档案人的职业素养

时间：2024-04-24

王大伟

[摘要]职业素养提升是当前国内外职业教育培训的热点话题。档案人的职业素养，可以理解为从事档案工作所具备的素质和涵养。文章从理论上阐明职业素养的深层社会背景和心理需求，分析档案人职业素养结构，论述档案人职业素养的培养措施和激励方式。

[关键词]档案管理;职业素养;素养理论;素养构成

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）06-0058-03

档案工作是我国政府机关及企事业单位的基础工作，作为这项工作的主体，档案人双重管理着档案信息及其载体，担负着指导开发利用档案信息、积极宣传档案文化的重任。档案人应具有什么样的素质和涵养，换句话说，什么样的人有成为档案人的潜质？什么样的人能够胜任档案管理与研究工作，成为档案人的榜样与楷模？这些问题引发了广泛的讨论和研究。我们有必要梳理、归纳一些共性、普遍性的实践经验，以之丰富理论，再以理论指导实践，更好地推动档案工作不断向前发展[1]。

一、理论简介

素质冰山理论、需求层次理论及自我效能理论阐释了职业素养形成的社会背景和内心需求，本文秉持“他人之石可以攻玉”的思想，结合档案工作实际，探讨提高档案人职业素养的理论及实践意义，发掘档案人职业素养提升蕴含的社会价值与人生价值[2]。

（一）素质冰山理论

德国心理学家西格蒙德·弗洛伊德（Sigmund Freud）的人格理论认为，人格特质中有意识的部分只是冰川的一个尖尖角，尖角之下的冰川是我们大多数无意识的心理活动，是人格冰山的“基座”。海面下的冰山，即人格中无意识的那一部分，隐秘地决定着我们的行为方式，这就是著名的“冰山理论”。相关理论研究发展到1970年后，哈佛大学心理学家戴维德·麦克莱兰（David McClelland）更加明确提出了“素质冰川”理论模型，将人的全部才能比作大冰山，如果将冰山伸出海面，占总体积八分之一的尖角看作员工的显性素养的话，那么海面以下占冰山总体积八分之七的基座，便是他们的隐性素养。职业素养中的显性部分指的是经过坚持不懈的培养训练后可获得的包括在内的专业技能和专业知识在内的专业能力，是职业素养的表层部分，即海面以上素质冰山可见部分，主要表现为档案人掌握了满足工作服务对象档案信息需求的方法与技巧，能够对档案信息做出合理分析，对不断变化的环境做出准确及时判断与应对。职业素养中的隐性部分包含工作理念、职业道德以及由之引发的职业思维模式等，这些都从业人员世界观、价值观、人生观的集中体现，如冰山海面下的部分。工作中，隐性素养体现为信守承诺、友好善良，讲奉献、有爱心，勤奋扎实、工作积极、情绪稳定等，是优秀人才的良好品质[3]。

（二）需求层次基础理论

亚伯拉罕·马斯洛（Abraham Maslow），美国心理学专家，阐释了有关需求层次的心理学基础理论，认为人们的需求可以从低级到高级分为五个层次：生理满足，安全保障，归属感和对爱的需求，自尊自爱和实现个人价值观的渴望。有关需求的五个层次形成的基础不同，因而其追求目标和最终结果也就不同。有学者形象地以《西游记》为例，师徒五人西天取经的经历及追求契合了马斯洛需求理论五个层次的境界。八戒的要求是生理满足，沙僧的期望是安全保障，白龙马的希望是有所归属，唐三藏念念不忘的是自尊与荣誉，孙悟空则为实现个人价值而努力抗争。师徒五人“三观”不同，西天取经路上所作所为亦不相同：八戒贪吃贪睡，能懒则懒;沙僧性情平和，安稳第一;白龙马默默前行，无怨无悔;唐三藏执着自尊，追求完美和荣誉;孙悟空一次次闯关降魔，实现个人价值[4]。每个人的内心和行为中都同时隐藏着五个不同层次的要求，但其呈现或发生作用的优先级和紧迫度在不同情况下有所不同。摆在首位、急切要实现的需求是引导人们实施行动的关键动因。低一级层次的目标或需求得以实现或满足后，其引导、激励作用会减弱;较高层级的需求，将取而代之成为特定行为的决策力量[5]。在满足生存、安全与爱的基本需求后，才有可能形成健康的人格与素养，才有条件、有能力向他人、向社会无私释放正能量[6]。档案专业工作与档案人对高层次目标的追求契合，激励着档案人提高自身职业素养，成为具有较高职业素养的生力军，向更高层次的自我实现迈进。

（三）自我效能理论

社会发展学习理论的创始人，美国心理学家班杜拉（Albert Bandura），提出了自我效能理论，阐释了特殊情况下行为动因及其形成缘由[7]。在对自己专业能力进行主观评估的基础上，自我效能感得以形成。主观评估的结果的好坏会影响该主观评估人自身的行为动因[8]，对随后的个人思想行为造成消极阻碍或积极促进等重要影响：首先，影响到的是個体行为诸如进退或取舍的抉择;其次，关系到主观评估人面对困难的态度及策略，即是抗争还是妥协，是勇于争取胜利还是畏缩不前;最后，决定着人的精神状态是振奋、淡漠还是消沉，它们或多或少地受到主观评估的影响。

