谈IT资产全生命周期管理提升IT资产管理效益

时间：2024-04-24

郑琴舒廖仲钦

[摘要]随着企业信息水平的不断提高，IT资产在企业资产中比例日渐提高，由于IT资产更新换代快、种类繁多、管理复杂，文章提出了IT资产全生命周期管理理论，在将企业IT资产管理与企业运维相结合的基础上，对IT资产从购入、安装、使用、维护、变更、退出等环节进行了充分设计，通过IT资产全生命周期管理，有效提高了企业的信息化建设投入效率，降低了企业的运维成本，实现了企业资源的有效配置，提高了企业的综合管理水平。

[关键词]IT资产管理；全生命周期管理；管理效益提升

中图分类号：F273.4 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）14-0031-03

一、现代企业管理中IT资产管理

（一）IT资产

IT技术主要是指用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称，IT资产以个人计算机为基础的综合资产，主要包括了企业中日益增多的个人计算机（软件、硬件）、各种信息产品、工具和备品、租借品等IT资产的信息。

随着企业对IT信息技术的不断引入，企业办公的自动化、智能化程度越来越高，在IT环境中所承载的IT资产也越来越多，主要包括电脑、服务器、硬盘、自动生产设备等硬件，还包括应用程序、操作系统、数据库、服务云等软件、企业拥有的IT资产种类繁多，由于IT资产的来源不同，造成了管理的复杂性。如何有效地管理企业日益增长的IT资产是企业面临的挑战[1]。

（二）IT资产管理

IT资产管理包含企业的很多方面，包括IT资产如何进行规划部署、如何进行IT 资产的价值管理、如何对IT资产进行跟踪监控等。但企业对IT资产管理不重视，导致IT资产信息无序、杂乱无章。

传统的资产管理办法无法满足企业IT资产管理的需要，往往造成IT资产管理质量不高、数据不完善、脱离企业运维实际等问题。

传统的资产管理是以台账记录的方式，将资产分為固定资产和无形资产，并简单地记录资产的名称、入账价值、折旧情况等，且一般采取线性折旧的方法。而IT资产包含大量的虚拟数据，而企业财务人员往往不会对这些数据进行记录。由于财务人员与技术人员缺少交流，无法将IT资产的变更及时入账，造成IT资产记录与实际不相符，比如一些IT资产台账记录显示已报废，而实际仍在使用。

传统的资产管理模式还容易造成IT资产管理与IT资产运维的脱节。究其原因，是传统的资产管理模式造成了IT资产信息的孤立，只有当信息技术出现问题时，才意识到管理漏洞，才会想办法去堵住漏洞，这样就造成了企业IT资产管理的被动性。

（三）IT资产管理中存在的问题

信息技术瞬息万变，企业要及时调整企业内部的信息化、数字化管理，但是企业往往只看到IT资产的运维，却没有进一步对IT资产进行有效配置、资源整合。企业还没有建立IT资产的概念，只抓住了IT信息资源。IT资源是指企业的虚拟资源，而IT资产则是指企业所配置的硬件设备、软件系统等，其是企业固定资产的重要组成部分[2]。

（1）对于IT资产也没有形成流程化、规范化的管理。对于IT资产的变更，不能及时捕捉，未能及时反馈给决策者，导致企业的管理疏漏。IT资产缺乏分层次管理，也造成了管理人员资源分配的混乱，最终导致资源的浪费、成本的提升。

（2）企业没有将IT资产的管理与企业的实际运营结合起来。只建立了单一传统的资产管理体系，没有独立的IT资产管理系统，将普通资产管理与IT资产管理相混淆，实际上IT资产在使用方式、折旧方式、使用年限方面都与普通资产有很大的差别。

（3）企业在IT资产管理的过程中，只注重对供应商的筛选，忽略了对IT资产服务商的甄别。IT资产后续的服务供应是保证IT资产正常运营的重要因素，良好的IT服务可以减少IT资产的运行故障，提高IT资产的使用效率，使IT资产高效运行。

（4）对于IT资产的投资现状处于模糊不清状态，企业在信息化建设过程中，对于投入成本没有准备计量，往往造成资源浪费、重复投入的现象。

二、全生命周期管理理论在IT资产管理中的应用

生命周期理论由卡曼在1966年首先提出，以四分图理论为基础，标准的生命周期理论认为市场经历发展、成长、成熟、衰退几个阶段。生命周期理论方法主要有两种：一种是机械地看待市场发展，另一种则是随着市场发展进行灵活机动调整，而全生命周期管理理论就属于后一种。

