纸质档案管理与电子档案管理融合的探析

摘要：在整个档案管理工作活动开展的过程中，信息时代的快速发展，为整个工作的开展带来了创新机遇，当前档案管理工作也开始广泛的应用电子信息管理技术。在管理活动开展的过程中，不管是纸质档案还是电子档案，两者之间都存在着很明显的不同，在管理中必须要有效地促进两者之间的共同发展。所以促进两者之间的有效融合是开展档案管理工作的重要问题。这两种不同的方式各具特点和优势，必须要采取有效的措施进行有机融合，以此来提升档案管理的意义。本文主要对纸质档案管理与电子档案管理的融合进行了讨论，希望能够有所幫助。

关键词：纸质档案 电子档案 融合管理

一、纸质档案管理的特点

在整个历史长河发展的过程中，纸质档案的发展历史可以是说十分的悠久，有利于传播明确的信息。在整个工作活动开展的过程中，工作人员通过人工的方式，有利于快速地进行资料，档案方面内容的查询。由于这一特点，纸质档案的管理无需使用计算机等智能设备，档案管理工作人员能够更快地适应工作环境，受外部的干扰性相对较小。第二个特点是纸质档案存放的时间相对较长，由于纸质档案是以纸张作为载体的，而纸张的耐磨性和存储性相对较久，所以纸质档案在收纳整理以后，在档案室可以存储很长一段时间。

二、电子档案管理的特点

随着时代的快速发展和信息技术的进步，电子档案的出现让整个档案管理工作变得更加方便快捷。电子档案的管理内容更加多样化，可以通过图片、音频、视频等不同的管理方式进行管理。这些形式是纸质档案无法做到的，除了基本的文字之外，能够让管理的内容变得丰富多彩。电子档案的第二个特点是载体较小，但是存储量巨大。纸质档案管理在管理的过程中需要耗费相对较多的纸张，而电子档案管理的方式只需要将电子档案信息通过压缩的方式存储在计算机中，以此来实现巨量信息档案的管理。

三、纸质档案管理与电子档案管理之间的差异性

当前档案管理的主要方式是纸质档案与电子档案并存的方式，两种截然不同的管理方式在共同发展的过程中，难免会出现一系列的问题，所以必须要认识两者之间的差异性，以此来推动问题的解决。

1、档案存储管理环境具有明显的差别

电子档案在整个管理的过程中，对于电子设备的存储空间要求相对较高。虽然整个存储管理中占用的实体空间很小，但是对于虚拟空间的需求较高。电子设备在整个使用的过程中，必须要具备充足的使用空间，只有这样才能够保证档案可以顺利的保存和存储。z与此同时，运行设备的流畅性也有利于电子档案的发展，否则当电子设备出现问题之后，档案信息容易丢失或遭到破坏。而纸质档案对于设备要求并不高，只要保证档案管理室阳光充足，蛀虫防潮工作能够得到控制即可，对于电子设备的需求较低。

2、信息查阅方式不同

在整个工作开展的过程中，档案管理工作人员发挥着十分重要的作用，而纸质档案和电子档案在信息查阅方式方面存在着很大的不同。电子档案主要是通过一系列的电子设备来进行查阅，而另一种方式则只能依靠人工检索的方式，后者查阅速度相对较慢。

3、对管理者的素质要求不同

在工作活动开展的过程中，相关的档案管理工作人员必须要不断提升自己的素质，确保档案摆放的有序性，但是电子档案管理的方式要求工作人员必须熟悉操作电子信息，设备掌握系统的管理，能够在有需要的时候快速地调出相关档案信息进行输送和管理。

四、纸质档案与电子档案管理融合的策略

无论是纸质档案管理还是电子档案管理，两者各具自身的特点和特色，虽然两种方式存在差异，但是必须要采取有效的措施，促进两者之间的融合管理，以此来保证档案管理工作的顺利进行[1]。

1、加强两者之间的共存性

在今后档案管理发展的过程中，电子档案和纸质档案都是十分重要的，两者都占有十分重要的地位，并且根据自己的特色和特点。两者之间必须要紧跟时代发展的步伐共同融合，以此来完成档案管理的任务。电子档案与纸质档案共同生存的原因，主要为几以下几个方面：首先，电子档案的出现主要是在吸收借鉴纸质档案的基础上所形成的，有利于促进两者的共同进步和发展。而为了能够更好地保存档案信息，通常是将纸质档案与电子档案共同留存的方式作为管理的基本形式。从另一个角度来看，在整个档案任务分配的过程中，要根据档案的类型来确定管理方式。电子档案因为有信息技术的支撑和帮助作为基础，所以在记录和保存档案信息的过程中，通常能够更加快速和便捷的完成，保证高效率的同时也容易出现很多问题和缺陷，不利于信息更好地管理。所以相关的档案管理工作者需要在审查电子档案信息之后，转换为纸质版的档案进行保存和留档，以此来更好地进行管理。在整个融合发展的过程中，要明确两种不同管理方式的特色，更好地推动管理工作的开展。

2、加强两种档案管理方式的互动性

纸质档案和电子档案在整个档案管理过程中，要有效地加强两者之间的互动性，以此来推动两者之间的融合。虽然纸质档案管理和电子档案管理具备两种不同的管理系统，存在相对较大的差异。但是为了能够更好地促进信息的管理和存储，完成管理任务，两者之间必须有加强互动和配合，以此来不断提升档案管理工作的开展。要清楚的认识到，电子档案和纸质档案管理方式，在整个管理的工作过程中是相互影响相互支持的。在今后工作开展的过程中，档案管理的发展和进步有利于为今后的发展提供良好的前提，纸质档案在创新的过程中，应当充分的学习电子档案存在的特色以及相关的优势特点，以此来更好地促进发展。两者要相互吸取彼此的长处，以此来加速档案管理的发展进程。由于电子档案管理应用了相对先进的信息技术，所以电子档案的管理模式存在很大的先进性，推动纸质档案模式的创新和发展。相关管理工作人员必须要认识到融合发展的重要性和必要性，在实际的工作过程中，不能够根据自己的偏好来着重的采用管理的方式，而是应当不同档案管理的特点，有针对性地投入到实际的工作过程中去[2]。

总而言之，在今后档案管理活动开展的过程中，必须要明确纸质档案与电子档案各自的特色，促进两者之间的结合。有利于推动档案管理工作的顺利进行，确保档案管理工作质量得到有效的提升，具有十分重要的意义和影响

参考文献：

[1]马丽华，崔艳平.纸质档案管理与电子档案管理的融合 [J].黑龙江史志，2014（11）：224.

[2]邓良城.纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].科技 创新与应用，2017（6）：281

作者简介：方立青，女，1977年11月，甘肃省民勤县，汉族，本科，馆员，档案专业。