二、档案人职业素养的构成

档案工作要求档案人认真负责，坚持原则毫不动摇，保守机密绝不松懈。档案人职业素养构成包含3个关键部分，即思想品德高尚，专业知识技能精进和生理心理状态稳健。

（一）思想品德高尚

知法守法。档案管理中对是否遵守、如何遵守相关法律法规的观念或意识，指的是对《中华人民共和国档案法》等档案法律法规的重视程度、了解和掌握水平的统称[9]。是否具有法律意识及意识的强弱，极大影响着“依法管档”思想的贯彻执行。《中华人民共和国档案法》是从事档案工作的基石与准绳，档案人必须努力学习和坚决贯彻执行《中华人民共和国档案法》，坚持依法管档、治档、用档。为更好地保障《中华人民共和国档案法》的有效实施，充分发挥《中华人民共和国档案法》在我国社会发展和建设中的影响力和威慑力，档案人及所在的档案管理单位或部门有责任、有义务学习、宣传和以实施《中华人民共和国档案法》为重心的档案管理相关法律法规，率先垂范，自觉维护法律法规的尊严。

爱党敬党。党要领导一切，档案工作必须始终坚持服从党的领导[10]。为国家、为党管档、守史，为人民服务是档案事业赋予我们的神圣使命。我们要深刻认识到档案工作鲜明的政治特征。在新时期，档案工作单位和部门必须加强党的领导、推进党的建设，特别是基层党组织建设，要加强对***新时代中国特色社会主义思想的理解和运用，把建设发展党和国家的深厚情感浸润到档案工作中来。发挥好党组织的引领作用，建设标准化基层党组织，以党的思想与意识、党的形象和声音浸润每位档案人的心田，强化“四个意识”，牢固树立“四个自信心”，做好“两个保障”，保持政治敏锐性，提高政治境界，深刻认识到档案研究与管理工作对全党、全民族乃至全中国发展的重要现实意义，以对党绝对忠诚的真挚情感，扎扎实实开展档案工作[11]。

履职担当。档案研究与管理是为党和国家守护历史的伟大事业，需要档案人具有高度责任感使命感，能履职有担当[12]。《中华人民共和国档案法》规定了各行各业各类档案材料的收集、鉴定、分类、管理和利用的标准要求，作为档案人必须认真、准确完成档案的各项研究、管理和利用任务，确保档案得以完整收集、系统管理、妥善保管和有效利用。履行管理监督和工作指导职责是否到位，是评估档案管理单位或部门履职情况的一个重要指标[13-14]。监督工作基于档案法律法规和政策规定，监管和督促各行业档案工作;指导工作侧重于对档案管理实践中出现的问题提供解决范例或应对策略。

（二）专业知识技能精进

重视质量。有关档案工作的“质量”包括三方面的含义：一是指专业技术人员素质，二是指所提供的包括档案信息查询在内的档案服务与档案产品与用户需求的契合度，三是指对工作态度和工作成效的评估结果。档案人员必须具有旺盛的求知欲，有进一步学习研究的迫切需求，能够付出努力，全面提高自己的文化修养和职业素养，精通业务流程并致力于全心全意为用户服务[15]。同时，每个人都必须注重提高工作质量，档案人有责任有义务高标准、严要求地完成档案研究、管理和利用工作，向查档用档单位或个人提供高质量的信息服务，一是严格控制信息品质，努力提供最及时、有效和详细的信息;二是做到态度热情，举止温和，言语得体、专业[16];三是不仅注重满足客户的当前需求，还能分析和预测用户的未来需求发展趋势。

拓展知识。人文学科方兴未艾，新的研究领域和跨学科情况如雨后春笋，社会化服务和信息化管理已成为档案工作发展大趋势，这就要求档案人不但专业知识与技能要“精”，科研知识、文化和艺术知识面更要“广”，档案人应具有扎实的社会科学与自然科学知识，了解统计学、管理学、社会行为学等学科知识，及时适应多种工作需求，更好、更快地完成档案研究、管理与利用任务[17]。

勇立潮头。熟练掌握档案学理论与实践专业知识，是档案人的立足之本。新时代的档案工作集现代信息智能技术与档案管理传统方式之大成，要求每位档案人必须以认真细致的工作态度，精心收集档案资料，严格进行档案鉴定，分类要“严”字当头，管理以“警”字为先，要深刻认识到档案实体及档案信息的研究、管理与利用正从过去的手工操作，发展到现在的智能检索;档案工作模式正从传统的线性结构，发展到当下的即时智能网络结构[18]，信息组织和管理机制的虚拟化日趋完善，这就需要档案人掌握档案学理论与实践发展的最新国际前沿成就，收集运用国内外信息资源，将档案学专业知识运用到档案工作实际中，实现档案工作质量的质的提升。

