科研院所建立健全新时代档案利用体系的措施研究

侯悦　王震亚　张瑜

摘   要：传统档案利用存在服务理念落后、服务方式落后、现代化程度低、人才培养不足等问题，科研院所档案部门必须通过健全档案制度体系、持续推进档案资源建设、搭建集团化数字档案馆、丰富档案服务形式、加强高层次档案人才培养等措施，构建适应新形势的档案利用体系，推动档案利用向数字化、网络化、智能化转型发展。

关键词：档案利用  科研院所  创新措施

中图分类号：F324.3                                文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2020）03（c）-0159-02

1  科研院所建立健全新时代档案利用体系的重要意义

1.1 顺应国家战略，贯彻上级机关新时期档案利用的新要求

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》将“档案利用便捷化”列入档案事业“十三五”发展目标之一，为企业档案利用指明了发展方向。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中要求“建立健全方便人民群众的档案利用体系”，阐明了新形势下档案利用工作为谁服务、怎么服务的问题。在这种背景下，档案部门需在深入学习研究国家、上级机关各项工作要求的基础上，对档案工作的目标进行再认识和重新定位。档案工作不能仅仅停留在文件收集、整理的层面上，还要通过信息化手段与档案利用、资源共享联接起来，其目标也要从“应归尽归”提升到促进知识价值实现、知识传播上来。

1.2 抓住改革机遇，适应信息化和“互联网+”时代的快速发展

2018年，***总书记在致信首届数字中国建设峰会时强调，当今世界，信息技术创新日新月异，数字化、网络化、智能化深入发展，在推动经济社会发展，促进国家治理体系和治理能力现代化、满足人民日益增长的美好生活需要方面发挥着越来越重要的作用。信息化、“互联网+”时代的迅速发展，对多维信息的需求大幅增加，档案工作领域更加广泛、内容更加丰富、需求更加多样，对管理水平的要求也将越来越高。因此，建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的档案利用体系，满足现代化科研院所不断增长的档案知识需求，是档案工作顺应改革潮流的必然趋势。

1.3 主动谋求变革，提升科研院所管理能力的实际需要

科研院所属于知识密集型组织，其型号产品研制需要多学科、多领域的大量知识资源以及精细严格的管理做支撑，研制过程复杂，进度和质量要求极高，为此构建合理有效的档案利用体系，有助于利用内外部知识流，促进科研管理人员能力的提升，保证型号产品研制的进度和质量，全面提高组织知识管理水平，实现从传统企业管理模式向具有自我学习能力、知识创新能力和自适应能力的智慧型企业转型升级。

2  科研院所目前档案利用存在的问题

2.1 档案资源开发利用不足

一方面归档责任部门往往将精力放在对归口业务的管理上，归档意识不强，不注意日常工作中对有价值的原始资料加强积累保管，容易造成档案资源的流失。另一方面，档案资源之间的关联关系未能充分挖掘，缺乏共享和利用，未经过加工、提炼形成知识，没有充分把“死”档案变成“活”资源，档案资源多层次加工不够，档案价值难以最大程度地挖掘，影响了档案信息资源的协同共享利用。

2.2 档案智能服务水平不高

档案查询利用主要以人工搜索为主，检索方式较单一，服务精准性较差，缺少有针对性的、智能化的利用服务，与大数据、人工智能时代的要求还不适应。档案服务以被动服务为主，未与业务流程相关联，无法实时有效主动指导业务活动开展，归档数据的统计分析和档案知识的积累沉淀以人工为主，缺少智能化手段。

2.3 档案利用效率偏低

未建立统一的信息化平台对各业务系统的数据进行管理，档案信息资源整合存在一定困难，无法实现各业务系统电子文件的在线收集、归档、利用，不能对科研生产、经营管理各环节进行有效的管控。用户查阅相关信息时，需要到不同系统中进行查找，利用效率不高，增加了用户获取有效知识的难度，导致档案利用效果和用户满意度不高。

3  科研院所建立健全新时代档案利用体系的主要措施

3.1 健全檔案制度体系，保障档案利用规范有序

健全档案管理标准体系，全方位规范档案管理所涉及的要素和环节，能够切实保障利用者对档案信息的需求，并提升档案工作的整体质量[1]。档案机构要认真履行职责，及时制定或修订本单位档案管理制度。一是明确归档要求，做好档案利用原始积累。发布《文件归档管理规定》、《文件材料归档范围和档案保管期限规定》等制度，对归档范围、归档时间、保管期限、文件质量等进行明确要求，确保归档文件的有效性、准确性和完整性。二是明确利用要求，使档案利用有序合规。发布《档案使用管理规定》等制度，规范档案利用的审批权限、违规处罚等方面的要求，通过流程图的形式确保档案利用者能快速掌握要求。三是明确安全保密要求，使档案利用安全可控。发布《档案库房管理办法》，建立健全档案应急灾备机制和人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系，确保档案库房安全保密。

