医院档案管理的现状及应对策略

王静冰 隋佳昕

摘要：随着我国医疗卫生事业改革的不断深入，医疗卫生系统特别是大型三甲公立医院受到了前所未有的挑战和冲击。医院档案管理工作的好坏，不仅关系着医院内涵建设发展，而且对医院是否能保持健康发展起着尤为重要的作用。面对新一轮医疗卫生体制改革，医院档案管理工作怎样发挥好为临床、医技、科研等服务的作用是当前公立医院所要解决和面临的新问题。当前，医院档案管理工作还面临着制度缺失，体系不够完善等诸多问题，我们只有不断改进和完善相关制度和体系，创新管理方法和模式，促进档案工作更加科学、系统。本文围绕某三甲医院档案管理工作的现状和应对策略谈一点体会。

关键词：医院;档案管理;应对策略

1 医院档案管理工作的现状

1.1 档案管理意识淡薄

计划经济时代大多数公立医院对档案管理认识比较模糊和片面，医院领导和职工普遍存在“重业务，轻档案”的思想和意识，认为医院只要把医疗工作和业务收入搞上去，档案工作可有可无。由于的档案管理工作的不重视，导致医院许多发展时期重要的历史资料未能有效的保存，阻碍了档案工作的连续性和完整性。

由于医院是业务单位，大多数职工忙于繁重的医疗救治工作，缺少对工作中产生的珍贵资料的记录和保存意识，片面的认为保存资料与自己没有关系，档案工作和临床工作相比不重要，档案管理工作配备专职人员就够了。更有甚者，虽然有保存资料和档案的习惯，但是未交有专职档案管理人员保存，严重制约了档案工作的连续性。

1.2医院档案内容界定不清， 管理方式落后

随着互联网和现代科学技术的发展，档案管理工作也在不断的变化和发展，然而，医院的档案管理还是处于落后、封闭的状态，跟不上时代发展的要求。医院的档案管理工作未能形成一套标准的管理规范和模式，主观的根据人为理解，想当然地进行管理，致使许多应该保存和归档的珍贵资料没有保存儿丢失，不利于档案工作的发展。其次，多数公立医院的档案管理方法严重滞后，档案利用率低下。第三，在医疗卫生改革不断深入发展的今天，医院档案资料的管理方式上却没有根本改变，档案管理的硬件、软件等都跟不上新时期卫生改革发展的需要，尤其是一些珍贵的文字、影像等资料，一旦造成损毁或遗失，其损失是难以估量和弥补的[1]。

1.3档案管理制度不健全，管理缺乏现代化手段。

在医院众多的管理制度中，有关档案管理的制度极需进一步建立和完善。多年来，未出台行之有效的档案管理制度，导致很多需要保存的各类资料未能移交档案室，造成许多档案资料的遗失或遗漏，未能给医院发展提供证据支持。随着近几年现代科技和互联网的不断发展，电子病历和电子档案越来越被人们所使用和接受。然而，医院的档案管理人员由于未能掌握必要的信息存储安全和电脑病毒防御的相关技术，导致现代科学技术在医院档案管理中的利用率不高。当前，档案管理软件的许多功能未能有效的利用，造成档案管理工作效率不高。所以，要充分利用档案管理软件系统的强大功能，提高电脑在档案工作中的使用效率是当务之急。

1.4档案管理人员业务能力不高

档案管理工作效率的高低主要取决于档案管理人员的业务能力和素质，而我们现有的人才培养模式是一味的提高临床科研人员的培养力度，忽视了对档案管理人员的教育培训，档案管理人员普遍业务能力不高，使档案管理水平和方式严重滞后。医院的档案管理部门负责人多数存在“双肩挑”，整天忙于临床救治工作，行政事务疲于应付，多少制约了档案工作的顺利发展。档案管理人员有些是从临床工作退居二线的老医生老护士，有些是非档案专业毕业的大学生，缺乏专业的档案管理知识和技能，从而影响了档案工作的发展。医院科室内部人员时有调动，使得一些经验丰富的档案管理人员流失，新来的工作人员需重新培养，对档案工作的有效开展增加了很大阻力。

2 加强医院档案管理工作的应对策略

2.1 提高档案管理意识，创新档案管理方式

醫院管理包罗万象，其中档案管理是最重要组成部分，公立医院要提高对档案管理工作的认识和重视程度，把档案管理工作作为医院年度中心工作，全院上下要统筹兼顾，通力合作。另一方面，要加大档案管理的宣传力度，通过报纸、网站、微信等方式，让全院职工充分知晓档案工作的复杂性和重要性。全院职工要改变“重业务，轻档案”的管理思想，尤其是档案工作从业人员更要解放思想，转变观念，创新工作方式，变被动为主动，为临床一线人员提供档案方面的服务。