（三）生理心理状态稳健

档案工作常年与故纸堆打交道，日复一日、年复一年的琐碎复杂、单调重复，档案人平凡到几乎被社会遗忘，这对他们的心理和生理承受力都是巨大的考验。档案人必须有出色的生理和心理素养。一是体魄健康，档案人要有完成档案工作任务所需的精力和体力[19]。二是内心平衡，档案人以历史责任、党的重托而不是以个人利益得失决定自我行为，他们的工作、处世态度更多的是从容淡泊，他们平凡中透着高尚，清苦却不乏快乐。三是行为积极，档案人要能够及时调整倦怠情绪，努力以积极心态从单调重复的工作中修炼匠心，从枯燥中收获满足。档案人在档案管理工作中强调的是和谐、融洽和温情，档案研究管理和利用工作最能体现档案人的个人价值[20]。

三、档案人职业素养的获得

职业素养的培养塑造一直是职业教育的热门话题，这是一项发挥文化引领、自主学习和职业培训作用的系统工程[21]。

（一）文化引领

作为核心理念的生成和控制体系，机构或组织的文化氛围能够正确指导构建档案人的政治思想观念和行为模式，形成对机构或组织的认同感和归属感，使档案人不仅珍惜自己的工作岗位，更强化荣誉感和使命意识，增强档案工作队伍的向心力、凝聚力[22]。档案工作要坚持“为民生营造和谐互动的工作生活空間”的初心，坚持真诚、认真、热情的服务观念，秉持“以文化温暖人心、以制度规范工作”的管理思想，有效开展适合档案工作特点和身心健康的主题活动，充分发挥文化引领对档案工作顺利开展的积极推动作用。

（二）自主学习

档案人职业素养塑造的核心方式是自主学习。档案人基本职业素养的共性特征决定了个体自主学习有统一的一面，如学习的内容包括掌握扎实的档案学理论知识、专业技能及管理服务技巧等。此外档案人应考虑自身工作岗位需要，以读书学习、同事互帮互助等方式，针对档案工作中出现的薄弱点，缺什么补什么，系统补、重点补相结合，有针对性地开展自主学习，不同工作层面、年龄层次等的档案人，学习内容的侧重点，擅长的学习方式各不相同。

（三）职业培训

档案人职业培训是指从事档案工作前后参加的与档案研究与管理有关的理论与实务的教育活动，旨在更新和扩展专业知识，提高包括创新能力在内的专业理论素养、知识业务水平。目前，为做好档案工作，一般实施有4大类专业技术培训模式。第一种是岗前培训，可概要但系统地学习档案管理的基本理论知识和操作实践技能;第二种是通过专题讲座进行的专门培训;第三种是提高不同层次岗位专业技能的分级培训;第四种培训是进修培训，寻求更高层次的专业提升。

四、档案人职业素养的激励措施

强有力的激励措施能明确档案工作目标，在实现工作目标、完成工作任务的过程中，激发档案人自我效能正向评估、实现个人价值高层次需求，强化档案人工作的主动性和积极性，从而有效提升档案人职业素养。

（一）绩效考核

绩效考核的主要内容应与档案工作职责和工作目标相一致，主要通常包括思想品德，业务能力，敬岗爱业和工作业绩等4个方面。考核工作一般按季度或年度进行，工作业绩的优劣是决定评估结果好坏的关键。档案管理单位或部门应致力于绩效考核体系的不断完善，督促档案人以良好的思想及行为状态履行岗位职责、完成工作目标。绩效考核应作为常规工作抓好抓紧，要形成制度、規范程序，让绩效考核为档案人发展进步、提升职业素养创造条件，在努力完成单位和部门工作目标中实现对自尊和实现自我价值的需求。

（二）职称评聘

职称评聘工作中要坚持德才兼备的评聘标准，考察政治思想表现、考核工作实绩，注重评估科研成果转化和档案利用等的社会效益和经济效益。档案管理单位或部门应发挥好职称评聘的杠杆效应，建立合理的竞争激励和自我完善机制，让每位档案人都有提高职业素养、提升专业工作水平的紧迫感和危机感，激发档案人工作潜能，进一步优化档案研究与管理专业技术人员队伍结构。

（三）评级达标

适当开展档案工作评级达标活动，以此为抓手，一方面进行各项资源优化整合，查缺补漏，推进档案工作更上新台阶;另一方面是对档案人职业素质的一次大检阅，激励档案人勇创佳绩，珍惜荣誉，不断提升职业素养，争创一流业绩。

***总书记在中国共产党第十八次全国代表大会上明确提出要实现强国梦想，实现全国各民族伟大复兴的中国梦。档案事业是实现中国梦，实现民族复兴不可或缺的一部分，与时俱进、不断提高档案人职业素养是一项永恒的课题，也是推动档案研究与管理利用工作全面进步的内在动力。对于档案人来说，新的伟大征程是挑战也是机遇，要抓住机遇迎接挑战，努力向新高度、新境界奋勇前行，才能成为新时代优秀的档案人。

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