论私人档案管理问题研究

时间：2024-04-24

李琪

[摘要] 档案作为党和国家各项工作以及人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展，维护国家及人民群众根本利益的重要依据。私人档案，是国家档案资源不可或缺的组成部分，尤其贴近群众，反映群众生活，是完整呈现祖国面貌、人民群众生活的真实记录。但由于我国对私人档案的研究起步比较晚，我国的私人档案管理仍有很多问题和不足，文章从私人档案定义入手，通过分析对比国内外私人档案现状，从档案征集、档案保管、档案利用角度出发，探索其中不足及背后原因，最后提出完善私人档案管理的意见和建议。

[关键词] 私人档案；征集；保管；利用；主体；市场

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）14-0061-03

“二战”以来，世界各国尤其是西欧国家高度重视对私人档案的研究。自1950年国际档案理事会成立以来，私人档案主题已在国际档案大会上进行了多次讨论。1996年，在北京召开的第十三届国际档案大会上确立了“社会——文化档案”观，意味着社会信息资源系统包括公共档案和私人档案。这引起了我国对私人档案社会价值的关注。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出：“县级以上各级档案行政管理部门要积极指导国有企业开展档案工作引导、帮助非公有制经济组织和社会组织做好档案工作”。因此，档案与档案工作的基础支撑作用不可或缺，任何一项重要工作和重要活动都离不开档案的基础支撑[1]。

一、私人档案概述

私人档案有广义的私人档案与狭义的私人档案之分，广义的私人档案是具有非公立或官方性质的机关、企事业团体、组织机构所形成的档案；狭义的私人档案是属于个人或家庭和社会生活、生产活动所产生的私人性质的文字、图表、数字载体等形式的档案。文章所说的私人档案是私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案[2]。

二、国内外私人档案现状

20世纪50年代，是我国档案学的起步和发展阶段，但此后很长时间，档案事业停滞不前。而自1950年的国际档案大会开始，西方各国已开始重视私人档案，且档案事业蓬勃发展。直至1987年，我国出台了《中华人民共和国档案法》，这是我国第一部档案法。该档案法规定“一切国家机关，武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务”。私人档案作为档案的组成部分，也首次拥有了法律约束力。由此，我国的档案研究和档案事业重新焕发生机。

（一）私人档案征集

私人档案征集主要有两种，一是以美、法为代表的柔性方式；二是以俄国、意大利为代表的刚性方式。我国采用的是这两种方式并行的档案征集方式[3]。

1.国外私人档案征集

以美、法柔性方式为例，由于美国宪法规定“私有财产神圣不可侵犯”，国家也无权过问私人财产，包括私人档案，因此出于尊重个人所有权的目的，个人拥有私人档案的相对处置权。法国则是通过政府副鼓励、奖励，政府赎买，自愿移交、捐赠的方式收取私人档案，还有一些欧美国家采取免税、个人奖励、专项购买和代购的方式收集档案。

除柔性方式外，还有俄国政府的刚性方式。俄国《列宁档案法令》规定，撤销所有作为主管机关的政府机关的档案馆，建立统一国家档案全宗，设立统一掌管国家档案全宗和全国档案事物的档案管理总局。其强硬体现在凡未经档案管理总局书面批准的一切政府机关，无权销毁任何档案文件，违法者依法制裁，在意大利也有类似规定[4]。

2.我国私人档案征集

我国私人档案征集主要以捐赠、收购、征购和寄存为主。《档案法》规定，对于具有重要历史社会价值的私人档案，应捐献给国家各类各类档案馆，由国家给予档案有效保护。相关法律法规的出台，一方面体现了国家强制力，另一方面以鼓励捐赠、给予捐赠津贴的方式收集档案，既能调动民众的积极性，也能达到档案的征集目的。

（二）私人档案保管

档案保管是档案管理流程的中心。针对不同价值属性的档案，档案如何保管、怎样保管、由谁保管的问题，各个国家采取了不同的解决办法。

1.国外私人档案保管

西方国家普遍重视私人档案保管。法国政府规定：属于国家艺术文化和《档案法》规定范围内的一般性档案应由国家统一管理，个人不得擅自留存或处置，并在法律层面颁布实施了《法兰西共和国档案法》《關于保护具有历史价值和公共利益的私人档案的法令》等法律法规，强调了法律的不可违抗性，为政府对私人档案的监控力度提供了有力保障。

2.我国私人档案保管

我国私人档案可通过寄存、捐赠或出卖等方式进行处置。《档案法》规定，具有国家和社会保存价值的，应当保密而不能广泛传播的档案，档案所有者应履行妥善保管的义务。另外，档案所有者在获得国家档案行政管理部门批准后，可向各级国家档案馆寄存、捐赠或出卖档案。其中，对档案出卖有明确要求，禁止赠与对象是外国人或外国组织[5]。

3.私人档案利用

法国是全世界最早实行公共档案向全社会开放的国家，其档案开放程度、利用率相对较高。《法兰西共和国档案法》规定，国家保存期满30年的档案，属开放范围。其中，涉及个人隐私、财产、权利纠纷的档案，个人需通过协调或部分开放的形式进行申请利用。

在我国，凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，享有档案的优先利用权，也拥有限制利用档案的权利，档案馆会配合档案拥有者维护其合法权益。

