试论县级综合档案馆档案信息化建设

摘要：加强档案信息化建设是县级综合档案馆的一项重要工作，是推动档案事业跨越式发展的一项系统工程，本文就此进行分析和探讨。

关键词：信息化;档案馆;建设

一、信息化建设是社会发展对档案馆工作提出的必然要求。

随着经济社会的快速发展，各行各业的信息化建设都在加速推进，档案行业亦是如此，社会对获取档案信息的便捷度要求越来越高，快捷高效的获取档案信息已经成为人们的一种基本需求。这就迫切要求档案管理部门适应新的档案载体和传播方式的变化，提高档案治理水平，提升档案供给能力。因此开展档案信息化建设既是档案管理本身的需求，同时也是社会发展的必然要求。

2011年，国家档案局中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十二五”规划》中就已要求强化档案信息化工作，2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出：“档案管理信息化。全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。”2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出：“人民生活水平显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务。新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。推进档案馆构建系统完备、高效实用、安全可靠的档案信息化基础设施，提升档案信息化能力。加强专用局域网络建设及设施设备配备，满足提升馆藏档案数字资源安全管理及备份工作水平需求。实施档案信息化强基工程，在全国档案信息化基础性关键性领域开展专项建设，推动档案信息化固本强基迈上新台阶。”

由此可见，国家档案行政主管部门早已明确要求各级档案管理机构要加快档案信息化建设的进程，以适应时代发展，促进档案事业健康可持续发展。

二、县级综合档案馆信息化建设现状及存在问题分析

（一）软硬件难以适应档案信息化建设要求。近年来，随着政府的投入加大，县级综合档案馆建设得到了长足进步，档案库房、技术用房和办公用房功能基本齐全，但在档案信息建设上投入还不足，标准化机房、大容量存储设备、功能齐备的档案管理软件等软硬件建设还不能满足档案信息化建设的需要。

（二）电子档案接收工作滞后。随着电子政务的不断推广，电子档案的接收成为各级综合档案馆资源建设的重要内容，目前，县级综合档案馆电子文件接收功能缺失，面临电子档案没有及时归档而遗失的风险。一方面很多单位虽然建立了办公自动化业务系统，但系统大多缺少电子文件归档管理功能，电子文件、业务流程等元数据都无法收集，另一方面档案馆档案管理系统不具备电子文件接收功能，更无法对电子档案进行四性检测。

（二）数字资源质量不符合新要求。目前，县级综合档案馆馆藏纸质档案数字化加工成果质量不高，不符合档案数字化技术规范和规则的要求，需要进行数据质检和数据修改。各立档单位移交的数字化加工成果更是質量不一，存在题名错误、责任者不完整、图像内容不全、图像不清晰等问题，都需要求重新进行修改或完善。

（三）档案保管保护信息化手段落后。目前，县级综合档案馆使用的档案管理软件，大都仅能满足档案数字化成果的简单利用，功能单一，档案的收管存用工作仍停留在人工管理、手动操作状态，信息化介入程度低，管理方式和措施比较低效。

（四）档案存储过程存在安全隐患。目前，县级综合档案馆对档案库房的管理有效监管措施比较粗放，库房的温湿度控制，多采用人工巡查，手动调控，难以达到24小时恒温恒湿的要求，各种载体档案的保存状态存在隐患，缺乏利用信息化手段对库房环境实时监管，精准把控。

（五）档案开发利用不能适应社会需要。目前，县级综合档案馆在档案开发利用方面工作表现滞后一是未能利用移动互联网等新兴方式向民众提供服务，不能适应群众对查档便捷性的需求;二是各档案形成单位，档案管理各自为政，数据无法共享，形成信息孤岛，阻碍了“一网通办”等工程的实施;三是档案开发程度低，档案的开放、鉴定、编研等工作仍需人工低效进行。

三、加快县级综合档案馆信息化建设的几点思考

（1）强化档案信息资源体系建设

加强档案信息资源数据库建设。利用现有的电子文件建立档案数据库，加强文件目录数据库建设，开展对重要档案的数字化建设，建设高质量、高水平的全文信息数据库。通过馆藏数据的整合，给利用者一个清晰的认识和整体的了解。建设特色数据库，根据各项工作的发展方向，利用先进的数据库管理系统建立数据库，在各个环节建立相应的数据库，便于信息的存储、检索、浏览和处理，有利于信息交流和提高服务质量，将档案信息资源共享系统纳入到整个信息系统之中，优化资源结构，提高开发程度。与各个单位合作，打造一个完整的服务体系，利用相关的信息资料弥补相互之间信息资源的不足，实现资源的整合、共享和增值服务。

（2）强化档案信息管理体系建设

一是建立统一的管理平台，加大档案信息建设基础设施的投入力度，配备通用的网络、计算机，还要购置防火墙等安全设备;二是引进或自行开发档案信息管理软件，由纸质公文和电子公文双重归档到逐步实现文档一体化，电子档案、纸质档案同步管理网络化;通过档案信息管理软件系统对各部门所有档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用等各个方面实行计算机的有效控制。对不同来源、不同格式的数字档案进行规范化加工，数据著录、提供各种数据索引、编制目录等;三是档案信息管理系统以档案馆为中心，覆盖归档单位的应用系统，使办公自动化系统与档案管理系统的有机连接，将文件材料的公文处理与档案管理结合起来，为信息共享提供平台。四是认真做好系统的日常维护工作，确保电子公文的真实性、完整性、有效性，实现档案工作信息化。

（3）强化档案信息社会化服务体系建设

创新服务方式，变“看摊守业，等客上门”等被动式服务为“招客上门”主动式的服务，同时改变传统的档案利用服务模式，逐步建立起上门服务、电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位主动地服务。依托现代化设备和手段，充分挖掘档案信息资源，提高服务的及时性。真正把档案馆建设成为一个面向社会，面向大众，为广大人民群众服务的信息中心。以计算机和网络技术为新的工作平台，以现代信息处理技术为管理手段，全面强化档案馆馆藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设，实现档案资料方便快速检索，切实提高工作效率。建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统，方便、快捷地向公众提供档案利用服务，最大限度地发挥档案馆的社会服务功能。

（4）强化档案信息安全体系建设

县级综合档案馆作为全县档案信息的核心，包含网络硬件基础设施、信息资源、应用支撑、业务应用、数据利用、管理与标准体系和安全与保密体系。系统总体架构应由多层结构组成，在安全体系建设方案设计上，应满足当前安全保障需求，也为日后灵活扩展打下良好基础。结合现今技术发展趋势和项目建设要求，在系统总体设计时采用较先进的技术架构，优先满足档案收、管、存、用等业务的数据信息安全要求，结合云计算技术、大数据安全分析技术等做好信息安全保护。采用标准的、开放的、技术成熟的、先进的安全应用集成技术进行系统建设，实现安全高效，功能完善，结构合理，易于扩展，高度自动化。

参考文献：

[1]许蕾蕾.信息化在档案工作中应用[J].信息化论坛，2007（4）

[2]单鹤舫.档案信息化与电子化的建设和管理[J]兰台内外.2009（1）

作者简介：张文清，1974.8，女，汉，本科，方向档案专业，馆员，安徽省合肥市肥西县人。