ERP系统的集成与实现研究-基于SAP系统实现销售管理与财务管理的集成

李艳玲 梁艺多

东北财经大学(大连 116025)东软信息学院 (大连 116023)

SAP是一家德国公司，翻译成英文是“Systems，Applications，and Products in Data Processing”(数据处理中的系统、应用和产品)。My SAP ERP是一个集成的 ERP（Enterprise Resource Planning企业资源计划）系统,，该系统包括了不同模块和应用程序的复杂集成，每一个模型代表了一种基本业务处理，共包含销售和分销(SD)、质量管理(QM)、物料管理(MM)、生产管理（PP）、项目管理（PM）和人资源管理（HR）等 l2个功能模块。销售管理（Sales and Distribution）模块是 SAP后勤模组中一个重要的模块，它涵盖了销售数据管理、客户管理、销售订单处理、发货管理及出具票等主要功能；财务管理(Financial Accounting)包含了总账、资产、基金等管理功能，依照会计法则为企业管理层及所有者提供准确的财务信息。

销售管理与财务管理的集成主要从主数据和客户化配置两个方面来实现，具体包括组织架构的建立、客户、物料主数据的重要字段的维护和会计科目的自动确定等方面，来实现销售管理和财务管理的集成。以下对于销售管理简称SD，财务管理简称FI，SD与FI的集成分别从下几个方面来阐述。

1 集成化组织结构

在my SAP ERP中SD和FI各自有一套组织结构的定义，要实现SD 与FI的融合，必须在这两套组织之间建立关联。

SD的组织单元主要有销售范围（销售组织、销售渠道、产品组的组合）、工厂、发运点。

FI的组织单元主要有集团、公司代码、业务范围、利润中心。一个集团可能有一个或多个公司代码。每一个公司代码在财务上是独立的法入实体。

SD与FI的组织单元之间建立的分配和隶属关系，是实现业务与财务数据集成组织基础。对于大型企业集团，可以参照图1来设计系统组织架构。

1.1 把销售组织分配给公司代码

公司为实现销售功能，实现销售业务，在系统中需要建立销售组织，负责为一个或多个工厂(公司)销售商品和提供服务，与客户商定价格、付款条款，价格条款等设置在销售组织级别。

一般来说，每个销售组织只分配给一个公司代码，但是为实现统一销售的目的，可以把一个销售组织分配给多个公司代码。每一个公司代码在财务上是独立的法人实体，具体关联关系见图1所示。

图1 SD与FI的组织架构关联关系

1.2 工厂分配给公司代码

在SD中，工厂作为产品出售的供货地点，它可能是真正意义上的工厂，也可以是一个虚拟的分销中心。在销售产品时，工厂也能显示出仓库或发货中心。具体关联关系见图1所示。

2 主数据的维护

My SAP ERP中主数据集中存储在数据库中，同一个数据编码可以在不同的组织机构下建立不同用途的视图信息， 供多个业务部门使用。

2.1 物料主数据

物料主数据包含了对企业采购、生产、销售、财务和库存管理所用到的信息。对于一个物料编码，SD主要使用这个编码下的销售视图数据，包括：交货工厂、税收标志、科目分配相关字段。

财务视图存储的数据，主要包括价值和成本信息，可以对物料进行财务评估、成本核算，就需要维护该物料的评估类、价格组等字段。关键字段如表l中“物料”一列所示。

表1 物料主数据与客户主数据关键字段

2.2 客户主数据

客户主数据不但是所有的销售业务也是交贷和付款的基础，在编辑客户主数据时，必须指定客户编码、公司代码和销售范围，在创建销售订单时，会自动把客户主数据的信息复制到销售定单中，并进一步复制到后续单据中。关于SD与FI的集成，涉及到的一些重要字段如表1“客户”一列所示。

3 会计科目的自动分配

SD和FI的集成，是指在销售业务处理时，系统自动同步生成财务凭证，并实时更新科目余额。SD和FI的集成点主要有两个：发货过账时，自动更新库存科目的数量和价值；开发票时，自动确认应收账款、销售收入和税金。在这一过程中，关键是自动确定记账的会计科目编号。

3.1 发货过账科目的分配

(1)定义移动类型和交易码的分配

My SAP ERP中，对于不同的物料移动，如收货、发货、盘盈、盘亏等，财务要记入相应的会计科目。

3.2 定义评估类

评估类定义被维护在数据主数据的财务视图中，用来确定物料在不同交易时记入哪个科目。评估类和物料的移动类型中的“一般修改（科目修改）”一起确定会计科目。

对于销售发货过程，常用的交易码（TransactionKey）是GBB，即所谓库存移动的抵减或对应科目，进一步细分物料消耗类型，一般修改（GeneralModificationKey）为VAY，它与MovemtType关联，如表2所示。

表2 发货过账类科目的配置

3.3 销售发票科目的分配

销售管理的最后一个环节是为客户创建发票，根据交货的数据和金额确认应收账款、销售收入和税金，并自动生成会计凭证。在这个步骤上，SD与FI的集成主要从几个方面来实现。

应收账款科目的确定是通过客户主数据中财务视图的统驭科目字段对应的总账科目，实时记录和更新总账科目。

销售收入和税金科目的确定，主要由客户和物料主数据的关键字段，如物料主数据的科目分配组、税收标识；客户主数据的账户分配组和客户定价过程等。

在这些字段都确定好以后，还要结合其他相关的字段如，应用类型、条件类型、科目表和销售组织来共同决定会计科目的分配，如表3。

表3 销售收入类科目的配置

4 SD与FI集成的实现-自动生成会计凭证

SD与FI的集成点主要有两个，销售发货过账时和出具销售发票时，根据本文上述内容的维护和配置，会自动生成相应的会计凭证。

4.1 销售发货过账时的集成

销售发货和财务会计的集成点出现在发货过账这个步骤上。发货过账时，系统通过库存管理模块的自动记账功能，更新库存的价值和数量。在发货过账时，一般使用标准成本，先计入中间过渡账户“发出商品”，到月末，也就是开票时，再根据实际成本重估库存和产品销售成本。当月发货暂不开票的会计分录。

借：发出商品贷：库存商品

4.2 出具销售发票时的集成

在my SAP ERP系统中，可以参照凭证（定单或发货单）生成发票。ERP标准设置是在开票时确认销售收入，而在交货时结转销售成本。系统本身是不保证收入和成本配比的，这主要是因为两者各有支持的原始凭证（发票和出库单），企业在应用时可以根据自己的情况来设置计入的账户类型和开票方式，实现客户化的配置。

开票做收入时的分录

借：应收账款

贷：应交税金-销项税额

贷：主营业务收入

根据权责发生制和配比原则在确定收入时结转销售成本的分录

借：主营业务成本

贷：发出商品

5 结 语

My SAP ERP是一个高度集成的应用平台，它不仅体现在SD与FI的集成，同时也在系统内的所有模块之间集成，保证在进行业务操作的同时，系统自动同步生成财务凭证。

[l]王纹.SAP财务管理大全.北京:清华大学出版社,2005.

[2]陈永杰.SAP商务智能完全解决方案.北京:电子工业出版社,2008.

[3]马方.mySAPERP财务管理与应用.上海:东方出版社,2006.