三、私人档案管理存在的问题

我国的档案事业起步较晚，私人档案管理尚处于落后阶段，主要存在档案管理主体模糊、管理理论与实践脱节、缺乏市场管控机制等问题[6]。

（一）私人档案档案管理主体模糊

民众缺乏档案意识，档案主体概念模糊，这是档案形成者的普遍问题。私人档案以个人和家庭为背景，主要记录了个人、家庭或某个个体的生产生活变化，并在一定程度上反映了社会、历史的变迁和发展。其特殊性体现在某些重要人物或重大事件亲历者，其私人档案具有重大社会意义，应将其移交档案馆妥善保管。若私人档案形成者视档案为个人财产，缺乏档案意识，不遵守档案移交保管的规定，以个人意志擅自保存、处置和销毁档案。这种行为无视了作为档案保管主体的国家档案保管机构，轻则使国家和社会失去了一份具有珍贵档案价值的私人档案，重则触犯国家法律，应承担相应法律责任。国家档案管理行政机关的档案工作面向档案行业、档案从业者，与档案相关的法律法规面向社会个体和公民个人落实力度不够，社会大众层面的档案形成者、档案所有者对相关法律法规知之甚少。因此，私人档案意识和档案主体概念模糊。

（二）私人档案管理理论与实践脱节

理论是指导实践的关键，理论与实践的脱节体现在档案管理的上层建筑对档案的监督和控制力薄弱。国家档案政策和档案法规是指导一切档案工作的基础，也是法律的底线，体现了国家对档案管理的监督和控制权，但档案法规具有一定的抽象概括性，属于高度总结的战略指导意见，操作性不强，且法律具有一定滞后性，这导致国家档案行政管理机关的许多行政决策是建立在不完全信息之上的，缺乏决策全面性、前瞻性。另外，私人档案来源广，形成者众多，导致法律对档案形成者的约束力不强，也加大了档案行政管理机关的执法难度[7]。

（三）私人档案管理缺乏市场管控机制

在市场经济环境下，私人档案作为私人财产的主观意识是一种普遍的社会现象。随着国家档案法律法规的不断完善和发展，党的十六大确立了对私人档案在内的各类私有财产的保护，其中对隐私权和著作权的保护，更加深了档案所属的经济价值。个人的人事档案、社会关系证明，在确立房屋产权、著作权益归属等问题的广泛应用，体现了私人档案在解决经济纠纷中的作用。同时，档案中介机构和档案收购者在档案收购、征购中的获利行为，档案所有者为追逐档案所属的经济利益的出卖档案行为，无不体现着档案时刻处在市场经济的调控和制约下。我国的私人档案事业发展尚不充分，档案在遵循市场经济本身的规律下，更应遵守国家档案行政管理部门的集中统一领导，接受国家在宏观调控和微观业务层面的管控，因此，建立必要的市场管控机制是必不可少的[8]。

四、对私人档案管理现状、问题的建议

面对我国档案事业一波三折的历史背景，私人档案管理尚处于充分发展的历史阶段，建议我国的私人档案管理应从明确主体权利与义务、建立健全管理体制和机制、增强集中统一领导与市场调节相结合的角度出发，以上层建筑推动私人档案管理基础工作，确保档案工作有法可依，依法展开，进一步完善私人档案成为覆盖人民档案信息资源的重要组成部分，发挥私人档案信息资源的历史价值和社会价值[9]。

（一）明确主体权利与义务

《中华人民共和国档案法》规定了档案主体为档案所有者、国家档案行政管理部门和有权采取代为保管的中介机构。但随着市场经济的调节和档案事业的不断发展，我国出现了许多以档案代管代存、档案经营为业务的中介机构和法人主体，还有社会各界企、事业单位、档案馆（室）也都不同程度地参与私人档案管理，成为档案主体的一部分，而各档案主体的档案参与者又包括档案工作人员、档案形成者、档案使用者、档案收购者和档案出卖者等[10]。明确不同主体、不同身份档案参与者的权利和义务，在不损害公共权益及他人权益的基础上，以公权保障私权，以私权推动和发展公权，才能充分发挥档案主体的责任，推动档案为社会服务，为人民服务[11]。

（二）建立健全管理体制和机制

私人档案从形成、发展到提供利用涉及多个主体的各个发展流程，各环节在遵守国家法律法规的前提下，都应具备更加微观的、具体的、可操作性的指导规范和操作要求。在档案形成方面，需要档案所有者增强档案保护意识，妥善保管具有保存价值的私人档案，使珍贵档案能够在档案馆或个人手中得到有效保护和传承，为后世所用[12]。在档案发展流通阶段，要进行实名登记和动态监控，以明确档案流通目的，便于分清档案相关方的责任与义务，全面掌握档案流通轨迹和档案去向，确保国家文化财产和国家秘密的完整和安全，维护国家利益。在档案提供利用方面，要加强档案利用的流程管理和制度管理，让档案利用者知晓档案价值，明确利用者权利与义务，以确保提供档案的安全性，避免档案受损和丢失。

（三）增强集中统一领导和市场调节相结合

在我国，档案行政管理部门起主导作用，发挥档案宏观监控和微观协调的主体作用。私人档案虽然具有一定的私人属性，但市场调控和档案为人所用的价值属性决定了档案拥有者将不可避免地与档案形成者、档案利用者、档案内容关联者产生必要的社会联系。坚持集中统一领导，在档案行政管理部门的集中统一领导下，增强集中统一领导和市场调节相结合，充分发挥档案中介机构，企、事业单位，档案馆的社会服务功能，促进并完善档案宏观政策更符合基础化档案工作，推动私人档案作为社会财富的资源整合[13]。

五、结语

众所周知，“没有控制，沒有组织的信息很难成为资源”，私人档案作为私人性较强的信息，多数由档案所有者保管，虽然有与之相配的档案法规和规章制度，但许多私人档案的保存仍处于个人或机构分散的失控状态下，这不仅造成了国家档案信息资源的流失，也不利于整合私人档案。因此，亟须从国家行政管理机关的顶层设计和战略规划调控私人档案资源，建立健全档案管理体系和机制，以集中统一领导为核心，增强集中统一领导与市场调节相结合，联合各方主体力量，做好私人档案管理。