在当今互联网及信息化时代必然对档案管理人员提出更高的要求，要时刻保持积极向上的精神面貌，把创新管理作为工作重心来抓，将专业知识和医院实际情况有机的结合起来，为医院科学规划未来发展提供档案保障。同时，档案管理人员要打破过去传统的思想观念和工作方式，加强档案管理专业知识学习和培训，进一步拓宽档案管理工作的辐射范围，围绕医院中心工作，主动作为，将档案管理工作的效率发挥到极致，为医院实现可持续发展做出应有的贡献。

2.2 建立健全医院档案管理机制

建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进医院档案工作规范管理的关键[2]。大多数公立医院由于缺乏一整套比较科学、系统、规范的档案管理制度，导致档案管理工作严重滞后，所以各公立医院要根据自己实际情况，遵循《档案法》以及医疗卫生相关档案管理条例等法律、法规，出台一整套系统和可操作性强的档案管理制度或条例。

规范的制度是所有管理工作的核心，上到国家，下到普通企事业单位，若没有规范合理的管理制度约束大家，那整个国家和社會将会变得杂乱无章，失去生机。所以，我们要结合医院的具体实际，将已经适用的档案管理制度进行完善和修订，使之更加符合医院发展的需要。

此外，还应开发档案管理信息化软件，对档案资料进行分门别类，充分利用现代科学技术手段，提高档案资料的存储量，进一步提升档案管理的工作效率。某些档案资料设计单位和个人隐私，因此，为提高档案管理系统的安全性和可靠性，要设置档案室的防火、防盗、防病毒等自动监控系统，切实保障档案资料的安全。为加强档案管理，医院还应该成立由院领导挂帅的档案管理监督领导小组，院长和党委书记是档案管理监督第一责任人，各科室负责人为本科室档案管理监督第一责任人，切实对档案管理工作进行监督指导，确保档案管理工作的完整性和统一性。

另外，档案管理工作由档案收集、采编、整理、保存、统计等多项内容组成，医院档案内容多，专业性强，其中档案收集最为重要，因此，建立健全档案管理制度显得至关重要。

档案管理人员要依据医院发展实际，对收集到的材料是否真实，是否完整等方面应严格筛查、甄别，然后再进行归档。要建立健全档案资料信息员制度，每个科室设置档案资料信息员，随时对可能存在价值的档案资料与档案管理部门进行通报，确保医院的每一份珍贵资料和信息的安全与完整。

2.3 加强培训，提高档案管理人员素质

档案管理人员素质直接影响到档案的管理水平[3]。所以，医院要重视档案管理人员素质的提升，加大对档案管理人员的培养力度。现代医院管理制度要求医院管理人员既要懂专业知识，又要熟练掌握现代科学技能的综合型人才，因此，档案管理从业者不仅要有较高专业理论水平，还要具备吃苦耐劳、严谨求实的精神面貌。医院要定期对档案管理人员进行专业知识培训，邀请档案管理专家来院讲课或去北京、上海等大型三甲医院进行参观访问，学习先进的管理经验，提高档案管理水平。

此外，在医院人才培养中，要坚持以人为本的原则，将档案人员培养纳入医院人才培养计划，重视对专、兼职档案员队伍的培养和培训，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平，建立档案管理人才梯队，最大限度地实现医院档案队伍素质的整体提高。

3.小结

医院档案是医院最宝贵的无形资产，建立健全医院档案管理制度是促进医院发展的重要手段，更方便了全院职工准确无误的调取档案资料。虽然医院档案管理工作已经取得了长足进步，但是未来医院档案管理工作离实现专业化、信息化等还有很长的路要走，只有持续加强档案管理工作开发和利用，进一步提升档案管理人员的综合服务水平，严格按照档案相关制度规章和标准，实现档案管理工作的科学化、规范化、系统化，最终为医院发展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]陆培兰，程英升.医院档案管理的现状与对策[J].中国卫生资源，2006，12（4）：85-86.

[2]张景华，徐柏林，厉红霞.浅析医院档案管理工作的现状与对策[J].中国病案，2004，36（11）：105-106.

[3]韩雪.浅谈如何加强医院档案管理工作[J].黑河学刊，2013，（3）.180.