基于大数据背景下的高校人事档案管理信息化建设分析

朱兴荣

[摘要]高校在大数据背景下，利用数据处理技术，提高了人事档案管理信息化建设的基本能力，而且还提高了人事档案管理的质量。人事档案管理为高校日常管理工作中非常关键的一项管理内容，并且也为一个复杂的系统工程，不但信息量庞大、变更频繁，也有广阔的涉及面，需要确保其及时、保密和精准，加之管理人员非常匮乏，因此想要将高校人事档案管理工作做好，难度依旧很大。如今，社会中广泛应用计算机网络信息技术，使得高校人事档案管理信息化逐步迈向了信息化管理，最终也有效提升了工作质量与效率，然而，当前时期，依旧有一系列问题存在于高校人事信息化建设中，因此深入思考和探寻这些问题的解决方式较为关键。

[关键词]大数据背景；高校人事档案管理；信息化建设；分析

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）06-0067-02

大数据技术还可以深入挖掘出人事档案数据信息之间的关联性，每一项人事档案管理的工作内容，都应该依据大数据的处理规范去操作，这样不仅能加快处理速度，而且还能得到有参考价值的数据信息。应用大数据信息技术，不断量化人事档案管理的实际数据，并且可以帮助高校积极开展出有针对性的管理活动内容。而通过科学地预测出高校的发展方向，就可以量体裁衣，制定出适合的人才培训方案，真正做到人才岗位匹配的精准性，进而推动高校人才管理目标的落实。

一、高校人事档案管理工作的现状

（一）人事档案信息化意识相对薄弱

我国高校在计算机等硬件设备上投入较大，校园的数字化建设也在不断推进，但对人事档案管理的重视程度不够。另外，当前很多高校管理观念、管理模式相对落后，仍以简单机械的方式为主，主要通过人工手动方式查档、翻档、摘录和分析，甚至对几百上千份档案逐一排序、比较，然后进行统计、梳理等。这既费人力，又容易出现误差，在此状况下，信息化意识比较薄弱，面对信息化工作无从下手。

（二）档案从业人员专业素质有待提高

由于资金及认识等因素的限制，很多高校对人事档案管理工作重视程度不够[2]。人事档案管理人员的培训和提升不够及时和连续，导致相关从业人员的档案管理水平仍处于传统档案管理和纸质管理水平。受传统人事管理模式的影响，这些人事档案从业人员专业素质不过硬，直接制约着现代人事档案信息化水平的提升。

二、高校人事档案管理信息化的必要性

就当下而言，这种模式与高校的持续性发展、教师资源的配置及政策措施等不匹配。高校档案管理水平的高低直接影响当前及以后整个学校的管理布局[1]。

（一）完善人事档案电子信息是实现现代高校人才与岗位匹配的有效手段

人才引进和积累是现代高校发展的重要途径。档案的管理对优秀人才的使用以及岗位的匹配起到重要的作用。各个高校都非常重视优秀人才的引进，在交流、宣传方面，档案管理亦有着举足轻重的作用。在人才的选拔和任用方面，信息化档案可以方便快捷地为部门提供可靠的信息来源和依据。

（二）人事档案信息化建设是档案长久保存和保证真实性的有效途径

当前，我国人事档案一般由纸质档案材料组成。一个人自建档开始，档案会经过若干次的拆封和重新装订，更换保存地点。在此期间，可能会由于多次拆阅导致纸质受损或丢失，也可能由于保存不当导致受潮，或因为意外、灾害而受损，这都影响着档案的真实性和完整性，从而影响工作的效率。人事档案信息化可以避免这些问题，而且也可以有效地阻止他人对档案的修改、换取，甚至伪造等。当然，前提是档案被信息化之前，必须保证信息准确完整、真实有效等。

三、高校人事档案信息化管理的途径

我国有很多高校很早就重视档案信息化的工作，并尝试付诸实践。近年来，随着高校的快速发展，人事档案的信息化工作显得更为重要。截至目前，由于受各种因素制约，信息化建设出现很多亟待解决的问题。

（一）资金充足是人事档案信息化的必备条件

资金短缺是普遍出现的问题。我国高校学生数量庞大且流动性强，教职工数量多且构成复杂，所以在人事档案信息化建设的过程中，不仅要考虑教职工的档案管理，还要考虑学生档案的管理问题，人事档案信息化需要庞大的资金支持[3]。另外，在购置信息化设备时，也需要相应的资金支持。我国大多数高校只有有限的资金，导致人事档案信息化建设进程缓慢。

