信息网络环境下档案管理

摘要：档案管理不同于其他工作管理，在单位和企业健康、可持续发展过程中发挥了重要作用。档案管理工作的有效性和安全性一直都是大家所关心的问题，在信息化技术和计算机网络技术支持下，原有管理工作中存在的问题有望得到解决，并在档案管理信息化全面实现的过程中，工作质量也将得到进一步提升。作为档案管理工作人员，应当充分认识当前形势下档案管理信息化的重要性，并且要通过有效措施加强档案管理，使档案管理信息化得以实现。文章对档案管理信息化的作用及意义进行了阐述，并对信息网络环境下档案管理策略进行了论述。

关键词：信息技术;计算机网络;信息安全;档案管理

引言：信息化技术的不断发展给各行各业生产与管理工作提供了便利，积极发挥信息化技术和网络技术功能，努力提升信息化技术与网络技术应用价值，对实现信息网络环境下的高质量和高效率档案管理有着重要帮助。在当前档案管理实际工作过程中，相关工作人员应当积极探索有效途径加强档案管理，从而使档案管理能够真正实现信息化管理，促进其进一步发展。

1、档案管理信息化的作用及意义

1.1 丰富档案信息资源

与纸质档案相比，电子档案存储不需要占用大量空间，且存储时间久，在整个档案信息存储过程中，计算机系统发挥了重要作用。在网络环境下，被存储的电子数据信息可按管理者需求被传送到任何需要它的地方，档案数据资源便实现了多途径和渠道发送和获取。

1.2 促进档案管理标准化

信息网络环境下，档案管理工作内容逐渐增多，管理质量要求也越来越高，这便进一步促进了信息管理应用。过程中，管理工作流程逐步得到规范，包括档案信息收集、录入、调取、共享，以及系统管理和维护等工作也变得越来越细致，这些均对档案管理标准化实施起到了重要促进。

1.3 提高档案管理工作效率

信息网络环境下的档案管理工作具有很强高效性，在计算机系统，应用软件和网络平台的帮助下，工作效率较之前比得到明显提升。单就档案数据查找来说，通过搜索引擎寻找所需要信息，帮助管理者节省了大量时间。另外在档案信息校對方面，计算机系统强大的记忆功能在很大程度上降低了错误发生概率。

2、信息网络环境下档案管理策略

2.1 健全档案管理制度

档案管理工作内容庞杂，即便有信息化技术和设备做支持，也需要相应管理制度做约束，以保证良好管理效果。因此，在信息网络元素融入过程中，逐步健全档案管理制度显得很重要。

第一，结合档案管理具体内容，科学构建数字档案形成机制，保证档案信息录入有效性，同时做到反复核对数据，以免发生错漏。

第二，建立归档机制，对不同类型和内容档案实施分类管理，针对档案内容制作关键词标签，方便日后使用。

第三，优化保管机制，根据档案使用经验和记录，对使用人群进行分类，合理应用计算机技术对档案和使用人群建立一对一或一对多映射机制，使管理工作变得更为有序和有效。

2.2 应用信息化技术进行档案管理

2.2.1 访问控制技术

访问控制技术是一种基础性信息化技术，属于计算机技术中的一类。通过对用户使用权限进行设置，可有效保证系统文件安全，也规范和约束了用户访问行为。具体实践中，当有用户发出应用请求后，系统会按照之前设置规则对请求进行识别，拥有权限的用户可继续完成登录并进行档案数据管理，包括录入、调取、转移、分项等;若用户不具有管理权限，系统将会对其进行操作隔离;若用户管理权限不够，系统将按照具体规则对其进行性限制操作。

2.2.2 信息加密技术

信息加密技术是一种最为常用和有效的计算机数据管理技术，它一般包括两方面内容：

第一，应用信息加密技术可对传输过程中的数据信息进行加密，主要目的是防止被传输的数据被窃取和改动，保证数据准确性。信息加密技术之所在具体应用中能够充分发挥自身价值和作用，与管理者设定的加密机制有关，不同加密机制所实现的加密效果有很大不同，一般会根据传输数据重要性的加密级别选择合适的加密机制。但无论如何，保证数据在传输中不被窃取和篡改都是最重要的。

第二，信息加密技术也会涉及到对本地计算机信息的加密，比如数字标签验证等。只有拥有相应权限的用户才能使用未加密信息，否则将无法对信息进行任何形式操作。

另外，有些操作系统也具有紧急关闭功能，即在应急机制作用下，对破解行为作出应激反应，以自动关闭系统的方式阻止破解行为持续发生，以保证档案信息安全。

2.2.3 数字印刷技术

应用数字印刷技术可对档案信息进行版权行保护。具体来说，当版权信息被图片化处理后，会增加数字水印操作，也就是在原有信息基础上进行水印覆盖。数字水印覆盖并不会对原有信息可读性造成任何影响，同时也最大限度避免了恶意篡改和非法提取信息行为的发生。

结束语：

信息网络环境下，档案管理工作发生了巨大改变，原有工作流程中较繁琐复杂，但又无法简略和省去的操作会在信息化技术运用中得到优化，既保证了操作质量和有效性，又提高了管理工作效率。但需要指出的是，信息化技术在方便档案管理工作的同时，也存在巨大安全隐患，需要管理者们能够在规范操作流程基础上，明确好与档案管理工作有关的全部管理机制和制度，并合理采用计算机网络安全技术来提升档案管理安全性。

参考文献：

[1]杨伟章.基于信息网络环境的档案管理探究[J].智富时代，2018（10）：130.

[2]彭玲.新时代信息网络环境下的档案管理途径探索[J].城建档案，2018（01）：73-74.

作者信息：安安（1986.6），女，汉，河南开封人，本科，馆员，研究方向：档案。