基层卫生院会计档案管理信息化分析

刘晓静

摘 要：我国科学技术的发展促进了社会经济的进步，会计档案的管理手段也得到积极的发展和改革，对基层卫生院中的财务工作来说，加强会计档案的管理有重要意义。档案管理开展过程中，会计档案管理作为其重要组成之一，卫生院的会计档案中的内容主要包括卫生院的财务基本情况、卫生院的资金流向、卫生院的发展情况等，是该基层卫生院的重要资料，通过对以往的会计档案资料进行分析，能够了解卫生院的未来发展情况，因此加强会计档案的信息化管理也是促进基层卫生院会计档案现代化发展的基础。不过会计档案信息化管理上依然存在很多的问题，我们需要针对问题进行分析，制定合理的解决方案。

关键词：基层卫生院;会计档案;管理信息化;应用效果

基层卫生院中的会计档案记录着其日常经济活动以及收支情况，从而对医院的财务管理工作有积极的推动作用。新时代下，信息技术在我国的发展速度不断加快，相关法律法规也得到有效的完善，信息化时代的到来也对基层卫生院的会计档案管理工作提出了更高的要求。会计档案管理在基层卫生院的会计工作中占据重要的位置，会计档案管理的最大意义在于根据相应的法律法规，针对基层卫生院发展、经营中存在的各项财务数据进行收集和分析，从而为卫生院的管理层的工作提供关键信息，制定符合基层卫生院实际情况战略对策和管理方法，对提高基层卫生院的经济效益有重要意义。会计档案作为专门档案的其中一种类型，具有形式多、应用广泛的特点，医院的会计档案掌握着核心资料，同时在审计、民事纠纷等问题中发挥着重要的作用。基层卫生院的会计档案是会计核算中形成的具有保存价值的会计资料，基层卫生院会计档案管理的合理性、规范性和科学性直接影响着卫生院的未来发展水平。

一、关于会计档案的特点

（一）会计档案来源具有广泛性特点

拥有独立的会计核算的单位或企业，都具备会计档案，主要的单位类型有国家机关单位、社会团体单位、企事业单位、学校、医院等，以上单位在经营活动中会产生大量的会计凭证、会计报表以及会计账簿等，会计档案作为主要的档案类型，其来源渠道非常广泛。

（二）会计档案的内容具有连续性特点

会计核算活动就是针对单位的经济活动实施完整、连续、系统的记录以及计算，会计核算活动流程包括填制审核凭证、登录账簿到归类计算、编制会计报表等，每个流程相互连接因此具有很强的连续性。在会计核算活动开展过程中形成的会计档案在内容上具有很强的连续性。对单位的某项经济活动、财务开支等，从开始到结束都能得到连续的记录，实现对大量数据的计算，在这个过程中，会计凭证、会计账簿、会计报表之间相辅相成、相互连接，能够将单位内部的经营活动呈现出来。

（三）会计档案成本具有稳定性特点

会计系统与不同行业、不同领域都有一定的关系，从而形成了工业会计、农业会计、商业会计、银行会计等多种类型，不同行业形成的会计档案在内容和表现形式上有很大的差异，不过其成分基本相同，重要成本包括会计凭证、会计账簿、会计报表等，成本的穩定性较强同时也是会计档案与其他档案类型不同的关键标志。

（四）会计档案表达方式具有特殊性特点

各种不同的会计档案都是以数据、指标进行表达的，从而实现了对单位经济活动、财务收支情况的记录，文字在会计档案中的占比非常少，因此会计档案在表达方式上与其他档案之间有很大的差异，具有一定的特殊性。

二、信息化时代下会计档案管理的特点

当前，我国的会计档案工作实现了数字化的发展趋势，对会计报表的制作、会计数据日常查询和统计等都发挥着积极的作用，在提高档案信息利用率的情况下，有效促进了会计信息系统与其他管理系统的融合。需要注意的一点为，数字化会计档案系统应用中存在一定的安全隐患，数据极易泄露或被修改，因为会计档案信息需要储存在电脑硬盘等介质中，不管是接收信息还是传递信息都会有一定感染病毒的几率，一旦出现了病毒入侵的情况就会影响档案信息的安全性，甚至会导致整个计算机系统都发生崩溃。在信息化的情况下，要针对会计档案信息实施统一管理，以免信息的安全性受到不法分子的损坏。针对当前信息化时代下电子会计档案的管理情况分析，会计档案具有一定的优势也具有很多的问题，为了提高会计档案管理的整体水平，就要先进行档案的规范性保障，才能将会计档案的价值发挥出来。

