信息时代背景下电子档案管理探讨

王英秀

摘   要：随着社会经济的迅猛发展，计算机被人们广泛的应用到各个领域。而电子档案的出现，给档案管理带来了一次革命性的挑战。要想推进我国档案管理的电子化进程，就必须对信息时代背景下电子档案管理进行详细的探讨。通过分析信息时代开展电子档案管理的必要性，找到信息时代电子档案管理工作存在的问题，并结合这些问题制定信息时代背景下电子档案管理的有效措施，以供人们参考。

关键词：信息时代  电子档案  管理  探讨

中图分类号：G270                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）08（a）-0161-02

在信息时代背景下，各行各业都逐渐应用计算机技术对档案进行管理，这不仅能够提升档案管理工作的效率，还能够在一定程度上减轻档案管理人员的工作压力。所以，详细探讨信息时代背景下电子档案管理是很有必要的，它有利于提升企业在信息时代背景下的核心竞争力，从而促进企业的可持续发展。

1  信息时代开展电子档案管理的必要性

信息时代开展电子档案管理的必要性，主要体现在以下三方面：第一，符合时代发展的需要;第二，档案管理的重要性;第三，电子档案的应用优势。

1.1 符合时代发展的需要

随着时代的进步，计算机技术早已被人们广泛的应用在日常生活与工作中，信息化已然成为我国社会发展的重要趋势。在这种大环境下，企业要想有效提高档案管理工作的效率和水平，就必须遵循时代发展趋势，积极应用计算机技术对档案进行管理，这不仅能够推动档案管理工作的信息化，还能够有效提高信息数据的收集效率和利用水平，从而使档案管理工作能够更好的满足信息时代的发展需要。

1.2 档案管理的重要性

档案管理工作作为企业管理工作中的重要组成部分，它能够为企业决策提供可靠的数据。由此可见，档案管理在企业管理工作中的重要性。在信息时代，企业必须将计算机技术应用在档案管理工作中，不断改革与创新传统的档案管理模式，只有这样，才能有效提高档案管理工作的信息化水平。

1.3 电子档案的应用优势

与传统档案相比较而言，电子档案在管理工作中具有无可比拟的优势，具體包括以下几点：第一，管理人员可以借助计算机技术对档案信息进行收集和整理，并建立档案数据库，这不仅能够提高档案管理的效率，还能够大大减轻档案管理人员的工作压力;第二，管理人员可以应用计算机技术对档案信息进行随意更改，这在一定程度上能够保证档案的完整性;第三，电子档案管理工作还可以提高档案使用的便利性，以避免档案在使用过程中出现遗失、损坏等问题而影响档案管理工作的有效开展。

2  信息时代电子档案管理工作存在的问题

目前，信息时代电子档案管理工作存在的问题有很多，这其中就包括电子档案管理体系问题，电子档案管理人员专业素质问题以及信息技术应用水平低等问题。

2.1 电子档案管理体系不完善

随着信息技术的高速发展，电子档案管理工作对信息技术应用水平的要求也越来越高。但是在实际的电子档案管理工作中，大部分企业运行都没有建立科学完善的电子档案管理体系，进而导致企业的档案管理人员在实际工作中缺乏必要的约束力，这很容易出现操作失误，从而降低档案管理水平。

2.2 电子档案真实性有待提高

电子档案的真实性会直接影响档案管理工作的开展，一旦档案出现虚假信息，就会给企业发展带来诸多不利影响。虽然电子档案不易丢失，但是管理人员却可以应用计算机技术随意更改档案信息，一旦管理人员出现操作失误，那么必然会影响档案的真实性。由此可见，要想推动企业的发展，就必须提高电子档案的真实性。

2.3 电子档案管理人员专业素质不高

要想做好电子档案管理工作，电子档案管理人员就必须具备一定的专业素养。但从目前来看，很多电子档案管理人员的专业素质都不高，他们既不具备丰富的理论知识，也不具有较强的技能水平，致使电子档案管理工作水平难以得到有效提升。

2.4 信息技术应用水平低

现阶段，在我国电子档案管理工作中，信息技术应用并不到位，很多档案管理人员依旧采用传统的档案管理方式对档案进行管理，他们既没有充分掌握信息技术，也没有积极强化自身的系统操作能力，致使电子档案管理的需要无法得到满足，这不利于电子档案管理工作的顺利开展。

3  信息时代背景下电子档案管理的有效措施

要想有效解决信息时代电子档案管理工作存在的问题，就必须制定行之有效的措施，具体从以下几方面入手：第一，完善电子档案管理体系;第二，加强对电子档案管理专业人员的培养;第三，加强信息技术的应用。

3.1 完善电子档案管理体系

首先，企业应当对电子档案管理工作加以高度重视，并定期组织管理人员参与各种相关培训活动，使他们能够意识到电子档案管理工作的重要性;其次，企业应当建立健全电子档案管理制度，最后，企业对表现好的工作人员给予适当的奖励，对表现差的工作人员给予一定的惩罚。只有这样，才能切实提高电子档案管理工作的质量。

3.2 提高电子档案的真实性

一方面，企业应当加强档案真实性管理。在收集档案信息之前，为了提高档案信息的真实性，企业必须借助信息技术对档案信息来源进行扩大;另一方面，在具体管理工作中，管理人员还应当严格按照电子档案管理的相关流程去操作，加大力度管理档案细节，并规范档案信息格式，以此来提高档案信息数据的真实性。

3.3 加强对电子档案管理专业人员的培养

首先，企业应当对档案管理人员进行专业化培训，以此来提高档案管理人员的专业化水平和技能操作水平;其次，企业应当定期组织档案管理人员参与各种相关活動，以此来提高档案管理人员的系统操作能力;再次，企业应当鼓励档案管理人员不断充实自己，以此来强化档案管理人员的专业素质;最后，企业还应当积极引入先进的专业人才，从而构建一支较为专业的管理队伍。

3.4 加强信息技术的应用

首先，企业应当借助信息技术，收集大量的信息资料;其次，企业应当加强信息技术在电子档案中的应用，这对提高档案管理的质量与效率来说是有很好的促进作用的。

4  结语

总而言之，详细探讨时代背景下电子档案管理是尤为重要的。通过分析信息时代开展电子档案管理的必要性，符合时代发展的需要;档案管理的重要性;电子档案的应用优势。同时找到信息时代电子档案管理工作存在的问题，电子档案管理体系不完善;信息技术应用水平低。并结合这些问题制定信息时代背景下电子档案管理的有效措施。只有这样，才能切实提升企业在信息时代背景下的综合实力。

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