数字化背景下对声像档案管理的思考

杜燕娜

[摘 要] 声像档案是一种特殊的档案，具有直观性、形象性，在传统的档案管理模式下，很难对其进行有效管理，而数字化信息技术的发展为声像档案管理提供了有利条件。本文以声像档案管理中的照片檔案管理为研究出发点，对其在数字化背景下的具体管理途径进行了详细研究。

[关键词] 数字化 声像档案 档案管理

中图分类号：G276 文献标志码：A

声像档案是档案中的一种特殊形式，如录像、照片等，与传统的纸质档案有所不同，声像档案主要是利用声音、图像等方式，将事物直观地、形象地呈现在人们面前。可以说，与传统纸质档案相比，声像档案更加精准，因此必须要加强声像档案的管理工作。在这种情况下，传统的纸质档案管理模式很难满足声像档案管理的需求，而随着信息技术的发展及大数据时代的到来，其为声像档案管理提供了必要的基础条件。

一、大数据与声像档案管理

（一）大数据时代与照片档案数字化管理

随着信息技术的发展，人类已经正式进入大数据时代。在大数据时代，任何人在互联网上浏览的任何网页，都会被大数据所收集，而这种海量数据又经过专业软件的分析、统计，被应用到各个行业、各个领域内，成为最重要的生产因素。

在大数据时代，照片档案属于声像档案的一种，作为一种特殊的档案，必须要改变传统的照片档案管理模式，通过对一些褪色、失真等存在诸多问题的照片进行数字化扫描，并对其进行保存，以实现照片档案的价值。可以说，在大数据时代，照片的数字化档案管理更高效、更便捷、更具有安全性，已经成为各类企事业单位档案管理的必然趋势。

（二）数字化背景下照片档案管理优势

随着信息技术的不断发展，照片档案作为档案的一个重要组成部分，必须逐步实现照片档案的数字化管理[1]。具体来说，实现照片档案的数字化管理，具有三方面优势。

首先，照片档案的数字化管理可以进行照片的修改和编辑。在照片档案数字化管理过程中，各个企事业单位可以根据自身对照片的需求，对摄影人员所拍摄出的照片进行编辑和删减，使其保持最佳的拍摄效果，并充分体现出自身的价值。

其次，照片档案数字化管理使得存档和检索更为方便。在各大企事业单位中，照片数量较大，且存放难度较大，在这种情况下，经过数字化管理之后，可以对其进行刻盘保存，并将其上传到局域网中，方便了用户的检索和利用。

最后，照片档案数字化提升了照片档案的保存质量。照片档案在保存的过程中受多种因素的影响，常出现褪色、损失等现象，而通过数字化之后，可有效避免这一现象，使其得到长期保存。

二、数字化背景下照片档案管理过程中的难点

目前，一些企事业单位已经开始实施照片档案的数字化管理，但其中仍存在一定的问题，集中反映在以下五方面。

（一）对照片档案管理重要性认识不够

目前，一些单位的领导、档案管理人员并未正确认识到照片档案管理的重要性。在这种形式下，虽然一些单位保存了大量的图片、照片等声像资料，但没有对其进行有效地分类和处理，致使不少照片档案、照片资料无法及时归拢，甚至分散到各个部门、个别人手里，没有将其归纳到档案中，并对其进行有效管理。一些照片档案在长期存放过程中，由于管理意识不够，出现了损坏、褪色、失真及丢失等现象，严重影响了照片档案的价值。

（二）缺乏完善的声像档案管理制度

完善的照片档案管理制度是确保照片档案管理的重要保障。但就目前而言，多数企事业单位的档案管理部门只对实物档案、纸质档案的管理工作制定了健全的管理制度，忽视了照片档案管理制度，从而无法对照片档案进行行之有效的管理。一些单位虽然制定了相关的照片档案管理制度，但由于内容缺乏针对性，具体管理过程中没有明确的标准，以至于一些重要照片资料出现丢失现象，无法充分发挥其价值，影响了企事业单位的未来发展。

