文书档案的信息化检索，促进信息查询效率的提高。

二、机关文书档案工作的现状及存在的问题

（1）单位重视程度不够

当前机关单位文书档案管理工作并不能直接给单位带来一定的经济效益，基于此项问题，机关单位中的文书档案管理工作受重视程度逐渐降低。根据实际问题进行原因分析，一方面是由于机关单位上级领导对文书档案管理工作不重视，很多领导人员在发展中没有树立新型发展理念，重视对机关文书档案的管理，认为单位的文书档案只需要按照日常流程进行保存分类就行，未在现有基础上，按照正规单位管理要求制定文书档案管理改进计划。另一方面，机关单位工作人员对文书档案管理不重视，很多文书档案管理人员认为此项工作没有技术含量，日常进行外输档案管理重复复杂，在工作中不能尋找到乐趣，会降低工作人员日常工作效率和质量。

（2）档案管理人员整体能力不足

当前信息化条件下，但综合管理人员需要对各种文书档案进行整理，利用现在信息技术和计算机设备建立电子档案，如果在文书档案管理中管理人员自身不懂得相应的档案管理理论和原则，缺乏专业的文书档案管理技术，在管理中并不能胜任此项工作。而且如果档案综合管理人员非常熟悉电子计算机技术，或者是了解各项通信技术，也不能将此项工作很好的完成，由此可知，文书档案管理人员要掌握基本理论技能，需要基于当前的发展情况，树立远大发展目标，对自身提出更高发展要求。根据实际的文书档案管理工作来看，当前处于的综合管理岗位的人员在进行档案管理时，很多文书档案管理工作人员只是简单的对文书档案进行收发查找，自身缺乏专业的现代管理知识，不能准确操作现代化文书档案管理设备。其次，机关单位没有按照要求配备合适数量的专职机关文书档案管理人员，很多机关单位没有按照要求设定专门人员进行文书档案管理，而且有的机关单位设定的文书档案管理工作人员兼任其他职务，此时导致文书档案管理工作人员不能把全部精力投入到档案管理中，即便是单位引进各种新型设备，也不能充分发挥其价值，单位文书档案实现现在信息化发展比较困难。

（3）文书档案形成不规范

机关单位日常文书档案管理对各项资料进行归档，在管理中会对规范立卷合规的情况产生一定影响。比如单位文书档案进行归档时，材料原稿出现大量修改或甚至是丢失问题，很多材料在归档时没有及时复印，利用原件归档，其实原件自己模糊不能正常观看使用，文书档案虽然进行了归档整理，但是整体质量下低，其存档的价值已然不存在。有形归档管理的文档，会偶尔利用铅笔进行标注，或者归档文档所用的纸张规格没有按照要求。在文档归档管理中没有按照要求统一文件大小，导致文件装订中出现掉、漏页问题，不仅影响了档案的美观性，而且极易使档案的完整性受到影响。文书档案归档很多文件没有按照要求及时存储，而且也出现了气档问题，在文书档案管理中，很多类似公文和组合的并没有按照一定顺序进行管理。

（4）文书档案归档技术陈旧

现在各种新科技不断涌现，在时代不断进步中，单位的办公设备不断更新，很多单位配备个性自动化设备，整体上提升办公自动化水平，在机关单位文书档案管理中发挥计算机网络技术的价值，可以减轻文书档案管理工作人员的工作强度，极大的提升文件档案管理效率。但是在过去传统文书档案管理中，通过手工进行文件处理，已有多年发展历史，并且按照原有的管理方法，有一定的管理制度，受传统手工纸质版存储影响很多档案没有电子版备份，也有一部分计算机内储存的电子档资料，并没有打印纸质版进行留档保存，受多种因素影响，导致文书档案管理工作中出现档案管理不完整，不规范问题，未能高效发挥文书档案的作用。

三、信息化条件下机关文书档案管理工作有效改进策略

（1）提高文书档案管理意识，争取领导支持

很多机关单位管理层人员对文书档案管理工作重视力度不足，经源分析主要是领导层档案管理意识比较缺乏，对单位文书档案管理科学发展的作用缺乏深刻认识，日常对单位进行管理此方面关注度不够，基于此，机关单位若想实现文档一体化，必须在发展中从领导层进行改变，树立全新的发展管理意识，不断提高对文书档案管理的重视力度，在领导指引下加强员工认识，上下达成共识。因此，在后续发展中通过多种方式强化宣传，通过多种方式让企业所有员工认识到文书档案管理的重要性，改变机关单位工作人员的传统发展观念，日常文书档案管理工作人员需要积极同领导汇报相应工作，让领导不仅了解文书档案管理情况，同时通过自己的行为让领导受到触动，科学管理文书档案，可以更方便的为领导提供各项档案信息，努力做好各项档案服务工作，以此激发领导，让单位领导认识到机关文书档案管理工作的重要性所在。只有在这种情况下，机关文书档案管理才能够在领导支持下实现向信息化发展，如果领导在此方面高度重视，就会加大相应经费投入，配备相应的资源和设备，使文书档案管理逐渐与信息化相适应，配备相应的软硬件设施为文书档案发展创造条件，促进机关单位各项工作有序开展。

