如何加强基层医院档案管理工作

季晓霞

摘  要：在新时期环境下，人们医疗意识的增强促进我国医疗行业迅速发展，在此背景下，基层医院也面临很大的工作挑战。在基层医院的运营中，无时无刻不产生大量的信息数据，而这些信息数据以档案的形式为基层医院的发展提供支持，但因为信息数据具有内容复杂、范围广泛、种类繁多等特点，对档案管理工作造成很大压力。本文就主要针对如何加强基层医院档案管理工作进行分析，希望对相关工作的开展提供参考。

关键词：基层医院  档案管理  管理工作  信息数据

中图分类号：R821.4                         文献标识码：A文章编号：1674-098X（2021）04（b）-0186-03

How to Strengthen the Archives Management of Grass-Roots Hospitals

JI Xiaoxia

（Antu Traditional Chinese Medicine Hospital， Yanbian， Jilin Province， 133600  China）

Abstract： In the new era， the enhancement of people's medical awareness promotes the rapid development of China's medical industry. In this context， grass-roots hospitals are also facing great challenges. In the operation of grass-roots hospitals， a large number of information data are produced all the time， and these information data provide support for the development of grass-roots hospitals in the form of archives. However， because of the characteristics of complex content， wide range and various types of information data， it causes great pressure on archives management. Next， the article mainly analyzes how to strengthen the grass-roots hospital archives management， hoping to provide reference for the development of related work.

Key Words： Grass-roots Hospital; File management; Management work; Information and data

大数据时代的发展对各行各业的工作模式产生了很大的影响，各个企业和单位都对信息数据的价值挖掘十分重视，而医院档案就是医院运营中产生的信息数据体现，它对医院医疗服务、活动开展和长期发展具有重要的价值。为了充分发挥医疗档案的作用，基层医院就需要充分认识到档案管理工作重要性，并积极采取有效措施加强基层医院档案管理工作的开展，这也是其发展中需要重点关注的内容。

1  加强基层医院档案管理工作的意义

在基层医院的运营中，档案管理直接关系到医院的正常运行和长期发展，它是医院管理中的基础与核心部分。通过医院档案能够客观和准确地反映医院工作情况、管理工作以及医疗水平，在现阶段我国卫生体制的改革逐渐深入背景下，需要医院不断地提升医疗技术水平以及服务质量，促进其核心的竞争力提升，更好地满足人们对医疗服务的需求。同时，档案内对医院的各历史阶段发展变迁进行记载，是医院的宝贵物质和文化财富，便于对医院开展宜传教育活动提供资源，也是医院在文化建设以及整体形象方面的重要表现[1]。通过进行档案管理工作，能够实现对医院發展历史文化资料的整理和长期保存，便于广大职工以及人民群众对医院的深入了解，使医院树立良好形象，并实现职工凝聚力的提升，这对其持续发展具有重要的价值[2]。

2  基层医院档案管理工作现状

2.1 档案管理基础工作有待强化

在基层医院的档案管理中，基础工作涉及到大量的内容，且档案范围也是十分广泛，想要实现对档案管理基础工作的有效开展，需严格规范工作重视档案管理。但对现阶段基层医院的档案管理来看，基础工作方面还存在有待加强的情况。在档案管理的基础工作中，一些人员自身工作水平以及综合素养有限，工作的开展缺乏规范性，导致档案材料全面性和准确性的不足;同时在档案资料收集、整理、总结和鉴定等环节，一些人员并没有实现标准化管理，其中一个环节出现疏漏，都会对档案资料价值产生影响;另外，在档案管理中安全工作至关重要，但实际管理中相关人员存在管理不规范和态度不严谨的情况，并没有做好自身工作责任的落实，导致在保管、安全监察、移交等环节出现安全问题，甚至缺乏防火、防盗和防潮等手段，导致档案资料受到损坏[3]。