关于信息化时代下会计管理的特点包括以下几点：第一，构建会计机构面向流程。这一环节具有网络化、扁平化的特点，能够让同一个会计核算主体的凭证分布在不同区域的核算中心里。信息化技术的应用则重新根据业务类型构建相应的会计素质，与有逻辑关系的会计活动相衔接，不仅能够减少管理人员的数量，还能简化管理的流程。在信息化的时代下，将业务流程作为基础实施建设，有利于事业单位的财务信息与业务信息结合在一个平台上，实现了资源的优化配置。第二，会计与业务高度集成的特点。会计核算工作大范围推广应用，很多会计凭证都是由业务人员制成的。信息技术包括信息流、资金流、业务流，因此信息化发展呈现了一体化的业务流程，根据业务生成获取相应有效的凭证。根据这一特点，信息化环境中的会计凭证都是在业务人员工作中自动形成并获取的。第三，会计凭证类型、数量的增加，附件内容、审核方式也因此产生偏差。由于部分会计凭证来源于业务中，因此能够获取更加细致、与业务类型相一致的会计凭证。信息化技术应用的前提下，外来原始凭证与传统手工会计核算手段一样，不过内部流通的原始凭证需要根据会计凭证进行调查，而审核工作不仅可以根据信息化的业务流程进行，还可以从原始凭证角度入手进行调查。第四，具有固化内部控制的特点。在信息化的基础上，单位内部的采购活动、组织架构都能实现流程的固化，对会计管理工作来说不仅能够获取环境支持，还能提供技术支持。随着市场环境的发展，事业单位随着信息化技术的发展促进了会计档案管理工作的改革和发展，在发挥信息化技术优势的情况下，提高会计档案的管理效率和管理质量。

三、信息化会计档案在基层卫生院中的应用价值

对事业单位来说，会计档案管理发挥着重要的作用、占据关键的地位。会计档案不仅具有凭证依据和原始记录的特性，也为单位的经济发展提供重要的数据支持，有效保护单位的财产安全，按照国家要求运行及发展。从宏观角度分析，国家要整合会计档案中的储备信息，了解国家未来的经济发展趋势，从而有序的落实各项规划和预算，并且制定科学的降级建设方案及管理方案。事业单位也要根据储备数据研究自身未来发展方向，符合时代的发展要求。通过提高会计档案的管理水平，有利于预防经济犯罪、违规违法行为的出现，事业单位的会计人员需要加强对信息环境下会计档案管理的研究。

（一）有利于提高基层卫生院会计档案管理的质量

在基层卫生院的整体工作中，会计档案的工作较为基础，看起来很简单但是对卫生院中各项业务的开展发挥着重要的作用，会计档案涉及范围较为復杂且内容多种多样，只有合理开展会计档案的信息化管理，才能推动基层卫生院卫生事业的发展。

（二）有利于提高基层卫生院会计档案管理的规范性

医院会计档案作为医院各项经营活动的重要参考资料，在实际档案管理工作中能加强对会计档案的信息化管理，才能保证基层卫生院中会计档案的规范程度，为基层卫生院的发展奠定基础。

四、医院会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案管理的意识较差

根据调查分析，当前我国各省市的基层卫生院对会计档案的重视度较差，会计档案管理意识的欠缺是导致管理理念落后的主要原因，很多基层卫生院无法认识到实施会计档案管理对自身发展带来的影响，因此依然采用手工记录的手段，无法及时的针对会计档案进行收集、整理、归档等，而且一些财会账簿字迹潦草，很多都无法识别内容，也有一些档案直接丢失或损坏。

（二）会计档案收集范围不明确

在一般情况下，会计档案的收集主要通过材料归档制度进行的，不过由于基层卫生院的会计档案制度不完善，很多单位都无法按照规定的流程明确会计档案设计的范围等，导致会计档案分散在各个科室，未能进行归纳及整理。比如说，一些会计人员将自己经手的单据、账目通过各种理由封存起来，导致会计档案的资料散落在各处，面对这样的问题，单位就必须加强归档制度的构建和完善，将零散的会计档案收集起来，可以向以往的会计人员询问和调查，因此单位还要记录好每个会计人员的姓名、任期、调任岗位、档案存放地点等，做好登记，若是档案出现了丢失或损坏的情况，就要进行申请通过领导审核后，进行补救处理。

（三）会计档案的管理手段较为落后

随着时代的发展，互联网、信息化给我们的生活和工作带来了便利，我们的生活产生了翻天覆地的变化，信息化、云计算、大数据等技术也被广泛应用在各个行业中，会计档案管理中应用云计算、大数据等技术形成了先进的会计档案管理手段，不过缺乏一定的工作经验。比如某基层医院，虽然配备了计算机管理软件，但是没有构建专门的会计档案数据库以及信息化档案管理机制，从而无法针对会计档案实施有效的信息化管理，采用的档案管理模式依然较为落后，档案信息化水平不高、利用率较差，会计档案的准确度和全面性有待提高，档案在管理中无法发挥积极的作用。

