人事档案管理信息资源建设策略

刘英伟

摘要：人事档案整理不规范，档案损毁、丢失问题时有发生。在人事档案收集、归档等方面的制度不夠完善，影响了档案收集、归档的完整性，降低了人事档案的质量和利用价值，导致其利用率不高。在新时代经济社会快速发展的背景下，人事制度改革进程加快，人才的选拔、使用和流动越来越频繁，很多人才在机关单位与社会之间双向流动，增加了个人档案遗失的隐患。本文对人事档案管理信息资源建设策略进行分析，以供参考。

关键词：人事档案管理;信息资源建设;策略

引言

人事档案是用人育人的重要依据，通过档案能够全面了解一个人的基础情况，是各机关企事业单位选拔、任用、考核干部的主要依据，在企事业单位干部人事管理工作中发挥着重要作用。随着经济社会和干部人事工作的发展，干部人事档案管理也面临一些不容忽视的问题，直接影响干部人事档案管理工作和干部人事工作的发展，需要我们采取有效措施，认真加以解决。

1新时期人事档案信息化建设的重要性

人事档案信息化建设实际就是将传统的人事档案管理工作与现代化的科学技术融合起来，借助互联网技术、大数据技术等推动人事档案管理工作的改造升级，促使其走向信息化，实现人事档案管理的规范化、科学化，以期符合新时期的发展要求。毋庸讳言，人事档案信息管理工作对于社会发展而言至关重要，关系着一个国家、社会的正常运转和管理，对完善基础数据和信息，推动社会建设有着十分重大的意义。人事档案管理已经成为越来越关键和重要的环节，在新时期的背景之下，人事档案管理工作的革新必须向信息化发展，尽可能、高效地整合社会人力资源，妥善保管公民个人信息。总体来看，落实人事档案信息建设极有必要，主要体现在以下几个方面。第一，可以大幅提高人事档案管理工作的效率;第二，可以促使人事档案利用率进一步提升;第三，可以有效地降低人事档案管理部门的工作压力和强度;第四，可以促进档案的便利运用和远程服务;第五，可以和纸质人事档案互补，起到保护纸质档案的效果;第六，可以进一步地应对人事档案管理工作的薄弱环节，遏制各种不规范行为;第七，可以融合相关信息数据库，为有关决策提供更为科学和准确的数据。概言之，人事档案信息化建设有诸多裨益，应顺势为之，借助发展的信息化技术改革人事档案管理工作，促进人事档案管理的信息化、现代化。

2人事档案管理信息资源建设的策略

2.1加强电子人事档案的应用

要想让人事档案数据得以高效分析，就一定要充分借助网络技术，将这些人事档案以电子形式进行展现，实现信息化的管理与控制，这样才能够保证人事档案的合理使用，实现人事档案信息资源的有效建设，为其提供一个更加精准的建设方向。同时，在应用电子人事档案的过程中，应该创新人事档案检索的方法及储存模式。在建设信息资源的过程中，应该充分借助互联网平台，大力开发合适的人事档案检索和储存平台，从技术和管理两个方面着手，确保电子人事档案的安全性与可检索性。在电子人事档案传输的过程中，还应该确保网络运输的安全性与人事档案数据的完整性。在这个过程中，也不能忽视纸质人事档案的储存，要将纸质人事档案储存与电子人事档案储存双结合，提高安全性。另外，还应该将电子人事档案的编码与纸质人事档案的编码保持一致，这样更有利于人事档案的查阅与管理。

2.2创新人事档案信息化管理的模式

应该注重先进技术的使用，比如大数据、云计算、云共享、数字加密等技术，有效提升整个人事档案管理的效果。首先，应该充分利用大数据技术，对整个人事档案进行编研和检索，让人事档案的查找更加精准，以此提高整个工作的效率;其次，单位之间应该进行积极的合作与交流，比如上下级之间、相关单位部门之间，都应该互通有无，要通过云计算、云共享等技术实现对人事档案资源信息的共享和使用，尽可能地减少人事档案使用的成本，提高人事档案资源利用的效率;最后，应该充分利用云储存技术，让人事档案资源能够进行自动化备份，避免因为计算机系统出现故障而导致人事档案信息资源流失的情况。在此基础上，还应该注重数字加密、数字水印等技术的使用，整体提高人事档案的安全性，提高其使用价值，这样才能实现人事档案信息资源的有效管理。

2.3建立人事档案信息化数据库，为单位内部工作提供数据支撑

在确保档案信息数据的完整性和真实性的基础上，准确记录个人履历、奖惩任免、擅长的科研领域等信息，建立人事档案信息数据库。定期通过有针对性的数据分析和分类统计，在干部调动、转任、招录、招聘、退休、评优评先等方面提供决策支撑。例如，通过分析发现，衡水学院高级职称教师比例连续两年下滑，学校会针对性地出台政策，加大教职工职称评审培训力度、制定鼓励提升学历教育机制，完善教学研究成果转化质量，健全吸引高层次人才制度等;通过分析发现，教职工中第一学历所学专业中，经济类专业的教师与经济学院的学生人数不匹配，师资队伍不论是匮乏还是超量，学校都将会相应地加大或缩减经济类专业教师的招聘力度。

2.4树立信息化管理思维

在我国步入社会主义新时期的背景下，我国人事档案信息化建设的落实需要强烈的信息化管理思维和理念，要从思想入手，强化工作人员的信息化意识，尽力使每一位工作人员都能够熟悉掌握人事档案信息化管理的重要性和优势，自觉地树立信息化的管理思维，善用大数据技术和网络技术，在实践工作中自觉地将其融合起来，主动利用可运用的各项信息化技术完成人事档案的收集、储存、管理以及利用等工作。换言之，必须以认识转变为先驱，激发人事档案管理人员的认同感，激励其自觉地参与、融入人事档案信息化建设之中，支持相关工作，为人事档案信息化建设奠定坚实基础。

2.5做好人事档案的安全管理

在人事档案管理信息化建设中，由于计算机本身的局限性，需加强档案信息安全的管理，避免由于档案信息泄露造成严重损失。因此，人事档案管理部门应强化档案信息的安全管理，做好安全保护措施，以保证人事档案的真实性，并做好备份工作，明确数据库的使用权限，实现人事档案的安全管理。

结束语

人事档案管理工作是各机关、企事业单位工作的重要组成部分，我们应进一步加强对这项工作的领导，建立健全人事档案管理制度，改进档案管理业务，大力推进人事档案管理信息化建设，使人事档案管理工作迈上新的台阶。

参考文献

[1]张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究——基于档案数据管理视角[J].山西档案，2020（01）：81-86.

[2]陈辉，于元元.干部人事档案工作新思维——《干部人事档案工作条例》意蕴解析[J].档案学研究，2019（04）：26-30.

[3]钟虹.大数据背景下人事档案信息化建设的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2019，22（08）：179-181.

[4]孙丽梅.基于WEB的干部人事档案管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2018.

[5]苏国君.人事档案管理系统的设计与实现[D].华南理工大学，2017.