2.2 档案管理的机制需要健全

在基层医院的档案管理中，想要确保其工作规范和有序开展，需要具有档案管理机制作为保障，但现阶段基层医院普遍存在档案管理的机制不健全的情况。尽管一些基层医院进行了档案管理部门的建立，但其部门人员的配置存在不合理，并没有实现人员配置的科学化和专业化，硬件条件也没有得到保障，这都对其工作的开展造成了不利影响。同时，在实际的工作中并没有对《档案法》全面、有效地落实，很多档案管理人员对其并没有深入认识，很多工作的开展脱离了《档案法》的规定。另外，在档案管理中，责任制度、规范管理制度、安全保密制度、工作流程和内容规范等较为缺乏，这也导致很多管理人员在工作开展中缺乏制度依据与约束，进而表现出工作的责任心不足、盲目性较大、操作不规范等情况。

2.3 对档案资源缺乏开发利用的意识

档案资料具有很大的潜在价值，通过对档案资料开发利用，能够在诸多方面的工作中实现价值的发挥，但基层医院对档案管理存在的重视度不足问题，档案意识较为薄弱，更无法对档案资料进行利用。一些基层医院在档案管理中，很多方面的资料是较为缺乏的，且一般是通过纸质形式来保存，甚至出现残缺不全的情况，这都是因为其档案意识薄弱没有重视档案管理而造成的。由于档案资源存在不完整，在对档案资料的使用中也会出现各种问题，不能够对其他工作的开展提供帮助和依据，这对档案的利用价值造成了很大的影响[4]。

2.4 档案管理的现代化水平有待提升

在新时期环境下，先进科技技术迅速发展，对基层医院的档案管理工作开展提供了良好的条件，对推动其档案管理的现代化具有积极的意义。但从目前基层医院的档案管理来看，在现代化水平方面还普遍存在不足。一些基层医院存在档案管理的分散情况，档案管理空间比较狭小，对相关工作硬件的投入也存在不足，档案的管理设备较为陈旧，且管理技术也比较落后，这对其档案管理的工作开展造成了很大影响。尽管一些基层医院积极进行计算机和网络等技术的引入，但对这些设备和技术的使用还较为表面化和浅显化，仅仅用于对档案资料的收集和整理，并没有充分发挥其功能与作用，这也影响了其现代化的发展。

3  加强基层医院档案管理工作的途径

3.1 加强档案管理基础工作

对于档案工作来说，它具有很强的专业性和科学性，在基层医院的发展中档案资料的积累逐渐增加，这对档案管理就提出了更高的要求，但基础工作是档案管理的前提。在基础工作中，相关人员要具有良好的工作能力以及综合素养，加强工作规范化和标准化的建设，确保归档文件的资料具有良好准确性和全面性。而档案资料的齐全性和准确性直接对其利用效果产生影响，相关人员要做好对档案资料有效收集、整理、总结和鉴定，基于档案资料完整性才能够确保其具有良好的保存价值。在基础工作中，档案安全管理至关重要，相关人员要依据档案相关法律规定，做好对档案资料的保管、管理、保密、安全检查的记录和统计、资料销毁、档案借阅和移交以及突发事件的应急等工作，防止档案资料受到完整性的破坏[5]。

3.2 积极健全档案管理工作机制

在基层医院的档案管理中，为了实现管理工作的水平提升，促进档案资源的积极开发，便于对医院的各项工作提供服务，就需要对其档案管理工作机制积极健全。首先，基层医院要进行档案管理组织机构的建立，如医院档案领导小组和网络管理的小组等，并进行分管领导的设立，在每个部门内配置一名兼职的档案员，来为档案管理工作的开展提供完善的管理组织保障，且还要根据档案管理的需求进行专业设施和硬件条件的配备。其次，基层医院要做好对《档案法》的大力宣传、有效落实、积极执行，将档案管理向医院日常的工作中纳入，促进医院职工对档案价值的认识。再次，要建立责任制度、规范管理制度、安全保密制度、工作流程和内容规范等，来完善档案管理制度与要求，对相关人员工作的开展提供制度依据，同时档案管理的人员还要加强自身能力的提升，立足自身岗位、明确工作职责来积极投入到档案管理中。