（三）照片档案管理人员素质较低

在照片档案管理过程中，相关工作人员素质的高低直接影响了管理的质量，尤其是在大数据时代，人们对照片档案管理人员提出了更高的要求。在这种背景下，相关工作人员不仅要掌握较强的管理业务能力，还要具有较高的信息技术能力。但就目前而言，我国多数企业单位照片档案管理人员的综合素质偏低，许多工作人员专业知识有限，在管理工作中仅仅凭借以往的工作经验。一些照片档案管理人员在管理工作中，由于对工作的片面认识，仅仅将一些珍贵的照片档案进行简单地存放、记录，而没有对其进行有效保护，以至于出现丢失、损坏等现象，严重降低了照片档案的开发价值[2]。

（四）照片档案保管环境较差

与传统的纸质档案相比，照片档案对保管环境要求更高、更为严格。但就目前而言，我国多数企事业单位在进行照片档案管理过程中，常将其与纸质档案管理混合进行，忽视了照片档案的保管环境，以至于在保管过程中照片档案常出现不同程度的损害。

三、数字化背景下加强照片档案管理的有效途径

（一）正确认识照片档案管理工作的重要性

加强照片档案管理工作，对企事业单位的发展具有重大意义，各个企事业单位的领导、工作人员要充分认识到照片档案管理的价值和重要性。首先，企事业单位的领导要给予高度的重视，不断完善照片档案管理的相关制度，并投入一定的人力、物力加强照片档案管理工作。其次，要通过宣传等方式，使相关工作人员充分认识到照片档案管理的重要性[3]。

（二）实现照片数字化

目前，声像档案中的图片主要有数码照片、已经归档的纸质照片两种类型。在具体管理过程中，数码照片只需要将其上传到电脑或相关硬盘中，并将电子文档进行保存，根据实际需求对其进行打印。而对于已经归档的纸质照片来说，必须要利用扫描仪，对其进行分批扫描，并与照片相关的信息。

（三）健全管理制度，进行统一的规范化管理

健全的管理制度是确保照片档案管理工作有效开展的基础。因此，企事业单位必须要制定、健全照片档案管理制度，对其进行严格、规范化管理，从而保证照片档案管理工作能够有条不紊地进行。

（四）加强培训，提高照片档案管理人员的综合素质

照片档案管理人员的综合素质直接影响了照片档案管理工作的质量，因此，针对目前照片档案管理人员参差不齐的情况，必须要加强培训，不断提升其工作人员的综合素质。具体来说，应包括以下三方面。第一，加强培训，不断提升现有队伍人员的专业能力、综合素质。通过开展各种培训活动，提高工作人员的业务能力，还应采取定期考核的方式，加强工作人员专业能力和管理能力的考核。第二，引进高素质人才。对于现代管理能力较强的人才，应给予足够的重视，并为其提供良好的工作环境，设定相应的奖励措施等，以达到吸引人才、留住人才的目的。第三，加强岗前培训。相关工作人员在进入岗位之前，應加强岗前培训工作，以确保其尽早熟悉相关工作流程、工作内容，从而确保后续工作的顺利开展。

（五）加强照片数字化管理

首先，在信息化时代，照片档案保管工作逐步进入数字化阶段，其中最为重要的就是安全问题，一定要确保数字化照片的存放环境，避免其在存放过程中出现损坏的现象。其次，在存放过程中，要尽可能做好信息系统的维护工作，以免不法分子利用互联网信息漏洞对照片进行非法窃取。最后，在使用照片过程中，可通过光盘、打印输出、数码扩印等技术，在充分实现照片档案价值的基础上，避免照片档案在使用过程中产生损坏。

四、结语

照片是各企事业单位发展的见证，具有极高的价值。但照片档案在管理过程中受多种因素的影响，常出现褪色、损失、丢失等现象，大大降低了照片档案的价值。因此，在信息化时代必须要针对目前照片档案管理中存在的问题，以数字化管理为基础，采取有针对性的措施，以促进照片档案管理工作的进一步发展。

参考文献：

[1]吴虹，吴映萱.数字化背景下声像档案管理探究[J].兰台内外， 2017（6）：25.

[2]周成龙.数字化背景下声像档案管理的难点及对策[J].兰台世界，2017（8）：57- 60.

[3]王可.基于数字化的声像档案管理研究[J].科技展望， 2016，26（18）：254.