（一）全生命周期管理理论

全生命周期管理理论，指管理产品从需求、规划、设计、生产、经销、运行、使用、维修保养、直到回收再用处置的全生命周期中的信息与过程。

ITIL是20 世纪80 年代末由英国政府部门提出，中文的意思是信息技术基础架构库的思想，主要适用于IT服务管理，提供流程框架和质量管理，来解决IT服务所遇到的各种问题。现在，ITIL 的思想和方法已经开始被世界广泛接受和运用，并在此基础上进一步发展。ITIL为企业的 IT 服务管理实践提供了一个客观、严谨、可量化的标准和规范，企业的IT部门和最终用户可以根据自己的能力和需求定义自己所要求的不同服务水平[3]。

参考ITIL规范的生命周期管理思想，将IT资产管理从传统的流水式记账方式，转变为动态循环的螺旋周期，将IT资产管理与企业运维相结合。实际上，IT资产的管理可以依据车辆管理的方法分为注册、变更、检修、年检、报废等5个环节，通过这5个环节可以实现对IT资产的全生命周期管理。

（二）IT资产全生命周期管理的特征

IT资产的全生命周期管理是企业信息化管理的核心，充分利用资产管理、IT技术、大数据管理的理念，是企业提高IT资产管理水平的重要手段。从IT相关固定资产的购入开始计算，包含了IT资产入库、安装、调拨、借用、归还、回收、报废的整个生命周期流程，各个阶段的特征分析如下。将IT资产管理与业务相结合，改变传统的低资源利用率的管理模式，实现资源共享、资源循环的管理模式，变不确定的管理决策为根据实际的IT资产数据而做出的切实可行的战略方案[4]。

（1）购入安装阶段，是对于企业来说最重要的第一步，却常常被企业忽略。发掘企业的IT需求，在考虑成本费用支出的基础上，选定合理的IT技术供应商，制定合理的采购安装计划，保证企业获得良好的IT服务。经过第一步，IT资产就正式进行企业管理流程，在全生命周期管理系统中就要对该IT资产正式建立身份标识。

（2）使用扩展阶段，分析企业不同节点的IT需求，制定硬件、软件升级计划，以效益增加为核心，保证企业IT 资产符合企业新的发展阶段的需求。全面了解企业IT资产，进行有效合理部署，在保证平衡的情况下，对于特殊的IT资产要有所侧重，保证IT资产处于良好的运行状态，延长IT资产使用寿命。对于IT资产的维修情况及时记录在全生命周期管理系统中，提高IT资产使用效率。

（3）资源整合阶段，在前期梳理跟踪、后期分析评估的基础上，对IT资产进行有效整合，对于仍然具有使用价值的资产进行回收利用，降低企业的资本支出。IT资产在使用过程中，往往还涉及在各个部门之间的借调，IT资产全生命周期管理可以实现对IT资产权属的及时变更记录。

（4）资产退出阶段，这是IT资产全生命周期管理的最后阶段，当IT资产无法再提供企业所需要的服务时，在资产账上，企业应及时进行报废、出售、替换等处理。IT 资产不同于一般的固定资产，其中包含着大量的数据，企业在处理IT资产报废时，应注意保密管理。对于软硬件上存在数据资源要进行清理，防止形成商业信息泄露，给企业带来商业风险。IT资产与传统固定资产还有一个明显的区别就是，由于IT资产变换速度快，往往没有到使用年限就失去了使用价值。

（三）建立IT资产全生命周期管理流程

将IT资产管理与资产运维相结合，对IT资产进行合理划分，对IT资产进行闭环管理，降低IT资产管理过程中沟通的复杂性，加强IT资产管理的有效性、连续性、可实施性、可预见性，达到提高IT资产管理效率、降低IT资产管理成本的目的。