（2）积极引进和培养专业性人才，提高文书档案管理工作的质量

根据机关文书档案管理，实际来看此项工作的专业性比较强，作为文书档案管理人员，自身需要掌握基本理论知识，同时有一定的业务能力，工作人员自身的素养与档案管理工作质量密切相关，因此需要机关文书，档案管理工作人员在日常管理中增强责任感，坚持个人职业道德，按照要求落实各项管理工作，在自己的岗位奉献自己的力量，同时还应不断储备各种文书档案管理理论知识，学习各项现代操作技术和相应管理手段，所以在发展中需要引进各种专业人才并且进行人才培养。

促进机关单位长远发展引入专业型人才，此时需要文书档案管理人员自身有一定的基础知识，能够做好基础的档案管理工作，并且要了解单位要求的相关知识和技能，尽可能的选择适用型高素质人才。如果有些单位设定专门人员进行文书档案管理，此时需要定期对相关人员进行培训，并且后期进行考核来提升文书档案管理人员的素养，使文书档案管理工作人员的工作能力整体提升。同时，必须要求文书档案管理工作人员要严格按照机关单位要求遵守各项规范，进行文书档案管理时，必须严格按照流程，促进文书档案管理作用的最大发挥。

（3）创新方法综合利用現代信息化技术

信息收尾条件下，机关单位文书档案管理工作依靠现代信息技术实现创新发展。根据具体发展来看，在发展中需要利用智能算法技术，在这种技术下进行归纳整理，构建文书档案管理工作的自动化流程，实现文书档案立卷归档一体化发展。第二，需要利用大数据技术，通过此项技术作为各项档案资料进行筛选识别，利用现代化检索工具设置条件，对档案进行深层次搜索，满足使用者的需求，利用大数据技术对档案进行细分构建数据库，实现档案资料的深度加工与使用。第三，可以利用云存储技术，对各种档案进行自动化永久性保存，机关单位文书档案管理形成云端装备进行同步存储，不仅可以有效缩减储存空间，还可以推动此项管理工作持续性发展。

（4）规范档案管理的基础工作，确保档案的美观性和完整性

机关单位发展中需要面对新时期要求对文书档案管理工作进行严格把关，保证档案资料的美观性。按照国家要求的标准，需要工作人员收集各项资料，按照要求进行整理。同时，如果收集的资料在内容和形式等各方面存在一定的相似之处，需要做好有效区分，根据具体档案资料情况进行详细分析，避免文书档案管理中出现重复性资料归档问题，提升工作人员工作效率，同时也利于提升文书档案资料的使用率。

在文书档案归档中，文书档案管理人员需要对各项档案资料进行详细分类，按照管理要求对各项文书档案进行整合，在管理中需要分清重点，按照主次要求，严格把控各个卷宗的关口，在日常文书档案管理中，避免混入不相关资料。同时文书档案管理需要避免归档资料的丢失问题，在归档立卷中需要把同类记有一定的，此时可以保证文书档案管理工作的完整性，后期相关材料放在一起方便查阅，提升档案的使用价值。工作人员还应该就所有卷宗，建立详细的档案目录，在文书档案管理中，按照管理要求，对各种卷宗进行分类整理，做好编目，及时对档案进行有效鉴定，如果需要销毁的需要及时处理。

（5）促进档案信息化建设，提高工作效率

机关单位只知道分类整理工作比较繁琐，按照传统的文书档案管理来看工作人员的工作强度比较大，如果文书档案管理工作通过计算机进行整合，可以有效提升整体效率。信息化发展中面对当前的发展条件，档案管理工作逐渐向数字化过渡，面对当前的发展要求，文书档案管理工作需要适应形势加快发展，实现档案管理工作的自动化发展，在单位发展中需要促进文书档案信息化建设，积极落实各项有效措施，通过现代网络技术的应用，把文书档案管理工作与信息化相互融合，通过现代设备可以实现各种文书档案资料的共享。过去人们查阅档案资料，需要相应的人员到文书档案储藏室进行翻阅，在信息化发展中文书档案管理工作构建现代网络模式，如果单位工作人员需要了解相关档案数据，可以在办公室通过电脑设备进行浏览访问，单位内业部构建完整系统，及时把文件纳入其中，方便工作人员自行查阅所需信息，同时通过系统内部办公人员可以下载档案资料原件，不必到档案室进行翻阅查看，避免翻阅纸质档案浪费时间，可以提升档案检索效率，使档案工作更好服务群众。

总结

综上所述，在现代化管理过程中实现档案管理信息化发展，机关单位文书档案管理工作面对此种现状，存在一定的挑战，也面临发展机遇。机关文书档案管理工作受当前发展环境影响逐渐从传统向信息化过渡，推动机关文书档案工作创新发展，顺应时代发展趋势将成为一种必然。所以在发展中要加大力度为信息化条件下机关文书档案管理工作创造条件，在现有文书档案管理工作基础上进行深化改革。

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