3.2 持续推进档案资源建设，提供档案利用资源基础

有效开发利用档案数据资源对企业决策、运营管控、市场竞争、效益效率、文化传承、转型升级、可持续发展等都起到至关重要的作用[2]。因此，档案机构应切实将企业科研生产、经营管理的需求作为归档的第一要务，持续推进档案资源建设。一是以档案数字化为基础，建立数字档案资源库，为项目投标、研发参考、考核评审、验收审查、鉴定报奖、个人职称评定等提供方便、快捷、高效的利用服务，实现档案信息资源的及时利用与共享。二是以专项档案收集为关键，优化档案馆藏结构，持续开展管理类档案的收集工作，并对关停清算控股公司的历史档案开展专项收集和整理。三是加大实物档案的收集整理工作力度，扩大实物档案收集的范围，如奖杯、奖状、奖章等荣誉性档案。通过不断充实现有档案资源，最大限度做好档案资源原始积累，为文件保护和档案利用打好基础。

3.3 搭建集团化数字档案馆，提供档案利用支撑环境

当前，在事业单位企业化改革的背景下，形成了“集团公司—子集团—成员单位（含控股公司）”的“三级架构，两级经营”的管理模式，对现有档案工作的管理理念、工作方式带来了新变化。档案机构应聚力信息化，加速建设集团化数字档案馆，解决“信息孤岛”的问题。一是实现档案系统与业务系统的互联互通，推动实现各类电子文件的在线归档、在线移交与接收，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。二是将“抓整合、促共享”作为数字档案馆建设的重要目标和基本要求，升级建设承载集团业务“一张网”，全面支撑母公司和控股公司管理协同和研发协同。三是与各控股公司主要业务系统建立集成接口，将分散于各控股公司的不同载体、不同类别的档案资源，集中整合到集团数字档案馆。通过归档收集流程、移交流程、利用服务流程等的一体化，使集团档案资源成为一个统一整体，打通跨单位、跨系统间的信息孤岛，实现档案资源的协同共享和高效利用。

3.4 丰富档案服务形式，创新档案利用手段

为适应科研生产任务量急剧增长对档案资源利用的便捷性、及时性和有效性要求的不断提高，档案机构应提升档案服务能力，创新服务模式，提供多样化的档案信息资源和服务。一是推动档案利用电子化，依托档案管理信息化条件建设，将档案借阅、制作、外发等利用要求融入流程中，通过信息化流程完成审批手续，提高档案利用效率，促进档案资源高效共享。二是搭建高效搜索平台，实现海量档案快速准确查找和在线浏览，解决办公地域分散条件下传统纸质档案利用服务手续多、路程远、不能同时借阅等带来的不便，增强用户体验，提高档案资源流转效率，提升档案服务质量。三是主动分析企业重点工作需要和用户个性化需求，开展档案知识智能推送服务建设。引入人工智能、大数据等前沿技术，建设档案知识服务平台，根据工作岗位、业务活动、行为习惯等要素，为用户提供工作指导、决策支持等方面的知识支撑，为企业中心工作提供精准服务。四是以档案成果专题库为突破，在深入编研档案的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果，挖掘档案信息价值，助力企业改革发展。

3.5 加强高层次人才培养，为档案利用提供人员保证

为保证档案人员具有基于档案管理岗位所需要的能力，档案机构应不断完善人才培养机制，提升员工岗位胜任能力。一是应从培训教育入手，完善“导师带徒”的人才培養模式，建立规范化的培训需求获取、培训效果评估工作流程，及时跟踪反馈培训效果。基于岗位任职能力制定开展年度培训计划，中层领导人员和管理骨干应积极参加档案业务培训，学习档案行业新标准、新要求，提升业务能力，拓宽管理思路。二是对标业内先进单位，组织档案人员参加外部学术交流和技能竞赛，不断提高人员专业技术水平。三是积极组织跨学科的信息技术交流，邀请人工智能领域的专家进行大数据、知识服务等学科知识的讲解教学，促进科技资源和创新成果共享、共推，帮助档案人员“跳出档案看档案”，培养一批档案数字化加工与管理、标准规范建设与实施、档案信息化建设运营与管理等方面的全能型人才。

参考文献

[1] 孙沁，赵传玉，唐来洲.档案利用服务标准体系构建研究[J].浙江档案，2019（2）：62.

[2] 阎晓峰.大数据与档案资源开发利用[J].中国档案，2015 （11）：17.