3.3 重视和加强档案资源开发和利用

在档案管理逐渐发展中，越来越多的基层医院对档案的开发和利用愈加关注，这就需要其积极采取有效措施加强对档案资源开发和利用。基层医院要做好档案编研，对原始档案和文件的直接性利用减少，降低档案保存和利用间存在的矛盾，通过对档案材料的汇编和编研，一般查询只需要翻阅档案和汇编就能够满足需求，提高档案利用效果。同时，还可以按照单位的需要，对相关汇编实现完整、系统的汇集，并建立全引的目录和案卷目录等，这样就能够对相关资料的利用人员提供便捷和迅速的服务[6]。另外，做好对档案资料作用的充分发挥，对档案资源的潜力和价值充分挖掘，如借助档案资料进行单位发展史的编写，对单位职工先进的事迹宣传，对领导决策的制定提供信息依据等。

3.4 提升档案管理的现代化水平

首先，基层医院要按照档案管理的工作需求和实际情况，积极进行现代化的管理设备购入和使用，如刻录机、扫描仪、音视频的数字采集与转换设备以及数码相机与存储设备。其次，要积极进行计算机等一些现代化技术的引进，通过计算机系统来对医院各业务和行政方面的档案储存，便于使用人员对所需资料及时和便捷查找，从而增加工作的效率;构建内部档案的网络化管理平台，将数字档案在数据的服务器上存储，则档案检索的工作站借助网络访问手段，能够对用户实现数据查询、信息更新和事务管理的服务提供，通过对计算机和相关软件等技术的使用，有效实现了档案的网络化和智能化管理[7]。最后，基层医院要对档案管理配备一些保护性的设备与技术，如库房去湿和空调设备、灭虫和灭火设备等。

3.5 加强档案资料完整性管理

在档案管理中，文件归档工作至关重要，也是实现档案资料完整性的重要环节。为了确保档案资料的完整性，需要把在各科室和个人手内的文件和资料向档案室集中汇总和统一化管理。在对归档文件完整性管理中，首先要确保每份文件具有完整性，要求文件定稿和正文、档案文件和附件、档案转发件和被转发件以及请示件和批复等保持完整无缺性;其次要求每一次的会议和每项工作开展中全部的文件都保持齐全性;再次，档案文件对医院主要的职能科室和各项活动过程以及结果实现了综合反映，且它们存在密切联系，在档案管理中相关人员要具备档案完整性管理的自觉意识，在文件材料形成、积累、归档中确保齐全。最后，为了有效确保档案资料完整收集，则在档案管理中宜采用经办人员的立卷介质，对相关部门科室的兼职档案管理人员责任和要求明确，让其负责督促和检查日常的档案资料产生、积累、整理，对后续归档工作的开展奠定基础，同时还要他们明确档案分类和归档的范围，促进其档案意识的增强。

4  结语

综上所述，档案管理工作是基层医院管理中的重要内容，它对医院正常运营和长期发展具有重要的意义，为了确保基层医院的档案管理工作有效开展，需要其正视档案管理工作中存在的问题，并积极采取有效的措施加强案管理工作的开展和落实，从而为医院可持续性发展提供保障。

參考文献

[1] 衣英强，王楠楠.浅谈提升基层医院档案管理水平的对策[J].管理观察，2017（11）：154-155.

[2] 李峰.基层医院档案管理的规范化与标准化[J].中国文艺家，2019（9）：270.

[3] 于海峰.关于基层医疗档案管理工作创新的几点思考[J].卷宗，2020，10（6）：12.

[4] 赵刚.基层医院档案管理中档案信息化建设的路径探索[J].卷宗，2019，9（35）：88.

[5] 彭小峰.大数据时代基层医疗档案信息化建设探讨[J].信息周刊，2019（7）：142.

[6] 吕俊丽.医院科研管理现状分析及对策研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2016.

[7] 王海莲.大数据时代卫生医疗档案管理现状及对策研究[J].文化创新比较研究，2020，4（1）：185-186.