（1）建立企业IT资产详细图谱，进行全面、统一、集中的IT资产记录。对企业IT资产进行详细分类，例如可以根据软件、硬件、常用设备、专用设备等进行分类，建立企业IT资产的全局图，可以有效反映企业IT资产的分布情况，例如总共有哪些设备、每台设备有多少台、使用这些设备的人员、设备所应用的软件等信息；同时，IT资产图谱还能够准确地反映企业IT资产的价值，例如资产的折旧情况、资产的使用寿命等。IT资产图谱将企业IT资产进行可视化管理，为每一份IT资产建立信息卡片，详细记录IT资产的基本信息、采购信息、使用信息、配置信息、关联信息等，每一张信息卡片就如IT资产的身份证，可以随时调阅，帮助企业管理者快速有效决策[5]。

（2）对图谱进行实时监控、动态调整，在企业的实际经营过程中，随着人员的增减、管理层的变动、企业战略的变革，企业的IT资产随时都在调整，通过IT资产全生命周期管理，对IT资产图谱进行实时监控、动态调整，实现标准化管理。IT资产涉及企业各个部分，例如采购部门、财务部门、人力资源部门、绩效管理部门、技术研发部门等，只有企业的各个部门相互配合，才能保证IT资产信息的准确性，才能保证IT资产管理的有效性。

（3）将IT资产管理与资产运维全生命周期相结合。IT资产全生命周期管理系统的建立，打破了IT资产的信息孤岛，将IT资产管理与企业运维管理相结合，及时发现IT 资产故障问题，维修人员能够第一时间进行系统排查，发现问题、解决问题。IT资产管理人员通过对IT资产的实时监控，甚至可以预见问题在哪里，提前解决故障问题，变被动IT资产管理为主动IT资产管理。对于IT资产发生的系统升级、应用更新、IP地址变更等情况，可以在IT资产全生命周期管理系统中及时体现，IT资产管理人员、使用人员可以通过系统看到IT资产的每个步骤，提高IT资产的使用效率、运行效率。

三、通过IT资产全生命周期管理提升IT资产管理效益

（一）使“账、卡、物”保持一致，实现IT资产管理共享

IT资产全生命周期管理可以反映IT资产变动的频繁性及联动性，对IT资产信息资源进行有效整合，实现全面管理。通过IT资产信息的全面归集，减少了IT资产管理过程中的信息不对称性，在不同系统之间建立了资源共享机制，IT资产全生命周期管理充分展示了IT资产信息资源。

（二）对IT资产进行动态管理，实现IT资产稳步增加

IT资产全生命周期管理有效解决了企业智能化改造过程中IT资产规模大、需求广、数据杂等问题，提高了IT资产出入库的自动化管理水平，有助于对IT资产的全面实时掌握。通过对IT资产的信息识别，通过人工智能获取设备的具体数据，通过编码建立一一对应的关系，一旦资产发生变更，数据库也会自动调整，保证了IT资产的账实相符，促进了企业IT资产稳步增加。

（三）将IT资产通过图表展示，提高IT资产分配合理性

IT资产全生命周期管理可以有效减少企业资产盘点中的人力、物力，降低企业的审计成本；有效解决了IT资产更新换代快速的问题，提高了IT资产管理的时效性；对IT资产究竟是重新购买还是重新进行权属分配给出了有效回答。在人力资源有限的条件下，解决了IT资产分散难追踪等问题，提高了IT资产的配置效率，使企业从IT资产中获得充分合理的回报。

（四）实现信息化建设投入的准确计量，实现企业综合管理实力的提高

通过IT资产全生命周期管理，可以科学地分析出信息化建设的投入产出比，在了解企业IT资产更新换代情况的基础上，为企业投资决策提供有效依据，避免投资过度，便于企业的风险控制；有效解决了企业IT资产管理的难题，系统准确地反映了企业IT资产的全面状况，减少了资产流失，提高了企业的综合管理实力。

四、结语

随着企业智能化改造的步伐不断加快，IT资产在企业中的比例越来越大，企业对IT资产管理越来越重视，对IT资产进行全生命周期管理必要且紧急。IT资产管理已经成为企业战略规划的重要组成部分，IT技术和IT管理方法贯穿企业管理的纵向和横向层面，纵向层包括运维的开始、运维的过程、运维的结果，横向包括客户资源、业务资源、产品技术等方面。通过对IT 资产的全面梳理，建立企业IT资产全局图谱，对IT资产的更新换代及时跟踪记录，提高IT资产的配置效率，降低企业的IT资产运营成本，提高企业的资产管理水平，进一步推动企业的信息化建设。