高校办公室文秘与档案管理的紧密联系浅析

赵丹

摘   要：办公室文秘工作主要负责办公室的日常行政事务以及起草各种文件、传达上级的命令、做会议记录等，而档案管理工作则是负责各类档案信息的管理，二者虽然工作名称不同，但是工作内容却是密不可分的，如果把二者有机的结合在一起，不管是文秘工作还是档案管理工作都会取得更好的工作效率。本文就高校办公室文秘工作和档案管理工作的紧密联系做了深入的研究和分析，为提高二者的工作效率提供了坚实的理论基础。

关键词：高校办公室文秘  档案管理  紧密联系

中图分类号：G250                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）08（a）-0155-02

在高校，档案管理工作和文秘工作是一个有机的整体，档案管理工作不仅是文秘工作的根基，还是文秘工作内容的延续，通过档案管理工作可以看到文秘工作的成效，通过文秘工作的结果可以完成对档案信息的搜集，档案管理工作可以保证文秘工作的顺利进行，所以，把档案管理工作和文秘工作有机的结合在一起，不但提高了文秘工作的效率，还确保了档案管理内容的质量。

1  高校办公室文秘和档案管理的关系

1.1 档案管理工作是文秘工作的延续

高校办公室是高校中非常重要的一个部门，它不仅负责收集各类信息和文档，还负责传达学校的各项安排和工作，关于学校的各类信息都会汇聚在学校办公室，然后再通过档案管理工作对这些信息和档案进行整理、分类和管理，方便信息的查找工作。所以说，档案管理工作也是办公室文秘工作的一个延续。不管是高校的教学，还是高校的研究和决策，都需要用文档的方式记录下来并保存到学校的历史档案中，这也是档案管理工作的内容之一。而办公室文秘工作中的档案管理还需要负责文件真伪的鉴定和归档工作。

1.2 文秘工作可以确保档案管理的质量

高校中，高校办公室不仅仅负责管理学校相关的信息、资料、研究以及决策等内容，它还负责起草、审核和印发一些公文，审核各部门拟定的以学校或是学校领导名义发布的各类文稿，以及组织起草学校全局性的重要材料。除此之外，上级部门给下级部门下发的文书或指令也是通过办公室传达和管理的，而且重要活动中学校领导的演讲资料和记录也是保存在高校办公室的。由此可看出，高校办公室在高校中充当着非常重要的角色。高校档案管理工作的主要内容就是高校办公室里的这些文件、资料和记录，文秘工作人员把这些文件、资料和记录进行归纳、分类和管理，最终建立成档案，而档案文书的质量是由文秘工作的质量决定的。

1.3 文秘工作为档案管理提供高质量文书档案

高质量的办公室文秘工作可以为高质量的档案文书管理工作提供可靠的保障。因为高校办公室也负责高校重要文件、公文、决策的起草、审核和印发，所以高校办公室的文秘工作人员也需要去查看相应的档案文书。故而档案管理人员应该吸取办公室文秘工作人员的建议这样不仅满足了办公室文秘工作人員的工作需求，还可以提高档案管理工作的工作效率，提高档案文书的使用率，发挥出档案管理的真正意义。

2  对接档案工作和文书工作出现的问题

2.1 文书人员缺乏归档意识

高校办公室是高校中非常重要的一个部门，所以高校办公室的工作人员不但工作内容多、繁杂，而且他们受到的压力也非常大。高校办公室的文书不仅需要一定的时效性，还必须具有一定的灵活性，由于高校办公室工作内容的繁重，很多办公室的文书工作人员都兼职着档案管理的工作，因为办公室文书人员的精力有限，再加上文书工作人员没有专业的档案管理知识，对于档案的性质、种类分辨不清，不能正确的分类、辨别档案，缺乏档案管理意识，所以就造成了档案的疏漏、错误、杂乱等情况。