（四）会计档案工作人员的专业能力较差

会计档案管理人员的综合素质与医院的档案管理工作有密切的关系，很多医院的会计档案管理人员均为派遣人员或其他工作人员兼职，很多医院都没有设置专门的档案管理员这个岗位，当然也有一些基层卫生院设置了档案管理员，但其人员的专业、学历都无法满足岗位的需求，档案管理人员的招聘比较随意，也未能组织人次进行岗前的培训和技能的指导，从而导致会计档案管理工作无法顺利进行。

（五）电子会计档案的安全性较差

随着信息技术的发展，信息化的会计档案管理有利于实现信息共享、查询方便、传输迅速的要求，不过档案的保密性却受到了影响，存在一系列安全隐患，比如关于防火墙设置、软件故障、病毒感染等问题，都是电子会计档案未来发展需要解决的重点问题。

（六）会计软件存在问题

传统的会计档案中不需要计算机、互联网、信息技术的参与，因此也不会出现管理人员不会使用会计软件的问题，不过随着电子会计档案管理系统的应用，若是软件或硬件选择不合理、不会使用会计软件就会造成数据的丢失或操作的失误，对基层卫生院的会计档案管理带来不良的影响，信息化会计档案管理模式应用中出现了问题，就会形成以往数据与现有数据的分离。

五、基层卫生院会计档案管理的信息化改革对策

（一）促进管理制度的优化

在全新的信息化时代下，要促进会计管理工作的落实，就要进行内部环境的优化，制定合理的风险防控对策，在预防风险的基础上还能保障信息的安全共享。会计档案的管理人员必须认识到信息化环境的特点，以此为基础进行会计电子档案管理流程的改善，制定合理的管理对策促进基层卫生院会计档案管理水平的提高，保证档案数据的安全性，推动基层卫生院的稳定发展。

（二）保证网络设施的构建

受到信息化环境的影响，会计档案的载体也发生了变化。当前阶段依然有单位采用纸质会计档案的管理模式，不过信息技术的发展电子档案成为了必然的发展趋势。通过分析电子会计档案，电子档案主要采用磁性介质、光盘等工具进行储存，纸质档案与电子档案在应用上也有极大的不同，不管是储存环境还是数据处理都有不同的要求，管理人员要通过以往的工作经验科学的制定管理对策。在电子会计档案的管理中，基层卫生院要不断优化档案信息网络促进基础设施的建设，根据档案管理的要求提供相应的硬件、软件设备，从而才能保证信息化背景下的电子会计档案管理工作满足时代及社会发展的要求。

（三）构建信息化管理平台

会计档案管理对策的优化需要通过构建管理信息化平台来实现，通过平台的构建不仅能够满足职工的相关要求，同时也有利于提高会计档案信息储备的完整性、安全性等，在信息化环境下提出合适的档案管理信息化平台，不仅能够传递会计信息，还能保证信息数据的安全性、有效性，减少对纸质等资源的损耗，符合新时代下绿色发展的要求。

（四）构建风范预防机制

合理应用防火墙技术，在使用计算机的过程中要注意管理违法行为，促进风险防范机制得到稳定的发展。通过优化信息的管理方式、优化工作流程等手段，还能保证信息的安全传递，电子会计档案的管理系统的工作人员是会计档案管理工作开展的基础，同时也是电子会计档案数据真实性的保障。在信息技术广泛应用的前提下，基层卫生院要构建电子档案信息保障机制以及数据中心，通过多种手段保障数据的安全性和真实性。

（五）制定文件管理系统

要促进档案信息化的建设以及发展，会计档案管理工作不仅要做好内部环境的调节，还要针对会计档案资料进行拓展，从而实现文档一体化的要求。文档一体化发展并不是一项新提出的观点，但是在基层卫生院的会计档案信息化管理中具有极强的优势，在管理工作开展中可以根据网络技术对会计档案的周期进行有效管控。

（六）完善相应的法律法规

在信息化的时代背景下，要积极与政府等有關部门保持沟通，针对相应的法律法规进行完善，制定有效且容易落实的政策，关于信息化会计档案概念如何执行的问题进行研究，制定合理的优化对策。

（七）保证基层卫生院平台的标准化建设

要提高基层卫生院中电子会计档案管理的标准化建设，并且给予会计软件的应用能力给予高度重视，加强对会计档案管理人员及相应工作人员的培训。对于电子化信息储存、会计档案管理等要做好统一规划，构建标准化的电子档案管理系统，提高工作人员的专业水平，保证管理人员学会会计软件，从而提高会计档案管理水平。

六、小结

随着信息技术、互联网技术的广泛应用，促进了信息化时代的到来，信息管理也成为了基层卫生院会计档案管理的主要手段，并且也为会计档案管理提出了更多的发展思路，信息化会计档案管理就是将档案管理工作与互联网技术结合起来，电子会计档案管理系统有效提高了会计信息储存、归档的安全性和有效性，虽然在实际应用中依然存在很多的问题，但信息化管理是会计档案的必然发展趋势，要积极分析存在的问题及发生的原因，制定合理的解决方案。

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