（二）人事档案管理人员专业水平的提高是人事档案信息化实现的坚实基础

我国很多高校对人事档案信息化缺乏足够的认识，在可支配资金有限的情况下，更容易忽略人事档案管理工作，缺乏相应的培训[4]。不仅要求他们具备较高的职业素养，而且要求他们必须掌握相应的信息化技术能力和应对处理能力。这就要求我国高校的管理者和规划者重视信息化建设，认识到信息化是未来趋势，重视人员待遇，提升其工作的积极性，这样可以吸引更多有专业素养和专业技能的人才加入，有利于高校档案信息化人才的积累。

（三）安全保障体系和管理制度的建立是人事档案信息化的重要保障

计算机本身的不稳定性和网络不安全性给人事档案的信息化带来了挑战。一旦档案信息丢失或泄露，可能会造成很严重的后果。因此，实现人事档案信息化，要建立独立的运行系统，保障其安全性和保密性。要对不同部门、不同管理人员设置不同的浏览权限。要建立严格的人事档案信息化管理制度，防止泄露和利于追究责任。要利用人事档案信息化的特点，充分发挥在人才交流、宣传、把关、使用等方面的重要作用，为高校的人才建设和管理发展提供有效的保障。

（四）建立资源共享数据库

伴随我国互联网信息科技力量的持续进步，当下我国各个高校在执行各项作业的时候，大多都会使用独立的信息数据系统，而各个部门所采用的信息管理系统存在切实区分，使得高校自身的信息化管理工作缺乏联动，难以契合发展的长远需求。对此，高校在进行人事档案信息化建设的时候，就要注重建立整个高校的共享数据库，使得不同部门、不同职能人员能够在同一信息管理系统下运作，使得高校的认识管理信息化成效更高。例如，每一年高校都会有不同的人员档案信息，不仅来源非常丰富，且其中的内容也较多，具備极强的实用价值[5]。而其整理、归类和汇总的工作难度较大，因此相关的作业效率相对较差。而通过将其在大数据背景下的信息化建设，能够利用互联网和计算机的作用，将不同的数据进行自动化的归类、整理，各个部门一旦需要使用人事档案数据，即可在互联网下运作和交接。而针对多部门、跨部门之间共同的人事资料使用，就需要在此基础上进行大数据背景下的互联共享资源的建设，将所有的人事资料内容上传至公开的平台，各个部门根据自己的需求进行分门别类地找寻。因此，在各项数据的统计和汇总的时候，要确保采用统一格式，才能更好契合大数据下的人事档案管理的有效共享。

（五）转变管理理念，实行信息化管理

当前大数据背景下，应该改变原来的思维模式，创建可以容纳大数据和个人数据的全面思维方式，并在这个基础上创建“大”系统，将整个大学里的个人信息都融入进来，这才是管理优秀的趋势所在。而“大”系统需要有固定的端口，能迅速提取个人的全面信息，如此就能切实提高各个大学部门的工作质量和实际的工作效率。除此之外，“大”系统创建的过程中，还要考虑信息安全，主要是为了限制访问，优化并解决实际问题，不仅要防止教师信息被不法分子盗取，而且还要能防止知识产权被侵犯。第一，高校档案的信息比较多，以往纸质的信息又不实用，而大数据信息技术的应用可以将大学工作人员的所有信息都收集起来。第二，大数据信息技术能够对存储的所有信息进行分类，所以可让人力资源去使用信息管理，这样要比传统手工控制效率更好。而大数据和其他技术相比，在管理上除了能保证高效以外，还很容易让人理解。第三，在使用方法上，用大数据管理教工作人员利用计算机进行决策，这对于信息的访问更加有利。

总之，需要建立完善的信息化体系，同时也要重视应用大数据技术，充分进行有效的人才管理，从而不断加强管理水平，以更好地为高校日后发展奠定基础，希望通过以上阐述，能够保证人事档案管理的有效开展。

参考文献

[1]黄超平.“互联网+”背景下的人事管理信息化建设思考[J].人力资源，2019（16）：127.

[2]夏振影.数字化校园背景下加强高校人事管理信息化建设的研究[J].内蒙古科技与经济，2019（15）：32+39.

[3]高虹.大数据背景下档案的管理与利用探究[J].佳木斯职业学院学报，2019（08）：293-294+298.

[4]杜娟.大数据背景下的档案管理与利用服务研究[J].创新科技，2016（11）：90-91.

[5]祝彩凤，杨晓慧.大数据背景下档案信息资源利用服务工作的特点研究[J].办公室业务，2015（23）：97-98.