2.2 办公自动化的应用不熟练

因为传统的办公模式已经深入每一位文秘工作人员的内心，所以自动化办公模式的引用和发展势必会受到一些阻碍，这主要是因为一方面人们对于传统的办公模式很难转变，另一方面对于自动化办公模式的技术还不是很熟悉。处于新旧办公模式交替的档案管理工作势必会出现这样那样的问题，比如：一些档案是纸质版的，一些档案是纸质版与电子版都存在的，对于两种形式都存在的档案管理起来具有一定的难度，它们在审批、归类、管理过程中会出现新旧办公模式交替的形式，致使每一种办公方式下的档案都是残缺的，所以档案出现错误、疏漏的情况也会增加。

2.3 对材料的归档缺少完整性

造成归档材料残缺的主要原因有两点，分别是：（1）处于新旧办公模式交替过程中，一些档案只存在纸质的签发稿，一些档案则是只有定稿，却没有原稿或是修改稿，而依照档案文书的存档要求，档案文书的原始稿和修改稿都必须进行存档处理，原始稿上一般都会存在领导修改过的记录，这也是定稿的根据，也是最具保存意义的，所以缺少了原始稿和修改稿就会造成归档材料的缺失;（2）文书印发以后没有及时地进行登记处理，所以文书的编号就会出现重号、漏号的现象，这样一来，不仅给档案的归档工作带来了难度，还降低了档案文书的质量。

3  完善对接档案工作和文书工作出现问题的对策

3.1 强化工作人员的思想意识

要想把办公室文书工作和档案管理工作有机的结合在一起，第一应该先增强办公室文书工作人员和档案管理工作人员的档案管理意识以及自身的责任感和使命感。办公室的文件和资料是档案管理的主体，办公室的文书工作人员是档案管理的主要工作者。档案是历史的一种再现，它不但把历史完美记录下来了，人们还可以通过档案了解历史，所以办公室的文书工作者必须明白档案的重要性和真正意义。

3.2 强化文档一体化管理

文档一体化管理是从文件生成、办理到档案管理的全过程管理。随着互联网的普及，高校办公也朝着自动化处理模式发展，学校的各个部门会形成一个完整的网络系统，把学校的所有档案、资料进行统一的管理。文档一体化管理保证了文件内容的完整性和一致性。文档一体化的顺利实施和办公室文秘工作人员、档案管理工作人员的努力是分不开的。目前，在高校中，他们会通过互联网络建立一个数据档案库和局域网，学校各部门可以通过局域网查看学校的数据档案库，也可以在学校的网站上发布一些信息、公文等，方便档案利用者使用。而在学校网站上发布的信息、公文都是经过学校办公室审核、确认以后才发布的，然后再把相应的信息整理、归类，形成档案，所以必须增强办公室文秘工作人员和档案管理工作人员的文档一体化管理意识。

3.3 强化对融通工作制度的管理

办公室文秘工作和档案管理工作是紧密相关的，所以它们的工作制度也应该有机的结合起来，这样也能有效的提高档案管理的效率。目前，在许多高校中秘书部门和档案管理部门虽然都隶属于同一个部门，但是它们是两个独立的个体，所以在实际的工作中难免会出现理解错误、没及时沟通的情况，所以档案管理的质量普遍都不是很高，而且档案也保存的不完整，故而文秘使用起来也困难重重，查阅非常不方便。所以应該把文秘工作和档案管理工作有机的结合在一起，共同创建一个管理工作制度，以此来确保档案的完整性和有效性。

总而言之，档案管理工作不但是办公室文秘工作的基础，还是办公室文秘工作的延续，同时，档案管理工作还是文秘工作成效的表现。办公室文秘工作和档案管理工作虽然二者名称不同，但是它们的工作内容却是息息相关的，不管是哪一方出现误差都会影响另一方的工作效率，所以必须同时提高它们的管理意识和管理归类技术，才能有效的提升二者的工作效率，把二者有机的结合在一起，才能更好地为高校办公室工作服务。

参考文献

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[2] 阮靓.高校办公室文秘与档案管理的紧密联系浅析[J].办公室业务，2017（18）：86.

[3] 姜玲玲.高校办公室文秘与档案管理的紧密型探析[J].办公室业务，2016（1）：110.